Pénztárjelentés formája: így kell szabályszerűen kiállítani

Megosztás Tetszik

Amennyiben egy cég a készpénzes számlák mellé nem készít bevételi és kiadási pénztárbizonylatot, miként lehet szabályos a pénztárjelentés és a pénztárkezelés? Olvasói kérdésre Hunyadné Szűts Veronika igazságügyi adó- és járulékszakértő válaszolt.

A kérdés részletesen így hangzik: amennyiben pénzkezelési szabályzatunk alapján a készpénzes kimenő számlákról, valamint a készpénzes bejövő számlákról nem készül bevételi és kiadási pénztárbizonylat, hogyan lehet ezeket szigorú számadásúvá tenni, illetve a pénztárjelentésben szerepeltetni? Hiszen a könyvelőprogram folyamatosan sorszámozza a kimenő számlákat, valamint a bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatokat is, de az alapbizonylatnak más a sorszáma, mint a bevételi és kiadási pénztárbizonylatnak. Külön pénztárprogramunk nincs.

A kérdésem az, hogy egyrészt megfelelő-e az pénztárjelentésnek, ha a könyvelőprogramból húzunk egy kartont a pénztárról és ezt formázzuk meg, ahol a pénztár számlák úgy jelennek meg például, hogy HUF0012 pl. egy készpénzes kimenő számla száma mint bevétel, utána egy készpénzfelvétről készült bevételi pénztárbizonylat sorszáma, majd egy kimenő készpénzes számla sorszáma. Ez így hogyan lesz szigorú számadású, nem értem.

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

Ott kezdeném, hogy a pénztárjelentés formáját nem írja elő törvény, azt minden vállalkozás maga alakíthatja – ha nem nyomdai tömböt használ –, feltéve, hogy ezt rögzíti a pénzkezelési szabályzatában. A legtöbb esetben eleve olyan programot vásárolnak, amely „kiköpi” a pénztárjelentést, egy Excel azonban nem felel meg ennek. A pénztárjelentésbe időrendi sorrendben kell rögzíteni a tételeket, melyek lehetnek önmagukban szigorú számadású sorszámmal ellátottak (ki-bejövő számlák) és értelemszerűen váltakozhatnak a pénztárjelentésen.

A házipénztár kezelésének általános szabályai a számviteli törvény szerint:

• A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó a kezelésében, a használatában, illetve a tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről olyan könyvviteli nyilvántartást köteles vezetni, amely az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben, áttekinthetően mutatja meg.
• Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban kell rögzíteni.
• A számviteli nyilvántartásokba, csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni.
• Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre vonatkozóan, a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak.
• Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától –, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá.
• A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani.
• A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, illetve időszakában, magyar nyelven kell kiállítani.
• A pénzeszközöket érintő bizonylatok adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla-forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételek legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig kell a könyvekben rögzíteni.

Mivel minden vállalkozás másként működik, ezért a törvény által előírtakat minden vállalkozásnak a saját működését figyelembe véve, a pénzkezelési szabályzatban kell meghatároznia, amely a számviteli politika szerves részét képezi. Ebben kell meghatározni a cég házipénztár vezetésének alapszabályait és a vagyonának védelmére irányuló rendszer kialakítását.

Adóvizsgálati ellenőrzések során a revizorok első kérése a belső pénzkezelési szabályzat bemutatása, így a házipénztár ellenőrzése esetén ezt be kell tudni mutatni.