Nyugdíjba megy a könyvelő: váltás év közben vagy év végén?

Megosztás Tetszik

A könyvelőváltásra is érvényes, hogy búcsúzni szépen érdemes. Ha már erre kerül a sor, célszerű azt év elejére tervezni? Vannak-e az év közbeni váltásnak hátrányai a könyvelő és ügyfele szempontjából?

Gondban van a cég: nyugdíjba készül dolgozójuk, aki több mint húsz éve vezeti a családi vállalkozás könyvelését. Az érintett munkavállaló már novembertől nyugdíjas lehetne, de a cég tulajdonosai igyekeznek rábeszélni arra, hogy néhány hónappal halassza ezt el, és zárja le még az évet. Szerintük, az új könyvelő számára is ez a megoldás lenne előnyösebb.

Valóban kedvezőbb a könyvelők számára – akár átveszik, akár átadják a feladatot –, ha a váltásra a következő év elején kerül sor?

Az év elejéhez, az üzleti év zárásához kapcsolódó könyvelőváltás esetén a régi könyvelő kötelessége, hogy az üzleti év zárásával kapcsolatos feladatokat teljeskörűen elvégezze. Az ehhez kapcsolódó felelősség is az övé. Az új könyvelőnek át kell vennie az új üzleti év nyitásához szükséges dokumentumokat, analitikus és főkönyvi nyilvántartásokat, a főkönyvi kivonatot, meg kell nyitnia az új üzleti év könyvviteli nyilvántartásait, és könyvelnie kell az új üzleti év bizonylatait.

Az elköszönő könyvelőnek természetesen át kell adnia az adott cég számviteli politikáját, az ennek a számviteli törvény (Szt.) 14. paragrafusának (5) bekezdése szerint részét képező szabályzatokat is:

– az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát;
– az eszközök és a források értékelési szabályzatát;
– az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot;
– a pénzkezelési szabályzatot.

(Az önköltség-számítási szabályzatról fontos tudni, hogy készítésének kötelezettsége alól mentesül az egyszerűsített beszámolót készítő gazdálkodó, az egyszerűsített éves beszámolót készítő gazdálkodó, valamint az a gazdálkodó, akinek az eladott áruk beszerzési értékével és a közvetített szolgáltatások értékével csökkentett nettó árbevétele valamely üzleti évben az egymilliárd forintot vagy a költségnemek szerinti költségek együttes összege az ötszázmillió forintot nem haladja meg.)

Ha év közben történik meg a könyvelőváltás, akkor is ugyanazok az átadás-átvételhez kapcsolódó feladatok, mint év elejei váltás esetében. Döntő különbség a két eset között az, hogy év közben nincs kötelező zárás, beszámoló-készítés.

Ebből következően, az év közbeni váltáskor az átadás-átvételnek a folyamatban lévő üzleti évet megelőző üzleti évhez kell kapcsolódnia, az tekinthető lezártnak. Így például, ha a könyvelés átadására a 2021. év folyamán kerül sor, akkor a 2020. év tekinthető lezártnak.

Az új könyvelő felelőssége így a már könyvelt adatok – maradva a fenti példánál, a 2021. évben az előző könyvelő által rögzített adatok – helyességére is kiterjed, hiszen ezek is részei lesznek az adott évről készített beszámolónak.

OLVASSA TOVÁBB cikkünket, amelyben egyebek mellett azt a helyzetet is vázoljuk, mi történik akkor, ha a régi könyvelő nem hajlandó a könyvelési és bérszámfejtési program adatállományát átadni az újnak!