A számviteli bizonylatok elektronikus tárolásáról

Megosztás Tetszik

Olvasói kérdés nyomán Antretter Erzsébet adószakértő (Niveus Consulting Group) körbejárta, őrizhetők-e a számviteli alapbizonylatok szkennelve, elektronikus formában.

A kérdés arra irányult, hogy a hatályos szabályzás szerint dönthet-e úgy egy cég: a számviteli alapbizonylatait (bejövő számláit) szkennelés után elektronikus formában őrzi meg. Ennek mik a feltételei, van-e bejelentési kötelezettsége?

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (számviteli törvény) 169. § (5) és (6) bekezdései alapján:

„Az elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.”

„Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról – a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti bizonylatmegőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.”

Az elektronikus dokumentumok archiválásánál figyelemmel kell tehát lenni a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet rendelkezéseire.

Továbbá, a számviteli törvény 167. § (7) bekezdése alapján a kontírozási információkat fizikailag vagy logikailag hozzá kell rendelni a bizonylatokhoz, amely elektronikus nyilvántartással is teljesíthető. Bármilyen megoldást is választanak, teljesülnie kell a számviteli törvényben leírt alapelveknek, így a hozzárendelésnek egyértelműnek, elválaszthatatlannak és utólag nem módosíthatónak kell lennie.

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 78. § (8) alapján:

„A megőrzési kötelezettség az iratok eredeti példányára, vagy – ha azt jogszabály nem zárja ki – eredeti példány hiányában a jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára vonatkozik. Az adóigazgatási eljárásban az irat eredeti példánya – ha annak megőrzését jogszabály nem írja elő, és adózó azzal nem rendelkezik – nem kérhető.”

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfatörvény) 179. § (1) és (2) bekezdései szerint minden áfaalany köteles a birtokában levő vagy egyéb módon rendelkezésére álló okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrizni. A megőrzési kötelezettség teljesíthető a papíralapon kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzésével is. 

A fentiek alapján elektronikus formában ugyan megőrizhetőek lennének a bizonylatok, ám erre vonatkozón szigorú szabályoknak kell megfelelni, így a szkennelés önmagában nem elegendő. A jogszabályi háttérről az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (Rendelet) rendelkezik. A Rendelet 55. §-a határozza meg a hiteles elektronikus dokumentum elkészítésének követelményeit, így többek között az alábbiaknak kell megfelelni:

› képi vagy tartalmi megfelelés biztosítása,

› elektronikus másolat hitelesítési záradékkal történő ellátása, 

› a másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek körét belső szabályzatban kell meghatározni, 

› rendelkezni kell a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben a Rendeletben megállapított követelmények teljesülése megállapítható, vagy a rendszer gyártója/forgalmazója által kiállított, a megfelelésre vonatkozó igazolással, 

› rendelkezni kell a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, valamint a kapcsolódó felelősségi kérdéseket tartalmazó másolatkészítési szabályzattal, 

› a másolaton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy elektronikus aláírást kell elhelyezni, amely elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető.

A Rendelet 56. §-a alapján automatikus másolatkészítésre is lehetőség van, ami azt jelenti, hogy a tartalmi ellenőrzést nem kell minden dokumentumnál elvégezni, elegendő csupán véletlenszerű mintavételezéssel meggyőződni arról, hogy a másolatkészítés rendben zajlik. Az automatikus másolat­készítés során a fentieken túl az alábbiakat kell biztosítani: 

› a másolatkészítés zárt rendszerben történik, 

› a másolatkészítő rendszer műszaki és szervezési meg­oldással biztosítja a másolat olvashatóságát, 

› mintavételes ellenőrzést végeznek a képi vagy tartalmi egyezőség biztosítása céljából, 

› a záradék tartalmazza az automatikus másolatkészítés tényét.

A fentieket összefoglalva, amennyiben bizonylatokat kizárólag elektronikusan kívánnak megőrizni, úgy a fenti feltételeknek meg kell felelniük. Amennyiben az eredetileg nem elektronikus formában kiállított számviteli bizonylatok elektronikus formában nem őrizhetőek meg – mert az ehhez szükséges jogszabályi feltételeknek nem tudnak megfelelni –, akkor azokat papíralapon kell megőrizni a törvények által előírt határidőig. Ebben az esetben viszont a papíralapú bizonylathoz kell a kontírozási információt egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendelni. Továbbá, a papíralapú számlák eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát kell biztosítani. 

Az Art 1. számú mellékletének 1.13. pontja alapján:

„Az állami adó- és vámhatósághoz be kell jelenteni az adózó iratai, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatai és nyilvántartásai őrzésének helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével, valamint ha bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, ezt a tényt.”