Amit tudni akart a számlázóprogramokról és meg is merte kérdezni

Megosztás Tetszik

Nem egyszerű eligazodni a számlázóprogramokkal kapcsolatos szabályokban, ezt tanúsíthatják az Adózónához érkező kérdések is. Ezúttal a Nemzeti Adó- és Vámhivatalhoz beküldött gyakran ismétlődő kérdéseket és a NAV válaszait közöljük.

A NAV közleményt adott ki az adózókban a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet [a továbbiakban: Számlarendelet] kapcsán felmerülő gyakori kérdésekre adott válaszairól.

I. Számlázóprogram és számlázóprogram-azonosító

1. Hogyan határozható meg a számlázóprogram (programmodul, programfunkció) fogalma egzakt módon abban az esetben, ha a számlázó funkciókat is tartalmazó program számos más funkciót is ellát (például ügyféltörzs-kezelés, szerződés-kezelés, raktárkészlet-kezelés, tehát a számlázás területétől távol eső funkciók)? Elfogadható-e az, ha fejlesztőként mi magunk meghatározzuk az általunk fejlesztett és forgalmazott programokban a számlázó modul/programfunkciót (például a dokumentációban), elkerülve ezzel az esetleges eltérő értelmezési problémát egy ellenőrzés során?

A Számlarendelet 2. § 2. pontja szerint „számlázóprogram: számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is.”

A számlázóprogramot a Számlarendelet olyan általános gyűjtőfogalomként határozza meg, mely magában foglalja mindazokat az informatikai megoldásokat, amelyek alkalmasak számla kiállítására.A bejelentési kötelezettség teljesítése szempontjából tehát számlázóprogramnak kell tekinteni minden olyan informatikai megoldást, amely alkalmas számla kiállítására, függetlenül attól, hogy az adott program emellett más funkciókkal is rendelkezik. Ilyen esetben a bejelentési kötelezettség teljesítésekor azt kell szem előtt tartani, hogy az alapján egyértelműen beazonosítható legyen az az informatikai megoldás, amellyel a számla kiállítása történik.

Annak meghatározása, hogy egy több funkciót is ellátó program esetében pontosan a program mely funkciója, modulja alkalmas a számla kibocsátására – az milyen módon került kialakításra –, a fejlesztő feladata.

A számlázóprogramok – értelmező rendelkezések közötti – programfunkcióként és programmodulként történő meghatározása azt a célt szolgálja, hogy a számlázó programokkal szembeni követelmények és a bejelentési kötelezettség a több funkciót is ellátó – és ezek között számlázásra is alkalmas – programok esetében is érvényesíthető legyen.

2. A számlázóprogram azonosítója pontosan mit jelent? Abban az esetben, ha van egy előállított egységes programváltozat, amely különböző ügyfeleknek kerül értékesítésre, a számlázó program azonosítója a szoftver neve (például SZOFI PRO) vagy a programpéldány kódja (például egy adott ügyfélhez tartozó tíz számjegyű programpéldány kód)? A programot használóknak ugyanazt az azonosítót, vagy az adott programpéldány egyedi azonosítóját kell bejelenteniük?

A Számlarendelet 2. § 3. pontja értelmében számlázóprogram azonosítója alatt valamely számlázó program készítője vagy fejlesztője által meghatározott megnevezést, elnevezést, valamint a számlázóprogram különböző előállított változatainak megkülönböztetésére szolgáló betű és szám karaktersorozatot, mozaikszót kell érteni.

A Számlarendelet 9. § (1) bekezdése alapján a számlázóprogramot fejlesztőként, forgalmazóként értékesítő adóalany köteles az általa értékesített számlázóprogramot annak neve, azonosítója, a vevő neve és az értékesítés időpontja szerint nyilvántartani.

A Számlarendelet 10. § (1) bekezdése szerint pedig a számlázóprogram értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázóprogram fejlesztője által készített, magyar nyelvű felhasználói dokumentációt, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázóprogram nevéről és azonosítójáról.

