Pénzkezelés: sosem gondolná, min bukhat el az adóellenőrzésen

Megosztás Tetszik

Egyszemélyes korlátolt felelősségű társaság adóellenőrzésekor az ügyintéző közölte az ügyvezetővel, hogy nem megfelelő a pénzkezelési szabályzata, helytelen, hogy ő egyedül kezeli a pénzt (alkalmazottja nincs egyébként), és nem jó, hogy évente egyszer van pénztárzárás. Mit kellene vajon a szabályzatba írni, ki kezelheti még a pénzt, és miért nem jó az évenkénti zárás? Olvasónk kérdéseire Sinka Júlia szakértőnk válaszolt.

Először is kijelenthetjük, hogy a számvitelről szóló törvény (Szt.) 14.§. (5) bekezdése – amely szerint a számviteli politika keretében el kell készíteni a pénzkezelési szabályzatot is – kétségkívül „feladja a leckét” a kis cégeknek.

Alapelv, hogy a pénzkezelési szabályzatban is a vállalkozásra jellemző előírásokat, módszereket kell rögzíteni, azt, hogy a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségek közül melyiket választotta a társaság, sajátos körülményeire is figyelemmel. Az egyszemélyes társaságoknál – mint jelen esetben – különösen fontos szabályozni azt, hogy a társasági vagyon és a magánvagyon hogyan különül el egymástól.

Az egyszemélyes vállalkozásoknál jellemzően nincs függetlenített pénztáros, a pénzügyeket az ügyvezető, a tulajdonos kezeli. Ez nem tilos, ellenben azzal a veszéllyel jár, hogy az ügyvezető a sajátjaként kezeli a társaság pénzét, illetve költi a sajátját a társaságnál elszámolandó tételekre. E körben természetesen nem a büntetőjog hatálya alá tartozó esetekről van szó, bár azok is előfordulhatnak -, hanem adminisztratív, adójogi problémákról.

Számvitel-politikai döntés, hogy a vállalkozás készpénzt kezel-e vagy sem. Ez elsősorban attól függ, hogy van-e készpénzbevétele, vagy csak a kiadásai rendezéséhez szükséges a készpénz.

Ha van készpénzbevétel és kiadás, akkor szabályozni kell, hogy ki kezelje a készpénzt – ez a személy lehet az ügyvezető is, de a szabályzatban nevesíteni kell. Ha van készpénzkezelés, akkor kell pénztárhelyiséget, helyiségrészt is kijelölni (az ügyvezető nem tarthatja magánál a társaság pénzét). A helyiségnek, helyiségrésznek olyannak kell lennie, amely biztosítja – kívülálló számára is elfogadható módon – a pénztárban elhelyezett pénz biztonságát tűz és betörés esetére.

Azt, hogy a társaság miként, milyen mértékben képes eleget tenni a fenti biztonsági követelményeknek, a pénztárban elhelyezhető pénz maximumát (keretösszegét) is behatárolja. A vállalkozás irodájában elhelyezett páncélszekrény, pénzkazetta nyilvánvalóan kevésbé biztonságos, mint egy riasztóval, biztonsági zárral ellátott pénztárhelyiségben elhelyezett páncélszekrény.

Ezzel összefüggésben fontos, hogy ha betörés, lopás vagy sikkasztás miatt hiányzik pénz a pénztárból, úgy a keretösszeget meghaladó készpénz hiányáért a felelősség a cég vezetését terheli. Az Szt. 165. §-a alapján valamennyi pénz- és értékmozgást bizonylattal alátámasztva és késedelem nélkül kell a könyvekben rögzíteni. A pénztárban készpénzbevétel lehet a bankszámláról felvett összeg, az elszámolásra átadott és visszafizetett készpénz, az értékesítéshez kapcsolódó készpénzbefizetések, egyéb befizetések.

Ezeket a pénztári befizetéseket dokumentálhatja egyebek között a készpénzfelvétel banki alapbizonylata, az egyéb bevétel belső bizonylata, amelyeket folyamatos sorszámozással kell szigorú számadási kötelezettség alá vonni, az ügyvezető által kiállított szigorú számadási kötelezettség alá vont egyszerűsített számla, a pénztárgép ellenőrző szalagja. Nincs azonban kötelező előírás arra, hogy a pénztárba befizetett összegről bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani.

