Eredeti, hiteles másolat, pdf: hogyan őrizhetők meg az iratok?

Megosztás Tetszik

Milyen formában kell az adózónak megőriznie, illetve részére a könyvelő cégnek átadnia a számlákat, iratokat? Olvasói kérdésre Szolnoki Béla adószakértő, könyvvizsgáló válaszolt.

„Könyveléssel foglalkozó vállalkozás vagyunk, és évek óta fejtörést jelent, hogy a nagy méretű, vagyis nagy számlamennyiséggel bíró cégek részére a lezárt könyvelési anyagokat muszáj-e kinyomtatott formában átadni megőrzésre, vagy elegendő, ha a teljeskörű könyvelést felölelő iratanyagot pdf-formátumban mentjük le valamilyen tetszőleges adathordozóra? Ha a főkönyvi kartonokat, eszköznyilvántartást stb.-t ilyen módon adjuk át az ügyfélnek, azzal eleget teszünk kötelezettségeinknek, ha az ügyfél egyébként elfogadná ezt az adatátadási formát?” – kérdezte olvasónk.

Az áfatörvény fogalmazza meg az alapvető szabályokat – szögezte le szakértőnk:

179. § (1) Minden személy, szervezet, aki (amely) e törvényben szabályozott jogot gyakorol, illetőleg akire (amelyre) e törvény kötelezettséget állapít meg, köteles az adómegállapítás hiánytalan és helyes volta ellenőrizhetőségének érdekében az általa vagy nevében kibocsátott, valamint a birtokában levő vagy egyéb módon rendelkezésére álló okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrizni.

(2) Az (1) bekezdés szerinti megőrzési kötelezettség papír alapú okirat esetében a kibocsátásra kötelezett részéről a másodlati példányra, a befogadó részéről az okirat eredeti példányára, vagy – ha azt e törvény nem zárja ki – eredeti példány hiányában annak hiteles másolatára vonatkozik. A megőrzési kötelezettség teljesíthető a papír alapon kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzésével is. Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. A kötelezettség teljesítését nem befolyásolja az elektronikus okirat formátumának a 168/A §-ban foglalt követelményeknek megfelelő megváltoztatása. A megőrzési kötelezettség elektronikus formában történő teljesítése esetén az adóalanynak elektronikusan kell megőriznie a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét biztosító adatokat is.

A papír alapú okiratokról a pdf formátumú másolat önmagában nem minősül hitelesnek, a megfelelő hiteles másolat készítéséhez a következő rendelet kissé összetett útmutatásai szerint lehet, (kell) eljárni: 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól.

Tekintettel, hogy a hivatkozott kérdés megoldása részletes rendszerszerű vizsgálatot igényel, így a konkrét megoldáshoz javasolt tanácsadó igénybevétele a konkrét tényállás ismeretében.