Munkaidő-nyilvántartás e-mailben

Megosztás Tetszik

Elegendő-e e-mailben kiküldeni a dolgozóknak a havi munkaidő-nyilvántartásukat? – kérdezte az Adózóna olvasója. Dr. Hajdu-Dudás Mária ügyvéd válaszolt.

A kérdés konkrétan így szólt: "Ha egy cégnél a dolgozók a havi munkaidő-nyilvántartásukat e-mailben kapják, kötelező-e a munkaidő-nyilvántartást aláírva visszagyűjteni és eltenni? Elegendő-e, ha a kiküldést bizonyítani tudja a munkáltató? Milyen feltételekkel és hogyan oldható ez meg a legkevesebb adminisztrációval?"

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA:

Az Mt. 134. § szerint a munkáltató köteles naprakészen nyilvántartani a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét kezdő és befejező időpontját, továbbá a szabadság tartamát is. Ugyanakkor a törvény arról külön nem rendelkezik, hogy a nyilvántartási kötelezettségnek a munkáltató milyen formában kell eleget tegyen, így e körben a bírósági gyakorlatra támaszkodhatunk.

A nyilvántartásnak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:

» legyen ellenőrizhető a munkavállaló és a hatóság számára is,

» legyen hiteles, azaz az abban foglalt adatok valóságnak megfelelőségét a munkáltató és a munkavállaló is igazolja,

» legyen teljes és való, az valamennyi szükséges adatot tartalmazzon, és valamennyi munkavállaló tekintetében rögzítse a munka- és pihenőidő kezdetét és végét,

» legyen a munkavégzési helyen megtalálható, ha azt a munkakör jellege, illetve a munkaszervezés körülményei lehetővé teszik.

Megfelelő mind a papíralapú, mind az elektronikus formában készített nyilvántartás, a lényeg, hogy abból később is hitelesen visszakereshetőek legyenek a munka- és pihenőidővel kapcsolatos adatok.

Arra nézve, hogy ki vezesse a nyilvántartást, a törvény szintén nem tartalmaz előírást. Mivel azonban a kötelezettség a munkáltatót terheli, a munkavállaló által vezetett nyilvántartás csak abban az esetben válik érvényessé, ha azt a munkáltató vagy az általa feljogosított személy leigazolta. A munkáltató terhére értékelhető, ha a munkaidő-nyilvántartások nem tartalmazzák a munka kezdetének és befejezésének időpontját, ugyanis ebben az esetben a munkáltató által vezetett nyilvántartás nem felel meg a jogszabályi előírásoknak, hiszen nem derül ki a konkrét munkavégzés ideje.

A bírói gyakorlatból érdekesség: a BH 2013.2 26. szerint a nyilvántartás vezetése során a beosztáshoz képest végrehajtott változtatásokat, például a munkavállaló kérésének megfelelő műszakcserét, az engedélyezett távollét megállapodáson alapuló ledolgozását is megfelelően dokumentálni kell. A Salgótarjáni Munkaügyi Bíróság 2. M. 1144/2005/20. számú ítélete szerint „a jelenléti ív az, amelyre a dolgozó beírja a munkahelyre történő érkezésének és távozásának pontos időpontját, és azt a munkahelyi vezető leigazolja, vagy a jelenléti ívet a munkahelyi vezető tölti ki, de azt a dolgozó aláírásával igazolja”.

Az adminisztrációs kötelezettségen könnyítő szabályként kínálja fel az Mt. 134. § (3) bekezdésének lehetőségét, mely alapján a rendes és rendkívüli munkaidőt tartalmazó nyilvántartás az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető. Az ekként vezetett beosztást-nyilvántartást elég a hónap végén kinyomtatni és jóváhagyólag aláíratni a munkavállalóval. Ez a rendelkezés azt teszi lehetővé, hogy a beosztást tekintsük a munkaidő-nyilvántartásnak is, feltéve, hogy ha változás van, azt a munkáltató naprakészen átvezesse.

A kérdés szerinti esetet, amikor a havi munkaidő-nyilvántartást e-mailben kapják meg a munkavállalók, akként értelmezem, hogy erre vonatkozik (hiszen egyébként naprakészen kell vezetni).  Az e-mailben történő kiküldés és visszaigazolás megfelelő megoldás, azaz nem probléma, ha nem nyomtatja ki a munkáltató a nyilvántartást, de e-mailben a munkavállalónak mindenképpen vissza kell jeleznie, hogy egyetért vagy nem ért egyet a munkaidő-nyilvántartással. Hatósági ellenőrzés esetén ugyanis be kell mutatni a nyilvántartás munkavállalóval történő leigazoltatását is. Megítélésem szerint ennél egyszerűbb megoldás közvetlenül a beosztáson történő munkavállalói aláírás, de persze nyugodtan lehet kreatív a munkáltató, a lényeg, hogy a fentiekben ismertetett szabályok betartásra kerüljenek.