Megbízási szerződés: szkennelve is jó, vagy csak eredeti aláírásokkal?

Megosztás Tetszik

Mi számít elfogadható bizonylatnak? Elegendő-e, ha a megbízási szerződést aláírja a megrendelő, azt szkennelve elküldi a szállítónak, aki aláírva visszaküldi, vagy eredeti aláírásokkal ellátott szerződést kell a számla mellé csatolni? – kérdezte olvasónk. Dr. Verbai Tamás, a HÍD Adószakértő és Pénzügyi Tanácsadó Zrt. vezérigazgatója válaszolt.

Cégünk életében viszonylag rendszeresen előfordul, hogy egy eseti megbízás – jellemzően marketing célú hirdetés, egyéb megjelenés – sürgős lebonyolítást igényel. Ilyenkor a megbízási szerződést aláírjuk, a szkennelt változatot kapja meg a szállító, aki azt aláírja, majd visszaküldi e-mailben, s ez a szkennelt változat képezi a számla bizonylatát. A könyvelőnk ragaszkodik ahhoz, hogy mindkét fél által, eredetiben aláírt szerződés kerüljön a számla mellé. Az ügyvédünk szerint a jogügylet így is létrejön, bíróságon bizonyítékként használható dokumentum az így létrejött szerződés. Igaza van a könyvelőnek? Megkövetelhetjük partnereinktől, hogy postaköltséget, időt nem kímélve küldjük oda-vissza a papírokat, a XXI. századi technikai vívmányokat sutba dobva? – részletezte kérdését olvasónk.

A Polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:82 paragrafusának (1) bekezdése szerint elektronikus úton történő szerződéskötés esetén az elektronikus utat biztosító fél köteles a szerződéskötésre vonatkozó jognyilatkozatának megtételét megelőzően a másik felet tájékoztatni

– a szerződéskötés technikai lépéseiről;

– arról, hogy a megkötendő szerződés írásba foglalt szerződésnek minősül-e, az elektronikus utat biztosító fél rögzíti-e a szerződést, továbbá, hogy a szerződés utóbb hozzáférhető lesz-e;

– azokról az eszközökről, amelyek az adatok elektronikus rögzítése során felmerülő hibák azonosítását és kijavítását a szerződési jognyilatkozat megtételét megelőzően biztosítják;

– a szerződés nyelvéről;

– és ha ilyen létezik, arról a szolgáltatási tevékenységre vonatkozó magatartási kódexről és annak elektronikus hozzáférhetőségéről, amelyet az elektronikus utat biztosító fél magára nézve kötelezőnek ismer el.

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) 166. paragrafusának (1) bekezdése alapján számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá.

Az Szt. 167. paragrafusának (5) bekezdése szerint számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel e törvény előírásainak. Az elektronikus dokumentumok, iratok bizonylatként történő alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit más jogszabály is meghatározhatja.

Az Szt. 169. paragrafusának (5) bekezdése szerint az elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

A fenti jogszabályi hivatkozásokat figyelembe véve az elektronikus dokumentum (szerződés) számviteli bizonylatként alkalmazható – szögezte le Verbai Tamás. Ugyanakkor hozzátette, hogy a kérdésben szereplő problémára csak a tényállás teljeskörű ismerete mellett adható egzakt válasz.