Irathiány miatt bírságolnak a revizorok

Megosztás Tetszik

Súlyos bírságokra számíthatnak idén azok a vállalkozások, amelyek nem teljesítik a működésük során keletkező dokumentumok hiánytalan megőrzésére vonatkozó kötelezettségeiket. Az iratok rendszerezése és gyors visszakereshetősége a cégek saját érdeke, sok hazai vállalkozás mégsem veszi kellően komolyan az ezzel kapcsolatos feladatait.

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) az év elején ismertette a 2012-es adóévre vonatkozó ellenőrzési irányelveit, és bejelentette, hogy célja a tavalyinál mintegy 1000 milliárd forinttal több adóbevétel elérése a költségvetés számára - elsősorban az adózói bázis kiszélesítésével. Miközben az azonosított adózók száma várhatóan növekedésnek indul idén, a vállalkozásoknak az ellenőrzéseknél is egyre szigorodó feltételekre, és növekvő bírságokra kell számítaniuk, a múlt év végén elfogadott törvényi módosításoknak megfelelően - Sándor Zsolt, a Deloitte CRS Kft. igazgatója.

Az ellenőrzések során az adóhatóság a vállalkozásnál fellelhető bizonylatok és dokumentumok megfelelő, rendezett állapotban történő átadását várja el, akár több évre visszamenőleg keletkezett dokumentumok esetén is, olvasható a Deloitte közleményében. Az ellenőrzések időtartalmának elhúzódása, illetve az esetleges hiánypótlások elkerülése érdekében fontos a vállalatok számára az ügyletek során keletkező iratok, dokumentumok hiánytalan megőrzése, valamint azok gyors visszakereshetőségének biztosítása, ugyanis 2012 januárjától az iratmegőrzési kötelezettség nem teljesítése akár 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható.

Az iratmegőrzési kötelezettségek közül kiemelkedik a nyomdai úton előállított bizonylatok megőrzésének kötelezettsége, melynek elmulasztása esetén a szankció mértéke hiányzó számlánként / nyugtánként 500 ezer forintig is terjedhet. Mindezen túlmenően, amennyiben a bizonylatokat nem a bejelentett iratőrzési helyen tárolja a társaság, fel kell készülni akár nagy mennyiségű dokumentum néhány munkanapon belüli „utaztatására” is, ami szintén nem elhanyagolható költséget jelent.

A törvényes működés fenntartása mellett, (és annak érdekében) az egyetlen logikus lépés a cégek számára ebben a környezetben az lehet, hogy még az eddiginél is nagyobb figyelmet fordítanak az iratmegőrzés, dokumentumkezelés területére - a fentiekből eredő kockázatok kezelésének egy alternatívája lehet a digitális dokumentumkezelés.

Az iratkezelés folyamata akár teljesen „papírmentessé” is tehető: a papíralapú dokumentumok digitalizálása és ezt követő feldolgozása révén mind az alapdokumentumok, mind pedig a számviteli, adó- és bérszámfejtési nyilvántartások könnyen – az interneten keresztül gyakorlatilag bárhonnan - hozzáférhetőek maradnak, elvesztésük, elkeveredésük, megsemmisülésük szinte kizárható. A számviteli-, illetve az adószabályok pedig meghatározott feltételek – fokozott biztonságú elektronikus aláírás és időbélyegző – megléte esetén a papír alapú bizonylatokkal egyenértékűnek fogadják el az elektronikusan előállított, illetve papírból digitalizált bizonylatokat, ezáltal nélkülözhetővé téve a papír alapú bizonylatok megőrzését.

Mindennek az lehet az eredménye, hogy a vállalkozás minimálisra csökkentheti az iratkezeléssel kapcsolatos hibalehetőségek számát, és a bírságolás kockázatát. Ezen felül mintegy ráadásként jelentkeznek további előnyök, hiszen a digitális dokumentumkezeléssel a cég növelheti működésének hatékonyságát is, a papír dokumentumok kezelésére vonatkozó tevékenységekre fordított jelentős erőforrások, illetve idő megtakarításával.