Külföldi kiküldetéskor kell-e úti jelentést készíteni?

Megosztás Tetszik

Külföldi kiküldetés költségeinek elszámolásához kötelezően szükséges-e az úti jelentés megléte? Abban az esetben, ha a vállalkozás vezetője a kiutazó, kinek kell beszámolnia az úti jelentéssel? – kérdezte olvasónk. Surányi Imréné szakértőnk válaszolt.

A kiküldetéshez kapcsolódó „úti jelentés” készítését az adószabályozás nem írja elő, külön úti jelentés készítése nélkül is a társasági adóról (tao) szóló törvény 3. számú mellékletének B/3. pontja értelmében céggel munkaviszonyban álló magánszemély, illetve vezető tisztségviselője, tevékenységében személyesen közreműködő tagja részére személyi jellegű egyéb kifizetésként elszámolt összeg és az ahhoz kapcsolódó, törvényen alapuló, az államháztartás valamely alrendszere számára történő kötelező befizetés, a vállalkozási tevékenység érdekében felmerült költségnek minősül, tehát nem növeli a taoalapot.

Ugyanakkor a szja-kötelezettség szempontjából a külföldi út cég által viselt költségének megítéléséhez tartozik, hogy a hivatali, üzleti utazás fogalma szerint [személyi jövedelemadóról (szja) szóló törvény 3. § 10. pont] a magánszemély jövedelmének megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás vehető figyelembe, kivéve az olyan utazást, amelyre vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti.

Másrészt viszont nem keletkezik szja-köteles bevétel a cég tevékenységében közreműködő magánszemély részére a munkavégzés feltételének biztosítása érdekében a cég által viselt költség miatt akkor sem, ha a tevékenység hatókörében történő igénybevétel mellett egyébként nem zárható ki a magáncélú igénybevétel (például szabadidőben múzeumlátogatás, városnézés) [szja-törvény 4. § (2a) bekezdés)].

Mindez azt jelenti, hogy, ha a cég tevékenységének (export/import), az utazás körülményeinek (például a külföldi partnerekkel szükséges kapcsolattartás) dokumentálása alapján a kiküldetés valóban üzleti utazás:

– A jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni az üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértékét, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is, továbbá az üzleti utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértékét, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is, illetve a kiküldetési rendelvény alapján az üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket [szja-törvény 7. § (1) bekezdés r) és q) pont].

– A külföldi kiküldetésre tekintettel megszerzett bevétel (napidíj) 30 százaléka, de legfeljebb a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló kormányrendelet szerint naponta elszámolható 15 eurónak megfelelő forintösszeg igazolás nélkül a bevételből levonható [szja-törvény 4. § (1) bekezdés; 3. számú melléklet II./7. pont].

– Egyes meghatározott juttatásnak minősül a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés vagy más szolgáltatás cég által viselt (a nevére szóló számlák alapján elszámolt) költsége révén a magánszemélynek juttatott adóköteles jövedelem, amelynek 1,19-szerese után a céget 16 százalék szja és 27 százalék egészségügyi hozzájárulás terheli [szja-törvény 70. § (1) a) pont].

Amennyiben kétséges a kiküldetés üzleti jellege, a cég által elszámolt költség a magánszemély adott jogviszonyból származó adóköteles bevétele, illetve az szja-törvény 70. § (3) bekezdés b) pontjának második fordulata alapján egyes meghatározott juttatás (pl. csapatépítés címén döntően vendéglátásra, szabadidő programra irányuló rendezvény esetén).

Összegezve: az szja-kötelezettség elbírálásához – bár nem kötelező – egy esetleges ellenőrzés esetén hasznos lehet, ha a cég számára úti jelentést készít a kiküldött.