Év végi hajrá: így tervezze meg 2012-es cafeteria-rendszerét

Megosztás Tetszik

Tapasztalatok szerint 35 fő felett érdemes megfontolni, hogy a cafeteria rendszerrel kapcsolatos feladatokat...

Tapasztalatok szerint 35 fő felett érdemes megfontolni, hogy a cafeteria rendszerrel kapcsolatos feladatokat, folyamatok kezelését egy belsős kollégára, vagy pedig külsős tanácsadóra bízzuk. Ez a munka gyakorlatilag folyamatos, és a jogi környezet megfelelő ismerete is elengedhetetlen hozzá. A jól megtervezett cafeteria rendszerrel növelhető a dolgozói motiváció, és legalább 30 százalékkal csökkenthető a munkáltatók adminisztrációja.

A cafeteria stratégia kidolgozásakor néhány vállalat abba a hibába esik, hogy a stratégiában nem tervezi meg a dolgozók folyamatos tájékoztatását. Ez azért nagy hiba, mert a nem megfelelő tájékoztatás akár az egész cafeteria bevezetését és működtetését is kudarcra ítélheti. A cafeteria elemek felhasználhatóságáról is fontos megfelelő tájékoztatást adni, hogy a dolgozók magabiztosan tudják majd a gyakorlatban is kihasználni a rendszer előnyeit. Ha azt szeretnénk, hogy a cafeteria tényleg motiválja cégünk munkavállalóit, még a dolgozói nyilatkoztatás előtt át kell gondolni, hogy a tájékoztatás mely módjai illenek a vállalat kultúrájához, a cég létszámához.

A cafeteria rendszerek bevezetésének és üzemeltetésének három fő lépése van: első lépés a bevezetés, illetve a rendszer év eleji elindítása, majd azt követi a dolgozók nyilatkoztatása, és annak adminisztrációja, végül harmadik lépésben az így kialakított rendszer folyamatos működtetése, karbantartása, juttatások biztosítása.

Hogyan néz ki a cafeteria rendszer bevezetésének folyamata?

1. Igényfelmérés:

• Bevezetés céljának meghatározása
• Vezetőség céljai
• Munkavállalói igények

2. Stratégia – előkészítés:

• Juttatás-menedzsment (a cafeteria keretösszegének, elemeinek kialakítása,
• valamint a jogosultságok meghatározása)
• Ütemezés

3. Vállalati háttér kialakítása:

• Cafeteria szabályzat elkészítése
• Törvényi háttér
• Nyilatkozatok

4. Kommunikáció, a munkavállalók tájékoztatása:

• Előadások
• Munkavállalói kézikönyv
• Plakátok, egyéb informálódást segítő anyagok kialakítása

5. Adminisztráció:

• Nyilatkozati háttér és dokumentáció biztosítása: excel kialakítás, szoftver vásárlás
• Nyilatkoztatás
• Adatok rögzítése
• Dokumentumok tárolása

6. Cafeteria rendszer indítása:

• Üzemeltetés
• Folyamatos év közbeni tanácsadás

7. Éves frissítés, utókövetés:

• Hatásvizsgálat

Hogy alakítsa ki céges cafeteria stratégiáját és szabályzatát?

1. Cél meghatározása:

• motiváció
• plusz juttatás
• béremelés alternatívája, stb.

2. Stratégia kialakítása:

• bevezetés tervezett időpontjának meghatározása
• a juttatásban részesülők létszámának meghatározása
• cafeteria keretösszeg nagyságának és szerkezetének rögzítése (fix összeg, bruttó bér %-a vagy ezek
• együttese)
• cégspecifikus szabályok kialakítása (kötelező vagy korlátozottan választható elemek)
• egységes vagy több szintű rendszer (cafeteria csoportok alkotása)
• jogosultságok meghatározása
• nyilatkozási és rendelési határidők kialakítása
• juttatási rendszer elemei
• kommunikációs stratégia kialakítása
• szolgáltatók kiválasztása
• cafeteria adminisztráció eszközének és módjának meghatározása
• esetlegesen külsős cég bevonása szakértőként

3. Szabályzat és nyilatkozati dokumentáció elkészítése:

• törvényi előírásoknak megfelelés
• évközi változások alkalmával frissítés

A cafeteria-szabályzat a juttatási rendszer vállalati szempontból fontos részleteinek szabályzatba foglalása, amely tartalmaz minden olyan lényeges információt, mely a cafeteria rendszer működtetésével kapcsolatos.

A vállalkozások belső szabályzatai többnyire valamennyi munkavállalóra nézve kötelező érvényűek (vegyük csak a munkavédelmi szabályzatot vagy akár egy biztonsági szabályzatot), kötelező annak ismerete és betartása is, ezért így lehet a cafeteria rendszert is a lehető leghatékonyabb módon megismertetni és az abban foglaltakat betartatni minden munkavállalóval. A cafeteria-szabályzatnak tartalmaznia kell az juttatási rendszer főbb ismérveit, a keretösszeget, és a keret meghatározásnak módját, az esetleges differenciálás részleteit. A szabályzatban kell meghatározni a jogosultságokat és a juttatás igénybevételének körülményeit is.

Frankó Éva
Sodexo