Végül, a Számlarendelet 2014. október 1-jétől hatályos 11. § (1) bekezdés a) pontja alapján a számlázóprogramot használónak a számlázó program nevét és azonosítóját be kell jelentenie.

A fenti előírások alapján nem kell az értékesítőnek minden egyes értékesítés esetében egyedi azonosító számot megadni a számlázóprogram értékesített példányához, hanem a vevőt azon azonosítóról kell tájékoztatni, amely szerint az adott számlázó programot az értékesítő nyilvántartja. Ez az azonosító a számlázóprogram típusának beazonosítására szolgál a Számlarendelet értelmező rendelkezésében meghatározottak szerint, így minden olyan esetben, amikor ugyanaz a típus kerül értékesítésre a vevők részére, úgy a bejelentésekben is a számlázóprogramot használónak ugyanazt az azonosítót kell megadnia.

A számlázó program azonosítója tekintetében a hivatkozott jogszabály nem fogalmaz meg formai kötöttséget, annak felépítése a készítő, fejlesztő döntése.

Fentiek figyelembevételével, a számlázóprogram azonosítására a SZOFI PRO megnevezés szolgál, így a Számlarendelet 11. § (1) bekezdése szerinti bejelentésben is ezt kell szerepeltetni. Ezen SZOFI PRO típusú számlázóprogram értékesítésekor az egyes vevőkhöz (így az adott programpéldányhoz) kapcsolt további egyedi azonosítószám viszont nem tárgya a bejelentésnek. 

II. Adóalanyiság

1. A számlázóprogram fejlesztője eleget tesz-e a Számlarendelet 9. § (2) bekezdése szerinti kötelezettségének azzal, hogy a regisztrációs/adatbekérő felületen keresztül – mely kizárólag 11 jegyű adószámot fogad el, melynek 9. karaktere csak 1, 2, 3 lehet – bekéri a szerződő fél adószámát? Ezen túlmenően a fejlesztő köteles-e ellenőrizni a megadott adatok helyességét, illetve más módon is kérni az adóalanyiság igazolását?

A Számlarendelet 9. § (2) bekezdése értelmében a számlázóprogram fejlesztője, forgalmazója a számlázóprogramot kizárólag adóalanynak értékesítheti, aki vagy amely köteles az értékesítést megelőzően adóalanyiságát igazolni. A számlázóprogram fejlesztője, forgalmazója köteles a számlázóprogram értékesítéséről kibocsátott számlán feltüntetni a számlázóprogramot beszerző adóalany adószámát.

A Számlarendelet tehát az értékesítő számára kötelezettségként írja elő, hogy kizárólag adóalanynak értékesítheti a számlázóprogramot, a vevő számára pedig azon kötelezettséget rögzíti, miszerint köteles a számlázóprogram vásárlásakor az adóalanyiságát igazolni. Ezen igazolás módjára azonban nem tartalmaz részletes rendelkezést a Számlarendelet.

Ebből kifolyólag az értékesítő saját döntési és ezzel felelősségi körébe tartozik az, hogy tevékenysége során milyen módon teljesíti a követelményeknek történő megfelelést, vagyis hogyan biztosítja az adóalanyi minőség vizsgálatát és mit fogad el annak igazolásaként. Az adóalanyiság igazolásának legegyszerűbb módja az adószám közlése.

Ugyanakkor általános elvárás, hogy az értékesítő minden értékesítés – és ehhez kapcsolódóan az adóalanyi minőség vizsgálata – során kellő körültekintéssel, alapossággal és gondossággal járjon el, vagyis köteles minden olyan tőle elvárható intézkedést megtenni, amely biztosítja, hogy számlázóprogram értékesítésére a gyakorlatban kizárólag adóalany részére kerüljön sor.

Ennek megfelelően a kérdésben felvázolt megoldás – vagyis a vevő adószámának előzetes bekérése és az adószám formai megfelelőségének informatikai vizsgálata – akkor fogadható el az adóalanyiság igazolásaként, ha annak gyakorlati alkalmazása során az értékesítő részéről joggal vélelmezhető, hogy a vevő adóalanynak minősül.

