Volt munkavállaló céges e-mail-fiókja: ezt teheti vele a munkáltató

Megosztás Tetszik

Megnézheti-e a kilépett munkavállaló céges e-mail-fiókjának tartalmát, és ha igen, meddig jogosult erre? Olvasói kérdésre dr. Kéri Ádám ügyvéd válaszolt.

A kérdés részletesen így szólt: Munkavállalónk (üzletkötő munkakörből) rendes felmondással távozik a cégtől. Belső szabályzatunk szerint céges e-mail-címét munkahelyi tárgyú levelezésre használhatja. Távozása után van-e jogunk bizonyos ideig fiókját fenntartani, és nyilatkozatával egy másik munkavállaló jogosult-e a beérkező üzleti célú levelek megtekintésére? Esetleg (mivel kizárólagosan munkaügyi célú levelekről van szó) a bejövő fiókja átirányítható-e másik kolléga e-mail-fiókjába?

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA:

Ez egy rendkívül hasznos kérdés! A kérdés megválaszolásához alapvetően az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényt (Info tv.), illetve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) vonatkozó gyakorlatát kell ismerni.

A munkáltató a munkavállaló e-mailjeit a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) 11. §-a alapján ellenőrizheti, melynek alapja a munkáltató jogos érdeke (nem a munkavállaló hozzájárulása), viszont ennek módjáról a munkavállalót előzetesen tájékoztatni kell (lásd Mt.+Info törvény). Ez most ugyanakkor jelen helyzet szempontjából másodlagos. Azt is kimondja ugyanakkor az Mt., hogy az ellenőrzés nem járhat az emberi méltóság sérelmével és a munkavállaló magánélete nem ellenőrizhető. Ez viszont itt releváns lesz.

A fentiekből több dolog is következik. Egyrészt a munkaviszony megszűntével a munkavállaló hozzáférését a munkáltató azonnal köteles megszüntetni, ellenkező esetben adatvédelmi incidens jönne létre az adatok jogosulti körből történő kikerülésével. Ezt jövőre a NAIH minden valószínűség szerint már bírságolni is fogja.

Másrészt kezdeni kell valamit a később beérkező e-mailekkel is. A meglévő és az érintett kolléga nevére létrehozott e-maileket a munkáltató szintén jogos érdekére, mint jogalapra támaszkodva ésszerű átmeneti ideig ellenőrizheti. A jogalap tehát a jogos érdek (ügyféladatok megfelelő fogadása, intézése), az adatkezelés ugyanakkor nem tarthat tovább, mint ameddig feltétlenül szükséges (nem tarthat túlzottan hosszan). Azzal az eshetőséggel azonban kell számolni, hogy a munkavállaló a tiltás ellenére magánjellegű levelezést is bonyolíthat (ott).

A személyes privát adat kezelése tiltás esetén is jogellenes. A NAIH ajánlása szerint éppen ezért automatikus módon tájékoztatni kell a levél küldőjét, hogy a levelet a jövőben más személy olvassa, illetve, hogy a jövőben kivel veheti fel a kapcsolatot, ha a munkáltatót keresi.

Természetesen, amennyiben a tartalom magánjellege nyilvánvalóvá válna, ahhoz nem szabad majd hozzáférni.

A tájékoztatás a lehetséges rizikót a minimálisra csökkenti, ennél több a munkáltatótól később sem várható el. Az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendelete (GDPR) az adatkezelés feltételeit 2018. május 25. napjától jelentősen szigorítja, ám ez a gyakorlat feltehetően a GDPR-nak is megfelel, mivel az a jogos érdeket, mint adatkezelési jogalapot kifejezetten kihangsúlyozza.

OLVASSA EL kapcsolódó cikkünket! 
5 fontos lépés, hogy felkészüljön az adatvédelmi rendelet alkalmazására