Magánbankkártyával fizet céges vásárláskor: így lehet elszámolni

Megosztás Tetszik

Lehetséges-e, illetve nem jogsértő, ha valaki például céges levelet ad fel, kér róla céges számlát, annak végösszegét saját magán bankkártyájával fizeti ki, majd utána ezt a pénzt kiveszi a cég házi pénztárából? Inkább céges bankkártyával kellene fizetni vagy készpénzzel? – kérdezte olvasónk. Sinka Júlia, okleveles adószakértő válaszolt.

A megoldás, hogy a céges beszerzést a társaság tulajdonosa, alkalmazottja a saját pénzéből fizeti, ha nem is a könyvelők álma, de a gyakorlatban sokszor előfordul – jegyezte meg válasza elején Sinka Júlia. Számvitelileg ilyenkor a beszerző megelőlegezi a szóban forgó beszerzés árát, és ennek költségét később a társaság (a cég nevére szóló számla alapján) megtéríti neki.

Jelen esetben egy banki utalással rendezett vásárlásból így lesz – a cég nézőpontjából – készpénzes vásárlás.

A kifizetéskor kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, amelynek melléklete a cég nevére szóló számla. Miután ezen a pénzügyi rendezés módjaként a bankkártya szerepel – ami ugye jelen esetben nem a cég számlájának megterhelését jelenti – a számlán vagy egy mellé tűzött feljegyzésen tüntessék fel, ki előlegezte meg a kifizetést, és hogy annak céges elszámolása jogszerű, azaz a cég tevékenysége érdekében felmerült kiadás.

Ez lényegében, a társaság pénzkezelési szabályzatában meghatározottak figyelembe vétele mellett, a szóban forgó tétel utalványozását is jelenti.  Ha a levél feladása ajánlottan történt, akkor célszerű a feladóvevény másolatát is csatolni a kiadási pénztárbizonylathoz.

Fontos, hogy kiadási pénztárbizonylatra itt akkor is szükség van, ha egyébként a házipénztárt a társaság tulajdonosa, ügyvezetője jogosult kezelni, és ezért a pénzkezelési szabályzatuk szerint a pénztári elszámoláshoz elég a bevétel, a kiadás felmerülését igazoló elsődleges bizonylat (számla), és nem kell az ügyleteket bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylattal kísérni, csak akkor, ha egyébként más szabályos bizonylat nem dokumentálja az ügyletet.

A beszerzés ugyanis – nem a cég számláját érintő – banki fizetéssel történt, a kiadás teljesítését a cég nézőpontjából a számla önmagában nem támasztja alá, továbbá a cég által történő tényleges kifizetés időben eltér az ügylet eredeti pénzügyi rendezésétől is. (Akkor is, ha a beszerzést a pénztár kezelésére jogosult személy intézte.)

A társaság szempontjából a kiadás a pénztári kifizetés napján, annak dátumával merül fel, függetlenül attól, hogy az ügylet ténylegesen mely napon zajlott, illetve, az érintett bankszámláját mely nappal terhelték meg.