A pénztárból kifizetést teljesíteni a kapott készpénzes (egyszerűsített) számla, a bankszámlára történő készpénzbefizetés alapbizonylata, az egyéb pénzkiadások belső bizonylata alapján lehet, amelyeket ugyancsak folyamatos sorszámozással kell szigorú számadási kötelezettség alá vonni (tehát kiadási pénztárbizonylat sem kell kötelezően).

Fentieket a pénzkezelési szabályzatban kell rögzíteni. Pénztárból történő kifizetéskor a bizonylaton fel kell tüntetni a sorszámon kívül a kifizetés keltét, és alá kell írni a bizonylatot a pénzkezelést végző személynek és a pénzfelvevőnek (ez utóbbinál az azonosításához szükséges adatok feltüntetésével).

Ha az ügyvezető egyben a pénztáros is, akkor nincs értelme külön utalványozóról, engedélyezőről beszélni a szabályzatban. Az ellenőrzési feladatok a könyvelést megelőzően is elvégezhetők.

A pénzforgalomról nyilvántartást kell vezetni. Ugyanis folyamatosan, naprakészen tudni kell – mind a cég saját érdekében, mind egy esetleges külső ellenőrzés miatt –, dokumentálni szükséges, hogy a pénztárban mennyi készpénznek kell lennie.

A pénzforgalomról (a szabályszerűen bizonylatolt pénztári tételekről, bevételekről, kiadásokról) folyamatosan, a felmerülés sorrendjében vezetett nyilvántartást (pénztárjelentést, pénztárkönyvet) a pénzforgalom nagyságának függvényében naponta vagy hetente, de legalább havonta le kell zárni – ez nem tévesztendő össze a könyvviteli zárlattal, amely esetében az Szt. szerint valóban az év végi (egyszeri) zárás a kötelező (Szt. 164. §).

Záráskor – ez az egyszemélyes vállalkozások esetében feltehetőleg elégséges havonta – meg kell állapítani a bevételek és a kiadások végösszegét, azok egyenlegét, a pénztárban lévő címletenkénti pénzállományt, az előző időszaki pénzállomány figyelembevételével a számszaki egyenleget, a pénztári nyilvántartás szerinti záró pénzkészletet. Ezt össze kell hasonlítani a ténylegesen meglévő pénzkészlettel, és az esetleges eltérés okát meg kell vizsgálni. A pénztárkönyvben rögzített pénzkészlet meglétét az ügyvezető aláírásával igazolja. (Amennyiben a kft.-nél valutaforgalom is van, arról külön valuta-pénzforgalmi nyilvántartást kell vezetni valutanemenként külön-külön.)

A pénztárt kezelő ügyvezető ellenőrzési feladatai általában a klasszikus pénztári feladatokkal megegyeznek, elsősorban a nyilvántartás vezetése, a be- és kifizetések bizonylatai alaki és tartalmi vizsgálatára terjednek ki. A függetlenített belső ellenőrzés a kérdésben említett feltételekkel dolgozó cégeknél a könyvelő feladata lesz. Ez a könyvelést megelőzően a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzését, a pénzforgalomról vezetett nyilvántartás helyességének ellenőrzését jelenti elsősorban.

Ellenőrizni kell továbbá, hogy a pénzforgalomról vezetett nyilvántartásba (pénztárjelentés) bevezetett tételekhez kapcsolódóan hiánytalanul megvannak-e a pénztári alapbizonylatok, és azok az előírt szigorú számadási kötelezettségnek megfelelnek-e. A könyvelőnek az ellenőrzött (majd könyvelt) okmányokat, számadásokat kézjegyével kell ellátnia.

Amennyiben mulasztást, szabálytalanságot vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezésekkel ellentétes gyakorlatot tapasztal, köteles erről jegyzőkönyvet felvenni, és azt a pénzkezelést végzővel (az ügyvezetővel) aláíratni.

Az egyszemélyes vállalkozásoknál a készpénz felvételét és szállítását is az ügyvezető végzi. Ez esetben a felelőssége a pénz átvételétől a pénztárba, illetve a bankba történő elhelyezésig tart. A készpénz szállításánál figyelembe kell venni a vagyonvédelem szempontjait és a biztosító kártérítési felelősségvállalásának feltételeit is.

Ennek megfelelően a szabályzatban ki kell térni az ügyvezető által szállítható készpénz nagyságrendjére, annak függvényében, hogy a szállítás milyen módon történik (riasztójelzést adó pénzszállító táskával, gépkocsival, postai szállítással vagy egyéb módon). A pénzkezelési szabályzatban rögzíteni kell azt is, hogy ki rendelkezhet a bankszámlák felett, s milyen formában érvényesül a felelőssége.