Automatizált internetes felületen történő értékesítés esetén megalapozott vélelem különösen abban az esetben állhat fenn, ha az értékesítő az adószám formai megfelelősége mellett az adószám valódiságát is ellenőrzi. Ehhez segítséget nyújt a Nemzeti Adó- és Vámhivatal honlapján elérhető „Adóalanyok lekérdezése” menüpont, amely nyilvántartás alapját az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 54. § (5) bekezdés a) pontjában foglalt közzétételi kötelezettség jelenti.  

III. Bejelentési kötelezettség

1. A Számlarendelet 11. § (1)-(2) bekezdése nem rendelkezik arról, hogy egy programváltozás, frissítés esetén is kell-e bejelentést tenni az adóhatóság felé. Mivel a program/funkció/modul frissítésekor a 11. § (1) a) pontjában meghatározott „azonosító” változik (új verzió jelenik meg), így a bejelentett és a ténylegesen használt programverzió eltérhet. Egy esetleges ellenőrzés során elegendő-e a verzió azonosítóval/dokumentációval bizonyítani a megfelelést?

A Számlarendelet 11. §-a értelmében

„(1) Az adóalany köteles az általa használt számlázóprogram

a) nevét, azonosítóját;
b) fejlesztőjének nevét, és - ha van - adószámát;
c) értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát;
d) beszerzésének, használata megkezdésének vagy - saját fejlesztésű program használata esetén - a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját
a d) pont szerinti időpontot követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.

(2) Az adóalany köteles a használatból kivont számlázó program

a) (1) bekezdés szerinti adatait;
b) használatból történő kivonásának időpontját

a program használatból történő kivonását követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.”

A hivatkozott rendelkezés értelmében a számlázóprogram beszerzésének, használata megkezdésének, rendeltetésszerű használatbavételének időpontját kell bejelenteni, többek között a számlázóprogram azonosítójának megadásával.

Ennek értelmében a számlázó program frissítése, verzióváltása esetén nem kell ismételten bejelentést tenni, hiszen ilyen esetben a használatba vett és már bejelentett program nem – csak annak működése – változik, vagyis a korábbi név és azonosító alapján maga a program továbbra is beazonosítható marad.

Egy ellenőrzés során így elfogadható, ha a verzióváltásra vonatozó dokumentációval (például módosított felhasználói dokumentáció, szerződés, számla) vagy más hitelt érdemlő módon igazolni tudja a számlázóprogram használója, hogy az általa használt program megegyezik a korábban bejelentettel, azon csupán frissítés, verzióváltás történt, és a program továbbra is egyértelműen beazonosítható, valamint a korábbi bejelentéssel összeköthető.

2. A Számlarendelet 2014. október 1-jétől hatályba lépő 11. §-a előírja, hogy az adóalany köteles az általa használt számlázóprogramnak ezen rendeletben meghatározott adatait az adóhatósághoz bejelenteni.
Kérdésként merül fel, ha az adóalany helyett, de az adóalany nevében más állítja ki a számlát, kit kell a számlázóprogram használójának tekinteni, és kit terhel a bejelentési kötelezettség?

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 159. § (1) és 160. § (1) bekezdése értelmében a számlakibocsátási kötelezettség a terméket értékesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany kötelezettsége. A teljesítésre kötelezett adóalany a számla kibocsátási kötelezettségének az Áfa tv. 160. § (1) bekezdése értelmében az általa választott meghatalmazott útján is eleget tehet.

A fentiek alapján a Számlarendelet 11. §-a alkalmazásában a számlázóprogramot használó adóalanynak ezért azt az adóalanyt kell tekinteni, akinek (amelynek) a nevében a számlázóprogrammal a számlát kibocsátják, és nem a meghatalmazottat.

