Amit a kiküldetési költségek adózásáról és elszámolásáról tudni kell

Megosztás Tetszik

Kell-e adózni a dolgozók szállásköltsége és étkeztetése után belföldi kiküldetés esetén? Olvasónk kérdésére Juhász Tibor okleveles nemzetközi és ellenőrzési adószakértő válaszolt.

„Egy budapesti kft. alkalmazottai több hónapon keresztül egy vidéki nagyvárosban dolgoznak. Mivel a dolgozók budapestiek, a cég szállást bérel részükre a munkavégzés helyén. Elszámolható-e ez a számlával igazolt szállásköltség adómentesen? A dolgozók étkeztetését vendéglátóipari helyen oldja meg, melyről számlát kér. Elszámolható-e ez a költség, illetve hogyan kell adózni utána? – tudakolta olvasónk.

Juhász Tibor szakértőnk a következő választ adta:

A munkavállaló belföldi kiküldetést teljesít, ha a munkáltató őt munkavégzési céllal más helyre küldi, mint ami a munkaszerződésben, mint a munkavégzés helye, rögzítésre került.

Ezt dokumentálja az úgynevezett (külföldi vagy belföldi) „kiküldetési rendelvény”, amelyen minden, a kiküldetéssel kapcsolatosan felmerült költséget lehet és kell elszámolni.

Ezek a költségek a következők:
• utazási költségek;
• napidíj;
• szállásköltség;
• egyéb dologi költségek.

Fontos tudnivalók az elszámolható költségekkel kapcsolatosan:

Utazási költségek
• Itt kell elszámolni a saját gépkocsi használat esetén adott költségtérítést, amely adómentes mértéke kilométerenként 9 forint + a NAV norma szerinti üzemanyagár.
• Az elszámolás bizonylata az kiküldetési rendelvény.
• A 9 forint/kilométer + NAV norma szerinti üzemanyag feletti kifizetés adókötelezettség alá esik a kiküldött egyéb bevételének számít, amiből szja-előleget kell levonni.

A napidíjról a 278/2005. (XII. 20.) kormányrendelet rendelkezik. A napidíj  (Szja tv. 25 § 3.sz.mell.II.7.b)) munkaviszonyos jövedelem, egyéb esetben. Az étkeztetés üzleti reprezentáció, ajándék (Szja tv. 3. § 26-27. pontok és Szja tv. 70. §)
• A kiküldetés alatti élelmezési költségek fedezetére szolgál.
• Elszámolható az étkezés bizonylataival vagy költségátalányként.
• Legalább 500 forint költségátalányt kell fizetni a kiküldöttnek, ha a távollét időtartama eléri a 6 órát.
• A hónap folyamán elszámolt 500 forint feletti napidíj összege szintén adóköteles ellátás a kiküldött egyéb bevételeként, szja-előleget kell belőle levonni.
• Amennyiben a szállodaszámla tartalmazza a kötelező reggeli árát is, a napidíj összegét 20 százalékkal csökkenteni kell.

Szállás- és dologi költségek
• Csak számlával számolhatók el.

A kiküldetési rendelvénnyel kapcsolatos előírások a következők:
• Nyomtatványboltokban kapható nyomtatvány. (Szigorú számadású nyomtatvány, amennyiben rajta nagyobb érték kerül elszámolásra, mint a nyomtatvány értéke.)
• A kifizetőnek két példányban kell kiállítania.
• Fel kell rajta tüntetni
o a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,
o a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését és forgalmi rendszámát, amelyre vonatkozóan utazási költségtérítést számol el a kiküldött,
o a hivatali, üzleti utazás célját, időtartamát,
o útvonalát, a futásteljesítményt
o az utazás költségtérítését, valamint annak kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag fogyasztási norma, üzemanyagár);
o élelmezési költséget (azaz napidíjat).
• Az eredeti példány a kifizetőé (azaz a cégé, aki kiküldi a magánszemélyt).
• A másolat a kiküldötté, amit (5+2) évig meg kell őriznie.

Kiküldetés elszámolható a munkavállalón kívül a megbízásos jogviszony, a tagi jogviszony (azaz tulajdonos, részvényes), vagy bármely más okból (például gazdasági társaság tisztségviselőjeként) felmerült hivatali, üzleti utazás esetében is.

A magánszemély (azaz, a kiküldött) a saját tulajdonában álló gépkocsijával kapcsolatosan költséget számol el, vagy az adóbevallásában költséget kíván elszámolni, akkor cégautó-adó fizetési kötelezettsége is keletkezik.

Ha a kiküldő csak a fenti (9 forint/kilométer + NAV norma szerinti üzemanyag-fogyasztás) összeget térít meg a kiküldött számára, és megfelelő bizonylattal számol el, akkor nem keletkezik adófizetési kötelezettség.

Az Szja. törvény 7. § (1) g) pontja értelmében a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni a magánszemélynek adott olyan összeget (utalvány értékét) – ideértve hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára, a külföldi kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára szolgáló összeget is –, amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, vagy – ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg – ezt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti.  

Lényegében ugyanez a helyzet a munkásszálláson vagy szolgálati lakásban történő elhelyezés esetén.  Az Szja. törvény 1. számú mellékletének 8.6. alpontja f) pontja értelmében adómentes a szolgálati lakásban, munkásszálláson történő elhelyezés.

E rendelkezés alkalmazásában munkásszállás a kifizető tulajdonát képező vagy általa bérelt olyan szálláshely, amely lakóhelyiségenként egynél több, a kifizetővel munkaviszonyban lévő olyan magánszemély elhelyezésére szolgál, akinek nincs lakóhelye azon a településen, ahol munkahelye van. Nem tekinthető viszont munkásszállásnak az a szálláshely, ahol a kifizető olyan magánszemélyt, illetve ennek hozzátartozóját szállásolja el, akivel a társasági adóról szóló törvény szerinti kapcsolt vállalkozásnak minősülő esetekben meghatározott kapcsolat áll fenn.