Házipénztár, céges bankkártya: milyen a jó pénzkezelési szabályzat?

Megosztás Tetszik

A számviteli törvény előírja a hatálya alá tartozó vállalkozások számára a számviteli politika keretébe tartozó szabályzatok – ezen belül a pénzkezelési szabályzat – készítésének kötelezettségét. A kis cégeknél jellemzően nincs függetlenített pénztáros, a feladatok megosztásához szükséges létszámmal sem rendelkeznek, a pénzügyeket az ügyvezető, a tulajdonos kezeli. Számukra különösen nehéz feladatot jelent olyan szabályzatok megalkotása, amelyek egyaránt megfelelnek a törvényi előírásoknak és a társaságnál követett gyakorlatnak is.

A törvény (Szt. 14.§. (3)–(5) bek.) e kötelezettséget egyetemlegesen, minden, a hatálya alá tartozó vállalkozásra írja elő, és nem tesz különbséget azok nagyságrendje alapján. Igaz, a jogalkotók tekintettel voltak a mikro- és kisvállalkozások sajtosságaira, választási lehetőséget kínálva a számviteli törvény egyes előírásai tekintetében.

Természetesen a szabályzatok elkészítésekor figyelembe kell venni a cég adottságait, körülményeit, sajátosságait.

Ennek megfelelően – például – az egyszemélyes társaságoknál elengedhetetlen a szabályzatokon keresztüli biztosítása annak is, hogy a társasági vagyon és a magánvagyon elkülönüljön egymástól.

A gyakorlatban tehát azt kell szabályozni, ami az adott vállalkozásnál várhatóan előfordul, és úgy kell szabályozni, hogy az megfeleljen a számviteli törvényben előírtaknak, azaz teljesüljenek a számviteli alapelvek, a bizonylati elv és a fegyelem, továbbá a más jogszabályokban (elsősorban az adótörvényekben, illetve a pénzkezelésre vonatkozóan a pénzmosásról szóló törvényben) is megfogalmazott követelmények.

A kis – jellemzően két-három tagból álló, általában alkalmazottakat sem foglalkoztató „családi” vállalkozásoknak – szabályzataikban azokat az előírásokat, szabályokat kell összefoglalniuk, amelyek ténylegesen jellemzik a cég gazdasági, ügyviteli folyamatait, figyelembe véve a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségek közül az általuk választottakat is.

Az alábbiakban sorra vesszük azokat a kérdéseket, amelyekre az egészen apró cégeknek is ki kell térniük a pénzkezelési szabályzatukban.

Az első és legfontosabb annak eldöntése, hogy az adott cégnél készpénzt kezelnek-e vagy sem, azaz van-e készpénzbevételük, vagy csak a kiadásaik rendezéséhez szükséges a készpénz.

Amennyiben a társaságnak számolnia kell készpénzbevétellel és -kiadással, akkor a szabályzatban dönteni kell arról, ki kezelje a készpénzt (a szabályzatban e feladatot akkor is személyhez kell kötni, ha az ügyvezető kezeli a pénzt).

A szabályzatban a pénztárhelyiséget is ki kell jelölni (az ügyvezető sem tarthatja magánál a társaság pénzét!).

A pénztárhelyiségnek meg kell felelnie a biztonsággal kapcsolatos követelményeknek is, így biztosítania kell a pénztárban elhelyezett pénz biztonságát tűz és betörés esetére.

Az, hogy e követelményeknek mennyiben felel meg a szóban forgó helyiség, meghatározza azt is, hogy milyen nagyságrendig terjedhet a pénztárban elhelyezhető pénz összege.

A szabályozásnak ezt a részét (sem) szabad félvállról venni, mivel betörés, lopás vagy sikkasztás esetén a keretösszeget meghaladó készpénz hiányáért a felelősség egyértelműen a cég vezetését terheli!

Az Szt. 165. §-a alapján valamennyi pénz- és értékmozgást bizonylattal alátámasztva és késedelem nélkül kell a könyvekben rögzíteni. A szabályzatban a pénztári pénzkezelés bizonylataira, a pénztárt érintő gazdasági események dokumentálásának szabályaira is ki kell térni.

A pénztárban készpénzbevétel lehet a bankszámláról felvett összeg, az elszámolásra átadott és visszafizetett készpénz, az értékesítéshez kapcsolódó készpénzbefizetések, egyéb befizetések. E befizetéseket dokumentálhatja – például – a készpénzfelvétel banki alapbizonylata, az egyéb bevétel belső bizonylata (amelyeket folyamatos sorszámozással kell szigorú számadási kötelezettség alá vonni), a pénztárgép ellenőrző szalagja.

A pénztárból kifizetést teljesíteni a kapott készpénzes (egyszerűsített) számla, a bankszámlára történő készpénzbefizetés alapbizonylata, az egyéb pénzkiadások belső bizonylata alapján lehet, (amelyeket úgyszintén folyamatos sorszámozással kell szigorú számadási kötelezettség alá vonni).