A számlakibocsátási kötelezettség teljesítése szempontjából nincs különbség aközött, hogy a megbízott komplex számviteli, adózási kötelezettséget lát el az adóalany megbízásából, az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvényben (a továbbiakban: Art.) meghatározott pénzügyi képviselőként jár el, vagy tevékenysége kizárólag a teljesítésre kötelezett adóalany helyett és nevében történő számla kibocsátásra korlátozódik. Ezekben az esetekben a megbízott meghatalmazottként jár el, és a számlakibocsátás kapcsán az Áfa tv. 160-162. §-aiban, valamint a Számlarendelet 15. §-ában foglaltaknak is eleget kell tennie.

A bejelentési kötelezettség célja, hogy az adóhatóság folyamatos és zárt nyilvántartással rendelkezzen az adóalanyok által használt számlázóprogramokról. Az ellenőrzésre kiválasztott adózók által használt szoftverek adatai támpontul szolgálhatnak az ellenőrzés számára. Erre az információra az adóhatóságnak a számlakibocsátásra kötelezett ellenőrzésekor és a számlakibocsátásra kötelezett tekintetében van szüksége, mivel a vizsgálat ennek az adóalanynak a tevékenységére irányul. A bejelentés elsődleges célja, hogy az ellenőrzés alá vont adózó – vagyis a számlakibocsátásra kötelezett – számlázási gyakorlata előzetesen megismerhető legyen. Ebből a szempontból másodlagos, hogy a számlakibocsátásra kötelezett helyett meghatalmazott jár el.

A fentiek ugyanakkor nem zárják ki annak lehetőségét, hogy ténylegesen/fizikálisan a meghatalmazott jelentse be a megbízója helyett és nevében a Számlarendelet 11. §-ában meghatározott adatokat az adóhatóságnak, azonban az alkalmazott számlázó programnak a számlakibocsátást meghatalmazottként teljesítő által, a megbízója helyett és nevében történő bejelentése csak az Art. képviseleti szabályainak figyelembe vételével történhet. Annak érdekében, hogy a számla kibocsátásra meghatalmazott személy a megbízója helyett és nevében teljesíthesse a bejelentést, igazolnia kell, hogy a bejelentés során a megbízója képviseletében jár el. Abban az esetben például, amikor az adózó nem kötelezett adóbevallását elektronikus úton benyújtani és a számlázóprogram bejelentésére szolgáló adatlapot papír alapon nyújtja be és az adatlapot meghatalmazottja írja alá, a meghatalmazást csatolni kell az adatlaphoz, feltéve, hogy nem olyan meghatalmazottról van szó, aki korábban már bejelentkezett az állami adóhatósághoz a ’VAMO számú, az állami adóhatóság előtti képviselet ellátására adott állandó meghatalmazás bejelentésére szolgáló nyomtatvány benyújtásával. Az adatlap elektronikus úton történő benyújtása esetén az adóalany helyett a ’T180 számú nyomtatványon [Bejelentés és adóhatósági regisztrációs adatlap az adóügyek intézéséhez az elektronikus adóbevallásra kötelezett, valamint az egyes adóügyek elektronikus, illetve telefonon keresztül történő intézését képviselő útján teljesítő adózók, illetve képviselőik részére] bejelentett állandó képviselője járhat el.

3. A számlázóprogram bejelentésére vonatkozó kötelezettség kiterjed-e a Magyarországon csak áfaregisztráció miatt adószámmal rendelkező társaságokra is? A számlák kiállítása jellemzően a társaságok székhelyén külföldön történik, nem Magyarországon vásárolt, fenntartott és karbantartott számlázó programokkal.

