Amit a külföldi kiküldetésről, napidíjról, költségelszámolásról tudni érdemes

Megosztás Tetszik

Olvasónk a külföldi kiküldetéshez kapcsolódóan több kérdést tett fel, amelyek érintik a kiküldetési rendelvényt és annak használatát, a napidíjat, illetve a költségelszámolásokat is. A kérdéseket Horváthné Szabó Beáta adószakértő válaszolta meg.

A kérdések részletesen így hangzanak:

1. Mik a külföldi kiküldetési rendelvény kötelező tartalmi elemei?
2. Mely keletkezett számlákat köteles feltüntetni a dolgozó a kiküldetési rendelvényen (szállás, utazás, tömegközlekedési jegy, repülőjegy, étkezés stb.)? Kiküldetési rendelvényen csak számla fogadható el, vagy egyéb keletkezett bizonylat, nyugta is?
3. A keletkezett számlákat tételesen szükséges-e feltüntetni a kiküldetési rendelvényen (sorszáma, kelte, összeg, fizetési mód, számla típus)?
4. Beszerzés által intézett szállás foglalás (általuk előre céges kártyával kifizetett, vagy utólag érkezett (e-számla/postai) átutalásos számla, melyek a küldött személyen nem futnak át közvetlenül) esetében a számlát fel kell-e tüntetni a kiküldött személynek kiküldetési rendelvényen? Amennyiben igen: több kiküldött személy esetében minden egyes kiküldött személynek fel kell tüntetnie a rendelvényén ezt a költséget?
5. Külföldi kiküldetési rendelvényt minden esetben kell készíteni?
6. Mi az, ami után kell napidíjat fizetni? (Minimum 8 órás külföldi tartózkodás szükséges hozzá, vagy 1 óra után is szükséges fizetni?) Ezt belső szabályozás határozza meg?
7. A napidíjon felül milyen költségek számolhatók el (szállás, utazás, étkezés stb.)?
8. Melyik szervezeti egység feladata a kiküldetések ellenőrzése, tárolása?
9. Hány példányban szükséges előállítani a rendelvényt?

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA

1. Mik a külföldi kiküldetési rendelvény kötelező tartalmi elemei?

A kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).

2. Mely keletkezett számlákat köteles feltüntetni a dolgozó a kiküldetési rendelvényen (szállás, utazás, tömegközlekedési jegy, repülőjegy, étkezés stb.)? Kiküldetési rendelvényen csak számla fogadható el, vagy egyéb keletkezett bizonylat, nyugta is?

A kiküldetési rendelvény a saját gépjármű-költségtérítés elszámolásához szükséges. Azon nem kell az üzleti utazáson felmerült egyéb kiadásokat feltüntetni. Ez utóbbi költségek elszámolása a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (szja-törvény) 7. § (1) bekezdés g) vagy q) pontja alapján a cégnél alkalmazott költségelszámolási szabályzatban foglaltak szerint történik.

Az üzleti utazással kapcsolatos kiadások elszámolása szabályszerű számla alapján történik, ha a szolgáltatást nyújtó számla kibocsátására kötelezett. Amennyiben az utazás külföldön valósul meg, úgy olyan számviteli bizonylat szükséges a költség elszámolásához, mely tartalmazza a költség összegének megállapításához szükséges valamennyi adatot (így például a kiadás összegét és pénznemét) is.

3. A keletkezett számlákat tételesen szükséges-e feltüntetni a kiküldetési rendelvényen (sorszáma, kelte, összeg, fizetési mód, számla típus)?

A törvény nem ír elő ilyen kötelezettséget, ezt véleményem szerint a belső költségelszámolás során kell a cég által alkalmazott nyomtatványon, vagy elektronikus formában rögzíteni.

4. Beszerzés által intézett szállás foglalás (általuk előre céges kártyával kifizetett, vagy utólag érkezett (e-számla/postai) átutalásos számla, melyek a küldött személyen nem futnak át közvetlenül) esetében a számlát fel kell-e tüntetni a kiküldött személynek kiküldetési rendelvényen?

Nem kell feltüntetni, ez esetben az üzleti utazással kapcsolatos költségelszámolási szabályokat a számviteli előírások szerint kell követni. Fontos azonban megemlíteni, hogy az üzleti utazásra vonatkozó dokumentumokat célszerű egy nyilvántartásban rögzíteni annak érdekében, hogy egy esetleges adóellenőrzésnél az utazás üzleti célja, és az egyes tételek utáni adókötelezettség megállapítása, illetve bizonyítása egyszerűbb legyen.

5. Külföldi kiküldetési rendelvényt minden esetben kell készíteni?

Nem kötelező, ez csupán a gépjárműköltség adómentes elszámolásához szükséges. Ugyanis az szja-törvény 7. § (1) bekezdés r) pontja szerint a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket.

6. Mi az, ami után kell napidíjat fizetni? (Minimum 8 órás külföldi tartózkodás szükséges hozzá, vagy 1 óra után is szükséges fizetni?) Ezt belső szabályozás határozza meg?

A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) előírásai szerint a munkáltató köteles megtéríteni a munkavállaló költségét, mely a munkavállaló munkájának teljesítése érdekében merül fel. Amennyiben a munkáltató pl. nem egyes meghatározott juttatásként számolja el a kiküldetés során felmerült étkezés értékét, akkor napidíjat állapíthat meg.

A napidíj összegének meghatározása a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. kormányrendelet alapján és az szja-törvény 3. számú melléklet II. Igazolás nélkül elszámolható költségek fejezet 7. pont b) alpontja szerint történik. A napidíj összegét a munkaadó határozza meg, melyből költségként a bevétel 30 százaléka, de legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő forintösszeg számolható el.

A kormányrendelet 3. §-ának (1) bekezdése alapján a kiküldetés időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. Az időtartam megállapítása szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indulási időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy az adott kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy a fennmaradó törtrész – amennyiben legalább 8 óra – egész napnak számít. Amennyiben a kiküldetésben töltött idő 24 óránál rövidebb, de a 8 órát eléri, az egész napnak számít.

7. A napidíjon felül milyen költségek számolhatók el (szállás, utazás, étkezés stb.)?

Minden, a tevékenység érdekében felmerült költség elszámolható. Ebből az utazás és szállás megfelelő számlák alapján adómentesen elszámolható az szja-törvény 7. §. q) pontja alapján. Az étkezés, ha nem napidíjként fizetik, akkor egyes meghatározott juttatásként adózik.

8. Melyik szervezeti egység feladata a kiküldetések ellenőrzése, tárolása?

Véleményem szerint elsődlegesen annak kell ellenőriznie, aki a kiküldetést elrendelte, és a költségelszámolást jóváhagyja. Persze ettől függetlenül a pénzügynek és a belső ellenőrzésnek is feladata az ellenőrzés.

9. Hány példányban szükséges előállítani a rendelvényt?

A kiküldetési rendelvény, ha papír alapon készül két példányban kell kiállítani.