Megőrzési kötelezettség papíralapú számláknál

Megosztás Tetszik

Cikksorozatunk második részében tisztázzuk a papíralapú- és elektronikus számlák közötti különbséget, majd a papíralapú számlák megőrzésével kapcsoaltos szabályokat foglaljuk össze.

Papíralapú- vagy elektronikus számla?

Talán furcsának tűnik a kérdés, hiszen úgy gondolhatjuk, hogy mindenki meg tudja különböztetni a papíralapú és az elektronikus számlát. Ezt az információt a NAV online adatszolgáltatása is kötelezővé teszi az alábbi bontásban: (1) papíralapú számla (2) elektronikus formában előállított, nem EDI számla (3) EDI számla (4) ismeretlen. Túllépve azon, hogy a számlán természetesen nem kötelező tartalmi elem a megjelenési forma – viszont azt az adatszolgáltatásban mégis kötelező megadni, érdemes arra rámutatni, hogy kiemelt figyelemmel kell kategorizálni a számlákat, azaz tényleg nem mindegy, hogy egy számla papíralapú vagy elektronikus.

Az áfatörvény 259. § 5. pontja egyértemű meghatározást ad az elektronikus számlára: “elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be”. Azaz ahhoz, hogy elektronikus számláról beszéljünk szükséges:

(1)  a számlára vonatkozó adattartalomra vonatkozó előírásoknak való megfelelés, szükséges az, hogy
(2)  elektronikusan kerüljön kibocsátásra a számla, és
(3)  elektronikusan kerüljön befogadásra a számla.

Ezen számlák iskolapéldája az úgynevezett "pdf számla". A pdf file egy elektronikus dokumentum, azaz vélelmezhető, hogy azt elektronikusan bocsátották ki, azaz a fent említett (1) és (2) feltételnek megfelel. A kérdés az, hogy a befogadó tudja-e az adott elektronikus adathalmazt elektronikusan fogadni. Ha igen, akkor elektonikus számláról beszélünk. (Csak ezután merül fel az a kérdés, hogy ezen elektonikus számla megőrzése során hogyan biztosítjuk a- később ismertetett - archiválási előírásokat.) Ha az adott pdf file-t nem lehet elektonikus bizonylatként kezelni, például csak nyomtatni lehet, vagy akár olyan megoldást alkalmaznak a felek, amelyen egy linkről lehet nyomtatni egy adott számlát, akkor viszont nem teljesülnek a elektronikus számla kritériumai, hiszen a fent említett (3) feltétel nem teljesül: a számlát nem lehet elekronikusan befogadni. Ez azt jelenti, hogy papíralapú számlázás történik oly módon, hogy a számla nem a kibocsátó, hanem a befogadó nyomtatóján válik számlává. Ezt szemléletesen úgy fogalmazta meg az adóhatóság egy irányadó állásfoglalásában, hogy ez esetben “a technikai nyomtató van a számla befogadójánál”. Minden más esetben (azaz, például ha a pdf-ben érkezett számlát le tudjuk menteni) a pdf számla elektronikus számlának minősül.

Érdemes arra is rámutatni, hogy a számla befogadójánál egy kinyomtatott pdf számlát nem igazán lehet megkülönböztetni egy borítékban postázott, vagy kézben átadott eredetileg is papíralapú számlától. Nem biztos, hogy azt kell valószínűsíteni, hogy az adóhatóság egy papíralapú bizonylat esetén azt keresi, hogy az vajon eredetileg elektronikus úton került-e továbbításra. Ez alól viszont kivételt képezhet, ha már eleve “ordít” a számláról, hogy elektronikus számla volt, páldául ha rá van írva, hogy “ez a pdf számla papíralapú számla”, vagy “a számla papíralapú bizonylat, kérem nyomtassa ki” (csakhogy néhány példát említsünk). Nyilván egy papíralapú számlára senki nem írja rá ezeket, így ilyen számlák esetében tálcán kínáljuk az adóhatóság megállapítását, azt hogy egy elektronikus számlát papíralapúként kívánunk kezelni. A cikk szerzője nem biztat arra senkit, hogy ne vegye komolyan a számlamegőrzési és -archiválási kötelezettséget, hanem csak azt szeretné kifejezni, hogy a formai követelményektől sokkal fontosabb lehet az, hogy valóban teljesített ügyletről, megbízható szállítótól tartalmilag is helyes számlát fogadjunk be.

OLVASSA TOVÁBB CIKKÜNKET, amelyből megtudhatja, milyen szabályok vonatkoznak a papíralapú számlák archiválására!

Cikksorozatunk első részét itt olvashatja el!

A teljes cikkhez előfizetőink, illetve 14 napos próba-előfizetőink férnek hozzá, ha e-mail-címük és jelszavuk megadásával belépnek az oldalra.