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 158/A § (1) bekezdése értelmében – összhangban a vonatkozó 2006/112/EK tanácsi irányelvvel – a számlára vonatkozó kötelezettségekre főszabály szerint annak a tagállamnak a szabályait kell alkalmazni, ahol azt a termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást teljesítik, amelyre a számla vonatkozik. Ez alóli kivételként lényegében azok az esetek vannak meghatározva, amikor az ügylet a Közösség területén kívül teljesített, vagy olyan határon átnyúlóan nyújtott ügyletekről van szó, amikor a beszerző, igénybevevő az adófizetésre kötelezett és nincs önszámlázás. Ezen szabályok indoka, hogy az adóztatás joga azt a tagállamot illeti meg, ahol az ügyletet áfa szempontból teljesítették, így azon tagállam joghatósága alá tartozik adózási kérdésekben eljárni, adózást ellenőrizni, ahol az adót meg kell fizetni. Az adóellenőrzés pedig többek között kiterjed az ügyletek alapjául szolgáló számlákra is.

Tekintettel arra, hogy a kérdés belföldön áfaregisztrált adóalany tekintetében merült fel, feltételezhető, hogy az adóalanynak olyan belföldön teljesített ügyletei vannak, amely után ő az adófizetésre kötelezett. Következésképpen ezekre a számlákra a belföldi számlázási szabályokat kell alkalmazni.

Számlára vonatkozó kötelezettségeket állapít meg az áfa-törvény 260. § (1) bekezdés c), d) és i) pontja, valamint a 260. § (3) bekezdésében adott felhatalmazás alapján a Számlarendelet is. Ezáltal ezen rendelet 11. § és 13. §-ában foglalt bejelentési kötelezettség kiterjed minden olyan számlázó programra, amellyel olyan számlát állítanak ki, amelyre az áfa-törvény 158/A §-a szerint a belföldi szabályok az irányadók.

Ezen nem változtat az a tény sem, hogy a számla kiállítása külföldön történik, ugyanis a belföldi adókötelezettség teljesítését kizárólag a magyar adóhatóság jogosult ellenőrizni, így a számlákat a belföldi adókötelezettség teljesítésének ellenőrzése során a magyar adóhatóság rendelkezésére kell bocsátani.

Összefoglalva a Számlarendelet előírásai, így a bejelentési kötelezettség is, kiterjed a kizárólag áfa regisztrációval rendelkező külföldi adóalanyra is, amennyiben olyan számlát bocsát ki, amelyre az áfa-törvény 158/A §-a értelmében a belföldi számlára vonatkozó kötelezettségeket kell alkalmazni.

4. A használat megkezdésének az időpontját milyen dátum szerint kell értelmezni egy szoftver esetében, tekintettel arra, hogy ez lehet a szoftver letöltésének, számítógépre telepítésének az időpontja, vagy lehet ez a program regisztrációjának az időpontja a telepítést követően, vagy akár az első bizonylat kiállításának a kelte is.

A Számlarendelet 11. § (1) bekezdése d) pontja szerint az ott taxatíve felsorolt időpontok esetében melyik bekövetkeztétől számítva 30 napon belül kell a program használatának a bejelentését megtenni? Mi történik akkor, ha a program beszerzése megtörténik, de annak használatát nem kezdik meg (a számítógépre nem történik meg a telepítése), akkor is meg kell tenni a bejelentést vagy meg kell várni a használatbavételt?

Abban az esetben, ha a programfelhasználó bérleti konstrukcióban jogosult használni a számlázóprogramot, mely bérlet során új programnévvel, új szoftver kerül fejlesztésre, és a jövőben azt kívánja tovább használni, akkor szükséges-e új bejelentést tennie? Amennyiben igen, milyen beszerzési dátumot kell megadnia (bérleti időszak folyamatos teljesítésű)?

Amennyiben a szoftvert beszerző és a szoftvert használó adóalany nem azonos, mivel a szoftvert beszerző a szolgáltatás nyújtása keretében biztosítja harmadik fél részére a szoftver használatát, a beszerzésre vonatkozóan szükséges-e bejelentést tenni a programot vásárlónak, de azt nem használónak, valamint a tényleges használó harmadik félnek kell-e a bejelentés során megadni a beszerzés dátumát, és ha igen, akkor milyen dátumot kell szerepeltetnie ennél az adatnál? Hogyan kell e tekintetben eljárni meghatalmazotti számlakibocsátás esetén?

