Nehezen követi, ki van home office-ban, távmunkán, szabadságon, és hányan betegek? Van megoldás!

Megosztás Tetszik

Távmunka már régóta létezik, a home office viszont igazából a koronavírus-járvány miatti korlátozások révén került a köztudatba. Munkáltató legyen a talpán, aki el tud igazodni abban, hogy a távollévő munkavállalói közül ki hadra fogható, azaz dolgozik otthon vagy egy távoli munkahelyen, és ki az, aki a jól megérdemelt szabadságát tölti, illetve beteg. Ebben segít egy, a távollétek követésére alkalmas, webes önkiszolgáló szoftver.

Idestova már két évtizede annak, hogy Magyarországon is kezdett elterjedni az a gyakorlat, miszerint a dolgozóknak már nem feltétlenül kötelező megjelenniük a munkahelyükön, feladataikat azon kívül is elvégezhetik, akár otthon, akár máshol. A távmunka szabályozásával kapcsolatban az Európai Unió (EU) 2002-ben fogalmazott meg egy irányelvet, amely alapján készült keretmegállapodást az uniós szinten működő munkaadói és szakszervezeti szövetségek írták alá. A keretmegállapodás rendelkezéseit aztán a magyar parlament betette a Munka törvénykönyvébe (Mt), azt követően, hogy Magyarország 2004. május 1-jén csatlakozott az EU-hoz.

Egyesek a távmunkát hajlamosak összekeverni a home office-szal, annak szinonimájaként, illetve egyik válfajaként emlegetik. Pedig másról van szó. E különbségekkel már csak azért is érdemes tisztában lenni, mert ugyan home office már egy ideje létezik a cégeknél, az igazából a 2020 márciusában kirobbant koronavírus-járvány miatt vált mindennapos gyakorlattá, amikor – különösen a globális veszélyhelyzet elrendelése utáni hetekben – egészségügyi megfontolásokból a „fél ország” dolgozott otthonról.

„Lényeges eltérés a távmunkához képest, hogy a home office-ra vonatkozó megállapodás a munkáltató és a munkavállaló között nem a Munka törvénykönyve alapján jön létre, arról a feleknek külön kell megegyezniük” – mutat rá Lencsés Sándor, a humáninformatikai szoftverfejlesztéssel foglalkozó L-SOFT Zrt. vezérigazgatója. Szerinte ebben az esetben is célszerű rögzíteni a munkaszerződésben a telephelytől eltérő munkavégzés helyszínét. Az igénylés és jóváhagyás folyamata jellemzően valamilyen, a belső szabályozásban meghatározott módon igényelhető és egy elbírálási folyamaton megy keresztül.

A home office tervezése és jóváhagyása

A home office-t eltérő rendszerességgel, ad-hoc jelleggel is igénybe vehetik a dolgozók. És ebből fakad egy újabb tennivaló: vajon hogyan tudja a munkáltató átlátni, hogy éppen ki dolgozik otthonról, ki esetleg távoli munkahelyről, ki van szabadságon és ki betegállományban? „Ezek egy felületen történő megjelenítése a munkavégzés szempontjából mind a munkavállalók, mind a feletteseik számára hasznos” – véli Hajnal Gábor, az L-SOFT Zrt. projektvezetője.

A vezetőnek azért, hogy egy-egy szabadság vagy távollét engedélyezéséhez tudja, az adott munkaterületen, adott napokon kik fognak dolgozni. Így lehet biztosítani ugyanis az elvárt minimum létszámszükségletet a napi feladatok elvégzéséhez. A munkavállalóknak meg azért fontos egy ilyen információs felület, hogy egyszerűbben el tudják dönteni, mely napokra kérhetnek szabadságot vagy egyéb távollétet. Például egy személyes meeting megszervezéséhez is hasznos lehet, ha a vezető látja, hogy a résztvevők közül ki van távol aznap, illetve ki nincs jelen személyesen az irodában.

Akár mobiltelefonról, akár tabletről

Az L-SOFT által kifejlesztett Önkiszolgáló HR felületen elérhető TÁVOLLÉTeim modul nemcsak szabadságtervezésre használható, hanem a munkavállalók ugyanitt tudják a home office, valamint az egyéb távollét iránti igényeiket rögzíteni. Ráadásul ebben a rendszerben a home office-t és a távollétet mobiltelefonon vagy tableten is meg lehet tervezni.

Ugyanakkor a rendszerben arra is van lehetőség, hogy a munkáltató a home office-napokkal kapcsolatban egy szabályrendszert alakítson ki. Ezeket a home office-keretszabályokat előre meghatározott időszakokra lehet definiálni. Így például szabályozható az, hogy adott időszakban maximum mennyi napot lehet home office-ban tölteni heti, havi és éves szinten. Ezeket az előírásokat a rendszer képes ellenőrizni is, és hibás home office-tervezés esetén figyelmezteti is a felhasználót.

A home office-igények állapota, hasonlóan a szabadságokéhoz, lehet készre jelentett, jóváhagyott, elutasított vagy jóváhagyás-visszavonásra várakozó, hiszen ezek az igények is átesnek egy vezetői okézáson. A felettes a tervezett home office-igényekről e-mail-ben szerez tudomást, a munkavállaló pedig ugyanezen a csatornán értesül arról, hogy a vezető hogyan bírálta el a kérelmét.

Arra is képes a rendszer, hogy jelezze, ha a home office-ra és egyéb távollétre vagy szabadságra vonatkozó igények esetleg ütköznek egymással a vállalat szabályai szerint.

A távollét igénylése és jóváhagyása

A felületen nemcsak a szabadságra és a home office-ra szóló igényeket lehet rögzíteni, hanem az egyéb távollétre vonatkozókat is (ez utóbbiak közé nem tartoznak a betegségek). A felületen igényelhető távollétek körét egy munkaidőcsoportban lehet definiálni, melyben meg kell határozni, hogy mik azok az egyéb távollétek, amelyeket a dolgozó kérvényezhet és azt a felettesének jóvá kell hagyni. Ilyen távollét lehet például – mint azt már említettük – az apanap, kiküldetés, iskola, tanfolyam vagy bármely más távollét, ami az adott cégnél használatos.

Az oldalon elhelyezett tartalom az L-SOFT Zrt. közreműködésével jött létre, amelynek előállításában és szerkesztésében az Adózóna.hu szerkesztősége nem vett részt.