Belföldi és külföldi kiküldetés dokumentálása

Megosztás Tetszik

Hogyan kell dokumentálni a belföldi és külföldi kiküldetést, elszámolást munkaviszonyban és megbízási jogviszonyban? Olvasói kérdésre Surányi Imréné okleveles közgazdász válaszolt.

A kérdés részletesen így szólt: Munkavállaló belföldön konferenciára utazik saját gépkocsijával. A belföldi kiküldetési és költségelszámolás B.sz.ny 18-70 r.sz. formanyomtatvány I. fejezete a kiküldetési utasítás, ezt kiadom részére a saját gépkocsi hivatali célú használata végett, továbbá a kiküldetési rendelvényt B.18-73/új/V.r.sz is kiadom számára. A megbízási szerződéssel alkalmazott ugyanerre a konferenciára ugyanúgy saját gépkocsijával utazik, számára milyen nyomtatványokat kell kiadnom? Ha a megbízott vonattal utazna, esetében milyen dokumentumigénye lenne a kiküldetésnek és az elszámolásnak? Ugyanígy a külföldi kiküldetés is érdekel mindkét foglalkoztatási forma esetére, a B.sz.ny 7300-260 r.sz. nyomtatványt ismerem, aminek I. fejezete kiküldetési utasítás, ezt kiadhatom megbízás alapján foglalkoztatottnak? A belföldi és külföldi kiküldetés elrendelése – dokumentumigénye – közti különbözőség munkavállaló és megbízott esetében a fő kérdésem.

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA:

A hivatkozott nyomtatványokra vonatkozó kérdéseire szabályt az adótörvények nem tartalmaznak.

Ugyanakkor a saját személygépkocsival történő hivatali, üzleti utazás költségeinek megtérítésére szolgáló kiküldetési rendelvény fogalmát, tartalmát és annak kezelését a személyi jövedelemadóról szóló törvény (szja-törvény) 3. § 83. pont; 7. § (1) bekezdés r) pont, 3. számú melléklet II. 6. pont rendelkezései szabályozzák.

A szja-törvény kötelező formanyomtatványt nem ír elő, csak arról rendelkezik, hogy a kiküldetési rendelvényben a következő adatokat kell feltüntetni:

♦ a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,

♦ a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát,

♦ a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát,

♦ a futásteljesítményt,

♦ az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).

A kiküldetési rendelvényt két példányban kell kiállítani, eredeti példányát a kifizetőnek, másolatát a magánszemélynek a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával meg kell őriznie.

Kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is.

Kiküldetési rendelvény alapján bármely, a hivatali, üzleti utazást elrendelő személy (általában a kifizető) fizethet költségtérítést, így az alkalmazható munkaviszony, megbízásos jogviszony, vagy bármilyen okból (például önkéntes munka során) felmerült hivatali, üzleti utazás esetében.

A kiküldetési rendelvény a belföldi és a külföldi kiküldetések esetében egyaránt alkalmazható, és azt nem szükséges esetenként kiállítani. Egymást követő hivatali, üzleti utazások esetén folyamatosan is vezethető, és a költségtérítés előre meghatározott elszámolási időszakonként (például hetente, havonta) történő elszámolással is kifizethető.

Az utazásra kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén az előzőek szerint kapott összeget a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni [szja-törvény 7. § (1) bekezdés r) pont].

A jövedelem kiszámításánál szintén nem kell figyelembe venni

♦        közösségi közlekedés igénybevételével történő utazás esetén a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértékét, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is [szja-törvény 7. § (1) bekezdés q) pont];

♦        a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértékét, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is [szja-törvény 7. § (1) bekezdés q) pont],

valamint általában a magánszemélynek adott olyan összeget (ideértve hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára, külföldi kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára szolgáló összeget is), amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, vagy – ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg – ezt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti [szja-törvény 7. § (1) bekezdés g) pont]. Ez utóbbi rendelkezés azonban olyan kiadások esetén, amelyeket a törvény nem ismer el a magánszemélynél költségnek nem alkalmazható

Egyebekben a belföldi és külföldi kiküldetési költségek számviteli elszámolására vonatkozó helyi szabályozás keretében előírt nyomtatványok használatáról és egyéb tudnivalókról információt a helyi szabályozás előírója tud adni.