A Számlarendelet 11. § (1) bekezdés d) pontja tekintetében használat megkezdése alatt a számlázóprogram tényleges használatának a megkezdését kell érteni, vagyis azt az időpontot, amelytől kezdve az adóalany a jogszabály szerinti számlakibocsátási kötelezettségét az adott számlázó program használatával teljesíti. A Számlarendelet 11. § (1) bekezdésének felvezető fordulata alapján – tekintve, hogy az adóalany által használt számlázóprogram adatait kell bejelenteni – a bejelentési kötelezettséget a tényleges használat megkezdésétől számított 30 napon belül kell teljesíteni. Ha a számlázóprogram beszerzése megtörténik, azonban a tényleges használatba vételre csak egy későbbi időpontban kerül sor, a bejelentési kötelezettséget legkésőbb a tényleges használat megkezdésétől számított 30 napon belül kell teljesíteni.

A bejelentési kötelezettség minden esetben az adóalany által használt számlázó programra vonatkozik. Abban az esetben, ha az adóalany új – az előző helyett, attól eltérő – számlázóprogram használatát kezdi meg, úgy egyrészt be kell jelentenie a korábban használt számlázóprogram használatból történő kivonását, másrészt az új számlázóprogram használatának megkezdését. A bejelentési kötelezettség megkezdése szempontjából nincsen annak jelentősége, hogy az adóalany milyen konstrukcióban – így például bérleti jogviszonyban – kezdi meg az új számlázóprogram használatát. Amennyiben az eltér az addig használt számlázóprogramtól, úgy teljesíteni kell a bejelentési kötelezettséget. Folyamatos teljesítésű bérleti jogviszonyban az új számlázóprogram használatba vételi dátumának azt az időpontot kell tekinteni, amihez az új számlázóprogram használatba vétele igazoltan köthető, vagyis nem a – korábbi számlázóprogram használata során is változatlanul fennálló – bérleti jogviszony kezdetének az időpontja, hanem az új számlázóprogram használatba vételének időpontját.

Fontos azonban, hogy a számlázóprogram frissítése, verzióváltása esetén nem kell ismételten bejelentést tenni, miután ez esetben a használatba vett és már bejelentett program nem – csak annak működése – változik, vagyis a korábbi név és azonosító alapján maga a program továbbra is beazonosítható marad.

Amennyiben a szoftvert beszerző és a szoftvert használó adóalany nem azonos, mivel a szoftvert beszerző szolgáltatás nyújtása keretében biztosítja harmadik fél részére a szoftver használatát, a bejelentési kötelezettség kizárólag a szoftver használóját – mint számlakibocsátásra kötelezett felet – terheli. A szoftvert használó adóalanynak a jogszabályban meghatározott adatkör tekintetében kell bejelentést tennie, ennek keretében a Számlarendelet 11. § (1) bekezdés d) pontja szerinti adatként azt az időpontot kell megjelölni, amikor a szoftver rendelkezésre bocsátásának eredményeként a tényleges használata megkezdődött.

Amennyiben a számlázóprogram a meghatalmazott tulajdonában van, vagy ő bérli, akkor a számlakibocsátásra kötelezett adóalanynak (számlázó programot használónak) a Számlarendelet 11. § (1) bekezdés c) pontja alapján azon személy adatait kell bejelenteni, aki (amely) a meghatalmazott részére a számlázóprogramot értékesítette vagy bérbe adta. Ez esetben a Számlarendelet 11. § (1) bekezdés d) pontja szerinti időpont az, amikor a számlakibocsátásra kötelezett helyett és nevében a meghatalmazott a számlázóprogrammal megkezdte a számlakibocsátást.

5. A Számlarendelet 11. § (2) bekezdése szerinti használatból történő kivonás bejelentésének esetében az a) bekezdés alapján a korábban bejelentett adatokat kell ismételten közölni, vagy a használatból történő kivonás időpontjában aktualizáltakat?

