Üzleti út költségeinek elszámolása egyéni vállalkozónál, ügyvezetőnél

Megosztás Tetszik

Egyéni vállalkozó (és egyúttal ügyvezető) Olvasónk arról érdeklődött, miként számolhatja el üzleti utazásainak vasúti és étkezési költségeit. Kérdésére Sinka Júlia adó- és számviteli tanácsadónk válaszolt.

Egyéni vállalkozó vagyok, de van egy kft.-m is ugyanezen tevékenységre, tehát mindkét cégformát érintheti a válasz. Székhelyem Baranyában van, de telephelyem működik Pesten. Ügyfeleim nagy része Pesten tevékenykedik. Nincs autóm, az ügyfelekhez vonattal jutok el. Ha a székhelyemről a telephelyre megyek, gyakran egy-két napot is lefoglal az üzletfelekkel való találkozás. Ilyenkor a telephelyemen alszom – így részletezte Olvasónk helyzetét, majd a következőket kérdezte: Ezeken a napokon van valamilyen lehetőség arra, hogy étkezés címén költségeket számoljak el? Ha igen, akkor ez kizárólag csak éttermi étkezés lehet, vagy vásárolt hideg élelmiszer is elszámolható számla ellenében? Ha kiküldetési rendelvényt készítek ezekre a napokra magamnak, akkor abban különíthetek el magamnak költséget erre? Ez esetben hogyan, és kinek kell adózni a kiküldetés alapján részemre kiutalt költség vagy pénz után? Mik a szabályok erre vonatkozólag egyéni vállalkozóként, és mik társaságként? (Nem munkaviszonyban látom el a tevékenységemet, hanem ügyvezetőként, és egyszemélyes a kft.) Ha a székhelyemről a telephelyre megyek, azaz először nem ügyfélhez, akkor, ha jól értelmezem, nem lehet üzleti útnak tekinteni az utat. Ha viszont a székhelyről először üzletfélhez, majd azután telephelyre, akkor már igen. Az útiköltség elszámolása tekintetében fontos az, hogy telephelyre vagy üzletfélhez megyek először?

Sajnos, egyéni vállalkozó saját magának nem állíthat ki kiküldetési rendelvényt! – figyelmeztetett Sinka Júlia, hozzátéve: jogában áll viszont az üzleti célú, hivatalos útjai költségeinek elszámolása.

Az egyéni vállalkozók által elszámolható költségek körét és mértékét az Szja-tv. 11. számú melléklete foglalja össze.

Ennek I./19. pontja alapján az egyéni vállalkozó a belföldi hivatali, üzleti utazása esetén az utazási- és szállásköltséget számolhatja el. Lényeges feltétele a szóban forgó költségek elszámolásának az is, hogy az utazásra vonatkozó dokumentumok és körülmények alapján egyértelműen bizonyított legyen az a tény, hogy az utazás a vállalkozó adóköteles tevékenysége érdekében, azzal összefüggésben merült fel. A szükséges „bizonyítékok” körébe tartozik – például – az útvonal, az úti cél, a tartózkodási idő, a felkeresett üzletfelek adatai.

Így elszámolható költségként számla alapján – jelen esetben – a vonatjegyek ára.

Az egyéni vállalkozó személyes étkezési költségei nem tartoznak a fentiek szerint elszámolható, az adóalapot csökkentő kiadások körébe. Ez azt jelenti, hogy az e célra fordított összeg után is meg kell fizetni az adót úgy, mint a vállalkozásból származó jövedelem után. Kivétel ez alól a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértéke. Jelen esetben azonban szállásköltség nem merül fel.

Az egyszemélyes kft. személyesen közreműködő tagja esetében már mód van a költségek kiküldetési rendelvény alapján történő elszámolásra.

Természetesen itt is feltétel az, hogy az utazás hivatalos, üzleti célja bizonyított legyen.

Az Szja-tv. 7. § (1) bekezdése g) és q) pontja értelmében nem kell adóköteles jövedelemként figyelembe venni az utazási- és szállásköltségre a kft. által utólag vagy elszámolásra kiadott előlegként fizetett összeget, amennyiben a kiadásokat a kft. nevére szóló számlával igazolja.

A számlával nem igazolt, vagy nem cél szerinti kifizetés viszont a kifizető és a magánszemély közti jogviszonynak megfelelő szabályok szerint esik adó- és járulékfizetés alá. Jelen esetben tagi jogviszonyra, a tagi jövedelemre vonatkozó szabályok az irányadóak.

Az utazási jegy vagy a szálláshely költségében felszámolt reggeli ellenértéke sem adóköteles a magánszemély számára.

Az egyéb étkezési költségeket a kft. csak adó- és járulékfizetése mellett térítheti meg. Ez azt jelenti, hogy az étkezésre fordított összeg 51,17 százalékát kell a cégnek adó- és egészségügyi hozzájárulás címén kifizetnie (Szja-tv. 70. § (1) bekezdés a) pont).

A hivatali, üzleti utazás fogalmát az Szja-tv. 3. § 10. pontjában találjuk, és ez irányadó mind az egyéni vállalkozókra, mind a társas vállalkozásokra. E fogalom lényegét röviden összefoglalva hivatali, üzleti célú utazásról akkor beszélhetünk, ha az a kifizető (a vállalkozás) tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében vált szükségessé. A vállalkozások napi gyakorlatára lefordítva ezt, ide értendőek a székhely és a telephelyek közötti utak, székhelyről vagy telephelyről ügyfélhez és vissza megtett utak, de a vállalkozás tevékenysége érdekében, azzal összefüggésben a különböző hatóságokhoz, vagy akár a bankba, postára megtett utak is ide tartoznak.

Nincs tehát a költségek elszámolása kapcsán jelentősége annak, ha az üzleti út során valaki először a telephelyét keresi fel és onnan megy az ügyfélhez vagy fordítva.

Az Szja-tv. hivatkozott definíciója kétségkívül tartalmaz egy kitételt – feltehetőleg erre utalt a kérdező is –, amely kizárja az üzleti célú, hivatalos utak köréből azokat, amelyeket a magánszemély a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyéről történő bejárás során tesz meg. E költségek is téríthetőek – az idevágó szabályokra e keretek közt szakértőnk nem tért ki – mint a munkába járás költségei, de kérdező által részletezett helyzetben nem erről van szó.