Meddig kell járnunk az irodát ellepő papírhegyek között? Itt a válasz

Megosztás Tetszik

Milyen iratmegőrzési kötelezettség vonatkozik a munkaügyi iratokra? Nem minden szabály mondja ugyanazt, pedig a jövedelemre, a társadalombiztosításra vonatkozó iratok nyugdíjba vonuláskor igen fontosak lehetnek. Olvasónk kérdésére Sinka Júlia adó- és számviteli tanácsadó válaszol.

Olvasónk így részletezte kérdését. Milyen iratmegőrzési kötelezettség vonatkozik a munkaügyi iratokra? Gondolok itt különösen a bérszámfejtést alátámasztó dokumentumokra (munkaszerződések, igazolások, jelenléti ívek) és az ezen iratok alapján készült NAV-bevallásokra (08-as, 01-es), be- és kijelentési nyomtatványokra, bérjegyzékekre, összesítőkre stb. Ki kell-e nyomtatni papír formájában minden NAV felé beadott bevallást, vagy elegendő elektronikusan tárolni? Mik az ide vonatkozó szabályok?

Sajnos a társadalombiztosítási és a jövedelemre vonatkozó iratokra (ideértve a munkaügyi, bérelszámolással kapcsolatos dokumentumokat) vonatkozó megőrzési kötelezettségről a törvények külön nem rendelkeznek: a Tbj., az Mt. nem tartalmaz a munkaügyi iratok megőrzésére vonatkozó előírást – figyelmeztet szakértőnk.

Ez elvileg még nem okozna gondot, hiszen úgy gondolhatnánk, az iratok általános megőrzési szabályaiból kell kiindulnunk. (Ezzel szemben azonban a hétköznapi logika alapján is arra a következtetésre jutunk, hogy a munkaügyi, társadalombiztosítással kapcsolatos iratok őrzési idejének hosszabbnak kell lennie, mint – mondjuk – egy főkönyvi kivonaténak, hiszen az érintettek nyugdíjba vonulásakor is fontosak lehetnek.)

A több mint két évtizedes, de még hatályban lévő, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény szerint az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.

E törvény meghatározza továbbá a maradandó irat fogalmát is: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.
E körbe tartoznak a kérdésben említett munkaügyi iratok (a munkavállalók adatai, a biztosításra és járulékfizetésre vonatkozó adatok), melyek tehát– a fenti előírásokból következően – nem selejtezhetők, a foglalkoztatónak meg kell őriznie azokat, illetve a cég megszűnésekor a végelszámolónak, felszámolónak gondoskodnia kell iratőrzőnél történő elhelyezéséről. 

A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló, jelenleg is hatályos 13/2005. (X. 27.) IHM-rendelet tartalmazza a másolat készítésének szabályait. A rendelet hatálya kiterjed a papíralapú közokiratról, papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére. Sajnos sem ez a rendelet, sem a számviteli törvény, sem más jogszabály nem rendelkezik arról, hogy az elektronikus másolat elkészítését követően az eredeti dokumentum (számviteli bizonylat, vagy akár a munkaügyi irat) megsemmisíthető lenne. Manapság már vannak olyan cégek, amelyek az iratmegőrzésre szakosodtak, így tetemes mennyiségű irat esetén célszerű ilyen vállalkozást megbízni ezzel.

Az adózás rendjéről szóló törvény – az adó megállapítására vonatkozó joggal kapcsolatos- előírásait is figyelembe kell venni! Az Art. 47. §. (3) bekezdése szerint az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell az adózónak megőriznie, olyan formában tárolva, hogy a dokumentumokból az adó ebben az időszakban bármikor újra megállapítható, illetve ellenőrizhető legyen.
Ez azt jelenti, hogy a 08-as, 01-es bevallásokat a biztosítottak be- és kijelentésével kapcsolatos bejelentőlapokat nem kell feltétlenül papír alapon, kinyomtatva tárolniuk, de elektronikus megőrzésükre olyan megoldást kell kitalálni, alkalmazni, amely lehetővé teszi, hogy szükség esetén azok – az Art. szerinti elévülési időn belül – bármikor reprodukálhatóak legyenek. E feltételnek eleget tesz – szerintem – a bevallások pdf. formátumban való megőrzése is, de szerencsésebb, ha (akár úgynevezett külső memórián is), de a kapcsolódó NAV-os programmal együtt archiválják.

A fentebb hivatkozott, az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével elévül, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni.

Amennyiben az adott időszak bevallását az adózó önellenőrzéssel helyesbíti az adózó javára, akkor az ezt alátámasztó bizonylatok, nyilvántartások esetében az önellenőrzés esedékességét kell az elévülési idő kezdetének tekinteni. A bérjegyzékek, az ezekről készített összesítők kapcsán a számviteli törvény elvárásai is képbe kerülhetnek!

Ugyanis a számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásoknál az iratanyag megőrzésének kérdésében a számviteli törvény 169. §-ára is figyelemmel kell lenni.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok körébe – ezeket a hivatkozott jogszabályi hely alapján legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni – az említett jegyzékek, összesítők is beletartoznak, hiszen ezek nem csak a NAV-hoz benyújtandó 08-as bevallás, de a munkabérek, közterhek könyvelését alapozzák meg, és támasztják alá az adatok valódiságát.

Tekintettel arra, hogy ugyanazon bizonylatot a számviteli előírások szerint is, meg az Art. szerint is meg kell őrizni, de az érintett jogszabályok eltérő intervallumokat állapítanak meg, így a számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozások esetében a hosszabb – azaz a számviteli törvény szerinti – megőrzési időtartam a mérvadó.