A Számlarendelet 11. § (2) bekezdés b) pontja szerinti használatból történő kivonás napját egy szoftver esetében milyen dátumra vonatkozóan szükséges megadni, azaz mettől szükséges a 30 napos határidőt számítani? A probléma abból adódhat, hogy ez lehet akár az utolsó számla kiállításának kelte szerinti dátum, vagy az az időpont, amikor a szoftvert eltávolítják a számítógépről, az megsemmisül vagy akár az, amikor a vállalkozás beszünteti gazdasági tevékenységét.

Abban az esetben, ha a felhasználó bejelentette, hogy a használatból kivonta a számlázóprogramot, utólag lehetséges-e a korábban kibocsátott számlákról másolatot újból kinyomtatni, vagy ez ismételt használatnak minősíthető-e, azaz újból be kell jelenteni a program használatát?

A Számlarendelet 11. § (2) bekezdése szerinti használatból történő kivonás bejelentése esetén a korábban már bejelentett számlázó program – akkori – bejelentés szerinti adatainak megfelelő adatokat kell megadni. Vagyis a használatból történő kivonáskor megadott adatoknak összekapcsolhatónak kell lenniük a használat megkezdésekor bejelentett adatokkal, hiszen az adóalany ugyanarra a számlázóprogramra vonatkozóan teljesít bejelentést.

A Számlarendelet 11. § (2) bekezdés b) pontja szerinti használatból történő kivonás időpontja alatt azt a dátumot kell érteni, amelytől kezdődően az adóalany a jogszabály szerinti számla-kibocsátási kötelezettsége teljesítésére a továbbiakban már nem használja az adott számlázóprogramot, vagyis azzal nem állít ki többet számlát.

Amennyiben a már használatból kivont számlázóprogrammal korábban kiállított és megőrzött számláról másolat készítése történik, az nem minősül a számlázóprogram ismételt használatának, így erre vonatkozóan bejelentést nem kell tenni.

IV. Felhasználói dokumentáció

1. A Számlarendelet 10. § (1) bekezdésében nevezett dokumentáció alatt a programoknál jelenleg is elérhető elektronikus felhasználói kézikönyv értendő, vagy készítendő/készíthető külön dokumentáció a számlázómodul területeiről?

Amennyiben a felhasználói kézikönyv nem felel meg a Számlarendeletben meghatározott dokumentációnak, úgy a külön elkészítendő dokumentáció tartalmára vonatkozóan milyen követelményeknek kell megfelelni ahhoz, hogy „a számlázóprogram kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre” rendelkezésnek a dokumentáció egyértelműen megfeleljen? (tekintve, hogy a teljes rendszer számos más funkcióval is rendelkezik, illetve a fentebb említett raktárkészlet kezelés pl. nem szerves része a számlázó programnak (funkciónak/modulnak).

Szintén abban az esetben, ha a már meglévő felhasználó kézikönyv esetleg nem felel meg a Számlarendeletben meghatározott dokumentációnak, úgy a külön elkészülő dokumentációt visszamenőleg kell-e rendelkezésre bocsátani a 2014.07.01. előtti vásárlások esetében is, tekintve, hogy a 10. § (4) bekezdés alapján a dokumentációt „áthárított adó megállapításához való jog elévüléséig köteles megőrizni”, illetve mivel a 24/1995. PM rendeletben meghatározott „NAV igazolás”-ként ismert megfelelőségi előírás 2014.06.30-án hatályát vesztette?

A Számlarendelet 10. § (1) - (2) bekezdése szerint

„A számlázóprogram értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázóprogram fejlesztője által készített, magyar nyelvű felhasználói dokumentációt, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról.

Az (1) bekezdés szerinti dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázóprogram működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázóprogram valamennyi funkciójának ismertetését. A számlázóprogram kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre.”

