Ajándékutalvány megőrzése

Megosztás Tetszik

Az ajándékutalványt, mint szigorú számadású nyomtatványt beváltásuk után 8 évig meg kell őrizni (tudomásom szerint). Mi a teendő internetes beváltás esetén, amikor csak a kódját adja meg a vásárló? Mit, hogyan kell megőrizni? Hasonló problémát vet fel az e-mailben vagy sms-ben elküldött ajándékutalvány kódja. Beváltáskor csak a kódjára van szükség akár üzletben, akár interneten keresztül történik. Ebben az esetben mi a teendő? Olvasói kérdésre Szolnoki Béla adószakértő válaszolt.

A számviteli törvény (168. §-a szerint) készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok körét – figyelembe véve az egyéb jogszabályi előírásokat is – a vállalkozás vezetője határozza meg. A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasználó szervezet, a felhasznált mennyiség – sorszám szerint – és a felhasználás időpontja is megállapítható. A nyomtatványokkal (beleértve a rontott példányokat is) el kell számolni. A nyomtatványok átadása, illetve átvétele csak elismervény ellenében történhet.

Az előző körülírásból az derül ki, hogy véleményem szerint a nyomtatvány meghatározása kimondottan kötődik a nyomtatvány grammatikailag értelmezett (papír) formájához, hiszen például azok készletét sms-ben nem lehet értelmezni. Ha az adott kinyomtatott, kiállított nyomtatványt már valakinek eladták, vagy ajándékba átadták, akkor azt, mint szigorú számadású nyomtatvány átadását szintén rögzítik, ezzel teljesítették az adott ajándékutalványra vonatkozó számadási kötelezettséget.

A másik kérdés az adott nyomtatványok felhasználása, érvényesítése. Ha a nyomtatvány tulajdonosa, birtokosa, beváltója azt fizikai formában átadja, akkor azt ugyancsak tudja az elfogadóhely egyedileg regisztrálni, érvényteleníteni és a megfelelő ideig megőrizni. Ha erre nem kerül sor, mert az utalvány átadása nélkül is lehet érvényesíteni, akkor az elfogadóhely természetesen nem tudja őrizni az át nem adott utalványt nyomtatvány formájában, csak regisztrálni tudja a felhasználást és párosítani a számlával, fizetéssel. Természetesen informatikailag – már csak fogyasztó védelemi okok miatt – alá kell támasztani az ellenőrizhetőséget, visszakereshetőséget, visszaélés-mentességet, amit külön informatikai rendszerrel biztosítani szükséges, csakúgy mint az erre vonatkozó adatok tárolását. Ha informatikailag kérdései merülnek fel a számviteli kezelésről, akkor javaslom, forduljon informatikai szakértőhöz, illetve az illetékes minisztériumhoz (NGM).