Szabadság alatt használt cégautó költségeinek elszámolása

Megosztás Tetszik

Elszámolható-e a szabadság alatt használt cégautó költsége? Belső szabályzat segítheti-e az ebből fakadó adóviták elkerülését? Olvasónk kérdésére Szolnoki Béla adószakértő, könyvvizsgáló válaszolt.

Olvasónk kérdésének feltétele előtt a társasági adóról szóló törvény 3. sz melléklet B) 6. pontját idézte: „A vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő egyes költségek, ráfordítások: a cégautó használata, fenntartása és üzemeltetése révén felmerült költség, ráfordítás (ideértve az azzal összefüggő, törvényen alapuló, az államháztartás valamely alrendszere számára történő kötelező befizetést is)”. Kérdése arra vonatkozott, hogy a vállalkozás érdekében felmerült költségnek tekinthető-e az a költség, amelyet a cégautó használatával kapcsolatban számol el a társas vállalkozás akkor, amikor a cégautót használó munkavállaló szabadságon van, ez idő alatt külföldön, illetve belföldön tartózkodik a cégautóval? Eltérő-e az elszámolás, ha a cégautót használó munkavállaló a szabadság ideje alatt is használhatja belső szabályzat szerint a cégautót, vagy ha semmilyen belső szabályzattal nem rendelkezik a vállalkozás? A vállalkozás érdekében felmerült költségnek tekinthetők-e például a következő költségek: a családi nyaraláson üzemanyagot vételez a társaság üzemanyag-kártyájával bel- és külföldön (a vállalkozás nevére szól a számla); megjavíttatja a járművet egy kisebb közlekedési baleset miatt, mely a munkavállaló szabadságának ideje alatt történik – tudakolta az olvasó.

Szolnoki Béla emlékeztetett arra, hogy a „cégautó-adó” külön bevezetésére azért került sor, hogy a magáncélú használat miatti természetbeni juttatás utáni adózási következményeket kiváltsa és leegyszerűsítse azokat a vélelmeket, ami a magán célú használathoz kötődnek. (Szakértőnk a kérdés és a válasz további részében feltételezte, hogy a cégautó-adót megfizeti a vállalkozó.)

Abban nem tesz kivételeket a cégautó adót előíró törvény, hogy a cégautót használó munkavállaló éppen szabadságát tölti és közben használja-e a cégautót. Erre épül a társasági adó törvény hivatkozott szabálya is. Tehát önmagában a cégautó-adóról szóló törvény rendelkezései nem tesznek indokolttá más nyilvántartásokat. Ugyanakkor az elszámolható költségeknél általános elvként megfogalmazásra kerül a társasági adóban az ésszerű gazdálkodás követelménye is (amit egyfajta „gumiszabályként” értelmezhetnek a felek), ami extrém esetekben vitát válthat ki a gyakorlatban.

Attól függetlenül, hogy a cég fizet cégautó-adót, a számviteli elszámolást akkor is hitelt érdemlően szükséges dokumentálnia – hangsúlyozta szakértőnk. Önmagában az kevés, hogy az üzemanyagot a cég nevére szóló számlák alapján számolják el. Szükség van arra is, hogy csak a megtett kilométerek alapján indokolt mennyiségben számolják el az üzemanyag-költséget. Az üzemanyag mennyiségi szükséglete meghatározható a cégautó év elejei és év végi kilométeróra-állásának különbözete alapján is, az adott cégautó műszakilag indokolt üzemanyag-fogyasztási normája és az éves futásteljesítmény (a tárgyévben megtett kilométer) szorzatával, amelyet össze kell vetni a cég nevére szóló számlák üzemanyag-mennyisége együttes összegével. Az összehasonlításra azért van szükség, mert az indokolt üzemanyag-mennyiséget meghaladó többletfogyasztás értéke nem tekinthető a vállalkozási tevékenység érdekében felmerült költségnek, ráfordításnak.

Célszerű lehet útnyilvántartást vezetni – a cégautó-adó megfizetése mellett is – a cégautóval megtett utakról akkor, ha a cégautót többen használják, továbbá ha azt az átlagostól eltérő körülmények, útviszonyok között használják, mivel ilyen esetekben az indokolt üzemanyag-fogyasztási norma is eltérő lehet.

Ezen kívül nem elhanyagolható, hogy a gépkocsival összefüggésben – például javítás – felmerülő áfát csak abban a mértékben veheti levonható adóként figyelembe a vállalkozás, amilyen arányban a járművet adóköteles tevékenységéhez használta (áfatörvény 120. §). Ezt az arányt a jármű által teljesített kilométerek – mennyi ebből az üzleti célú, és mennyi, ami nem – alapján tudják megállapítani. 

A cégautó javíttatása szempontjából nem a munkavállaló szabadsága a releváns, hanem azt kell alapvetően bizonyítani, hogy az adott azonosítóval ellátott – adott rendszámú, alvázszámú stb. – cégautót javíttatták, nem esetleg a magánszemély tulajdonában álló másik autó költségét számolták el helyette (néha ez a vélelem egy adózási vitánál).

Ezen kívül jó szolgálatot tehet még az útnyilvántartás az üzemanyag-megtakarítással összefüggésben havonta 100 ezer forintig adómentesen az alkalmazottaknak és a cég személyesen közreműködő tagjainak adható jövedelem kapcsán is. (Ennek feltételeit az Szja-tv. 27. §-a részletezi. Lényeges, hogy a juttatás az érintett munkaköréhez kapcsolódó cégautó használat, illetve üzemanyag-megtakarítás esetén adható. Így az ügyvezetői tevékenység ellátása miatt nem, de ha a gazdasági társaság személyesen közreműködő tagja például anyagbeszerzőként, e tevékenységéhez használja a járművet, akkor jogosult az adókedvezményre.)

Az előzőek alapján számos tényező befolyásolhatja a vállalkozás által alkalmazott módszereket, illetve ezektől is függhet, hogy érdemes-e belső szabályzatot készíteni.

A gépkocsi flottával rendelkező cégek több évtizedes hazai tapasztalata alapján azt képviselik, hogy érdemes egy részletekre kiterjedő belső szabályzatot („Cégautó szabályzat”) is készíteni, amivel akár több kényes szituáció is kezelhető, illetve feloldható. Ugyan nincs törvényi előírás a cégautó szabályzat készítésére, de annál fontosabb vállalati érdek lehet, hogy a költségek egyik legnagyobb hányadát képező cégautó használat minél több kockázatra kitérve, mindkét fél előnyére szabályozva legyenek. Természetesen ennek jelentősége, igénye erősen függhet a vállalkozás méretétől és cégautók számától is. Természetesen a költségelszámolás metódusa eltérhet akkor, ha van belső szabályzat, vagy ha nincs.

Az előzőek függvényében érdemes lehet szabályzatot készíteni, figyelembe véve a vállalkozás méretét és a költség-elszámolási racionalitási igényt is.