A fenti előírások értelmében a magyar nyelvű felhasználói dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázóprogram működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázóprogram valamennyi funkciójának ismertetését. Azt, hogy ezt a dokumentációt milyen formában, illetve milyen megnevezés alatt kell a vevő rendelkezésére bocsátani, nem határozza meg a jogszabály.

Ennek értelmében bármilyen olyan dokumentáció elfogadható, ami – az egyértelműség, közérthetőség általános követelményeinek megfelelően – tartalmazza a program rendeltetésszerű használatához, működéséhez szükséges információkat. Ez akár egy a kérdésben hivatkozott elektronikus felhasználói kézikönyv is lehet, ha az megfelel a követelményeknek.

A hivatkozott rendelkezés azon fordulata, hogy „a számlázóprogram kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre”, értelemszerűen csak a dokumentáció számlázóprogramra vonatkozó része tekintetében kell, hogy érvényesüljön. Tehát egy több funkcióval rendelkező program dokumentációja tartalmazhatja a program valamennyi funkciójának leírását, azonban a számlázóprogram (funkció, modul) csak azokat a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre, amelyek annak használatára vonatkoznak. A Számlarendelet kérdéses fordulatára tekintettel tehát nem szükséges külön dokumentációt készíteni kizárólag a számlázó programra (funkcióra, modulra) vonatkozóan.

A Számlarendelettel hatályon kívül helyezett, a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet 1/E § (2) bekezdése a Számlarendelet 10. § (2) bekezdésével lényegében azonos rendelkezést tartalmazott a számlázó program dokumentációjára vonatkozóan, azzal, hogy előírta, hogy „A számla kibocsátójának a számlázóprogram olyan dokumentációjával kell rendelkeznie, amely tartalmazza a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, […]”, ezáltal a Számlarendelet nem támaszt más követelményt a számlázóprogram dokumentációjával kapcsolatban. Következésképpen, amennyiben a Számlarendelet hatályba lépése előtt vásárolt programokhoz adott dokumentáció (felhasználói kézikönyv) megfelelt a hivatkozott PM rendelet szerinti előírásnak, meg kell felelnie a Számlarendelet szerinti követelményeknek is.

2. Kinek kell megőrizni a dokumentációt abban az esetben, amikor a számlakibocsátásra kötelezett adóalany olyan meghatalmazottat bíz meg a számlázással, aki ahhoz saját tulajdonában álló, vagy saját maga által bérelt számlázóprogramot használ? A számlakibocsátásra kötelezett adóalanynak tehát sem a tulajdonában, sem a használatában nincsen számlázó program.

A Számlarendelet 10. § (1) bekezdése értelmében a számlázóprogram értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázóprogram fejlesztője által készített, magyar nyelvű felhasználói dokumentációt, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázóprogram nevéről és azonosítójáról. A kérdéses esetben a számlázóprogram vevőjének, felhasználójának a meghatalmazott minősül, így a felhasználói dokumentációt az ő részére kell átadni. A felhasználói dokumentáció megőrzésének kötelezettségét a Számlarendelet 10. § (4) bekezdése viszont a számlázó programot használó adóalanyra telepíti. A számlázóprogram használójának a számlakibocsátásra kötelezett adóalany minősül abban az esetben is, ha a számlázással meghatalmazottat bíz meg. Ebből következően a Számlarendelet 10. § (4) bekezdése alapján a számlázóprogrammal rendelkező meghatalmazottnak a program felhasználói dokumentációját a megbízó (számlakibocsátásra kötelezett) adóalany rendelkezésére kellene bocsátania. Amennyiben ez nem járható út, az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 160. § (2) bekezdésében található egyetemleges felelősség alapján a felhasználói dokumentációt a meghatalmazott is megőrizheti, feltéve, hogy a felek közötti meghatalmazás erről is rendelkezik. Amennyiben a felek korábban kötöttek egymással a számlakibocsátásra meghatalmazást, és az nem tartalmaz az előbb említetteknek megfelelő részt, úgy azt e tekintetben módosítani szükséges.