Pénztárból történő kifizetéskor a bizonylaton fel kell tüntetni a sorszámon kívül a kifizetés keltét, és alá kell írni a bizonylatot a pénzkezelést végző személynek és a pénzfelvevőnek (ez utóbbinál az azonosításához szükséges adatokat is fel kell tüntetni).

Abban az esetben, ha – a kis cégekre jellemzően – az ügyvezető egyben a pénztáros is, nincs értelme a szabályzatban az utalványozó, a kifizetést engedélyező személyéről dönteni, az ellenőrzési feladatokat pedig célszerűen a könyvelést megelőzően lehet elvégezni.

Lényeges, hogy nincs kötelező előírás arra vonatkozóan, hogy a pénztárba befizetett, illetve a pénztárból kifizetett összegről bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, ha az adott gazdasági eseményt már hitelt érdemlően igazolja más bizonylat – így például az anyagbeszerzést a készpénzes számla.

A pénzforgalomról nyilvántartást – forgalomtól függően havi, heti, illetve napi pénztárjelentést – kell vezetni, annak érdekében, hogy a pénztár aktuális készpénzkészletéről naprakész adatokat kapjon a cég.

A pénzforgalom nagyságának függvényében naponta vagy hetenként, de legalább havonta le kell zárni a nyilvántartást, meg kell állapítani a bevételek és a kiadások végösszegét, azok egyenlegét, a pénztárban lévő címletenkénti pénzállományt, az előző időszaki pénzállomány figyelembevételével a számszaki egyenleget, a pénztári nyilvántartás szerinti záró pénzkészletet össze kell hasonlítani a ténylegesen meglévő pénzkészlettel, és az esetleges eltérést vizsgálni kell. A pénztárkönyvben rögzített pénzkészlet meglétét az ügyvezető aláírásával igazolja.

A szabályzatnak a cég fentiekkel kapcsolatos eljárási rendjét is tartalmaznia kell. 

Ha a társaságnál valutaforgalom is van, arról külön valuta-pénzforgalmi nyilvántartást kell vezetni, ráadásul valutanemenként külön-külön.

Abban az esetben, ha a vállalkozás rendelkezik céges bankkártyával, úgy az annak használatára vonatkozó előírásokat is össze kell foglalni a szabályzatban. Így ki kell térni arra, ki jogosult (például, ha van az anyagbeszerzést intéző alkalmazott) azt használni, és milyen összeghatárig teljesíthet kifizetéseket a kártya használatával, valamint rendelkezni kell az érintett elszámoltatásának módjáról is. 

Ezt akkor is meg kell tenni, ha csak az ügyvezető használhatja a bankkártyát, mivel a cég pénze a cégé, és nem állhat az ő személyes rendelkezésére!

Az apró cégek esetében a pénztár ellenőrzésének feladata jelent leginkább gondot, hiszen az ügyvezetőt már „lefoglalja” a pénz kezelése, így lényegében önmagát kellene ellenőriznie. 

A pénztárt kezelő ügyvezető e körben a nyilvántartás vezetését, a be- és kifizetések bizonylatai alaki és tartalmi követelményeit vizsgálhatja.

A további ellenőrzési feladatok a – jellemzően „külsős” – könyvelőre hárulnak, a könyvelést megelőzően.

Így az ő feladata például a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, a pénzforgalomról vezetett nyilvántartás helyességének és teljes körűségének ellenőrzése. A könyvelő az ellenőrzött (majd könyvelt) okmányokat, számadásokat kézjegyével köteles ellátni.

Amennyiben mulasztást, szabálytalanságot vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezésekkel ellentétes gyakorlatot tapasztal, köteles erről jegyzőkönyvet felvenni, és azt a pénzkezeléssel megbízott személlyel (kisvállalkozásoknál jellemzően az ügyvezetővel) aláíratni.

A kisvállalkozásoknál a készpénz felvételét és szállítását – ami ugyancsak szabályozandó kérdés – is az ügyvezető végzi. Ezzel kapcsolatos felelőssége a pénz átvételétől a pénztárba, illetve a bankba történő elhelyezésig tart.

A készpénz szállításánál figyelembe kell venni a vagyonvédelem szempontjait, és a biztosító kártérítési felelősségvállalásának kritériumait. Emiatt azt is rögzíteni kell a szabályzatban, hogy az ügyvezető milyen nagyságrendben szállíthat készpénzt, annak függvényében is, hogy a szállítás milyen módon történik (riasztójelzést adó pénzszállító táskával, gépkocsival, postai szállítással vagy egyéb módon).

A pénzkezelési szabályzatban ki kell térni arra is, hogy ki rendelkezhet a bankszámlák felett, felelőssége milyen formában érvényesül.

Nincs akadálya annak, hogy a vállalkozás szabályzat mintát vásároljon – számos, erre szakosodott cég kínálja ezeket –, vagy letöltsön egyet az internetről. Azonban nem szabad megfeledkezniük arról, hogy e szabályzatok pontosan minta jellegükből adódóan nem fedhetik le – legalábbis nem teljes mértékben – az adott cégre jellemző körülményeknek megfelelően a gazdasági folyamatokat. Ezért azokat az adott vállalkozáshoz kell igazítani, a minta szabályzatot „sorvezetőként” kezelve át kell írni.