Késve kiállított számlák – mutatjuk, mi a helyes könyvelési, számlázási gyakorlat

Megosztás Tetszik

Olvasónkban felmerült a kérdés, hogy késve beérkező szállítói számla, illetve a vevőik részére késve kiállított számla esetében mi minősül tényleges teljesítésnek könyvelés során? Mi a helyes könyvelési, számlázási gyakorlat? A kérdésre Pölöskei Pálné adószakértő válaszolt.

A kérdés részletesen így szólt: Gyakran találkozunk késve érkezett szállítói számlával (tárgyhónapot megelőző hónapokat érinti), és az is előfordul, hogy a vevőink részére nem tudunk számlát kiállítani időben. Gyakorlatunk szerint a késve érkezett bejövő számlákat a tényleges teljesítés időpontjára könyveljük, például szeptember havi teljesítésre vonatkozó alvállalkozói számlát megkapjuk november 20-án, akkor a könyvelésben alvállalkozói teljesítésként és szállítói kötelezettségként ez a számla szeptember hónapra kerül könyvelésre. Hasonlóan a vevői oldalon: az előbb említett alvállalkozó számla továbbszámlázására november 21-én kerül sor, viszont a könyvelésbe vevőkövetelésként és árbevételként szeptemberi teljesítéssel kerül be. Kérdéseim: 1. kérdés: Ez a gyakorlat megfelelő-e? Helyesen szerepelnek-e ezek a tételek a könyveinkben, ha arra az időszakra könyveljük, amelyik időszakban a gazdasági esemény ténylegesen történt? 2. kérdés: Helyes lehet-e az a gyakorlat, hogy a késett számlákat nem könyveljük visszamenőlegesen a tényleges teljesítés időpontjára, hanem a költséget és a kötelezettséget, valamint a követelést és az árbevételt a tárgyidőszakra (jelen példánál november hónapra: a vevő számla esetén a számla keltével egyező időpontra, a szállító esetén a bizonylat feldolgozásának napjára) könyveljük? 3. kérdés: Helyes lehet-e áttérni egy olyan könyvelési-számlázási gyakorlatra, amelynél nemcsak a késve kiállított számlák vevő/árbevétel tételei kerülnek a számla kiállításával egyező dátumra, hanem valamennyi kimenő számlát ennek megfelelően készítünk el?

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

Az első kérdésre adott szakértői válasz

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (számviteli törvény) 165. §-a (3) bekezdésének b) pontja szerint a nem pénzeszközöket érintő (egyéb) gazdasági események bizonylatainak adatait a gazdasági esemény megtörténte után, legalább negyedévenként, a számviteli politikában meghatározott időpontig, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni. Sőt, a számviteli törvény 47. §-ának (9) bekezdése alapján a gazdasági eseményt akkor is könyvelni kell (belső bizonylat alapján), ha a gazdasági esemény megtörténtét követően a számla (a bizonylat) nem érkezett meg.

Könyvelni a gazdasági esemény megtörténtekor, a tételek felmerülésekor kell számításba venni, azaz a teljesítés időszakára, a teljesítés napjára. Tehát a november 20-án beérkezett számlát szeptemberre kell könyvelni, ha a teljesítés szeptemberben történt, azaz a gyakorlatuk megfelelő.

Ha nem érkezett meg időben a számla, abban az esetben nem számlázott szállítást kell könyvelni a „Nem számlázott szállítások” számlára. A nem számlázott szállítás értékét a rendelkezésre álló dokumentumok alapján kell meghatározni. Ha ismert a szerződéses ár, abban az esetben az lesz az eszköz értéke. Ha nem ismert, akkor az eszköz értékét piaci információk alapján kell megállapítani.

A második kérdésre adott szakértői válasz

Nem lenne helyes egy olyan gyakorlat, ha a késett számlákat (költséget és a kötelezettséget, valamint a követelést és az árbevételt) a tárgyidőszakra – vevő számla esetén a számla keltével egyező időpontra, a szállító esetén a bizonylat feldolgozásának napjára – könyvelnék.

A harmadik kérdésre adott szakértői válasz

A számlakibocsátás általános időpontjáról az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 163. §-a rendelkezik. E szerint az adóalany a számla kibocsátásáról legkésőbb

• a) a teljesítésig,
• b) előleg fizetése esetében a fizetendő adó megállapításáig,

de legfeljebb az attól számított ésszerű időn belül köteles gondoskodni.

Az ésszerű idő

• 1) a teljesítés hónapját követő hónap 15. napján belüli az adómentes termékértékesítés vagy olyan szolgáltatásnyújtás esetén, amely után az adót a szolgáltatást igénybe vevő fizeti;
• 2) haladéktalanul, az 1) pont alá nem tartozó esetekben, ahol az ellenértéket a teljesítésig vagy a teljesítés napján, előleg fizetése esetén a fizetendő adó megállapításáig megtérítik;
• 3) 8 napon belüli időpont, egyéb, az 1) és 2) pont alá nem tartozó olyan esetben, amelyben a számla áthárított adót tartalmaz, vagy annak áthárított adót kellene tartalmaznia.

Kivétel jelent az előzőek alól az Áfa tv. 164. §-a szerint, ha az adóalany

• a) a teljesítés napján egyidejűleg vagy
• b) az adott naptári hónapban

ugyanannak a személynek, szervezetnek több, számlakibocsátásra jogalapot teremtő ügyletet teljesít, számlakibocsátási kötelezettségéről úgy is gondoskodhat, hogy azokról egy számlát (gyűjtőszámlát) bocsát ki.

Arra is van lehetőség, hogy a gyűjtőszámlát az egy naptári hónapot meghaladó, de az adóalanyra vonatkozó adómegállapítási időszakot meg nem haladó időszakban (például negyedév) bocsátja ki ugyanannak a személynek, szervezetnek több általa teljesített ügyletről, feltéve, hogy ezen gyűjtőszámlában nem tüntet fel adómentes termékértékesítést vagy olyan szolgáltatásnyújtást, amely után az adót a szolgáltatást igénybe vevő fizeti.