Az online számlaadat-szolgáltatás leggyakoribb hibáira figyelmeztet a NAV

Megosztás Tetszik

Folyamatosan vizsgálja a Nemzeti Adó- és Vámhivatal az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség teljesítését, ennek során öt típushibát azonosított. Ezek a hibák kellő körültekintéssel és az adóhatóság javaslatainak figyelembevételével elkerülhetők.

1. Tesztrendszer használata

Egyes adózók a https://onlineszamla-test.nav.gov.hu weboldalon elérhető tesztrendszert tévesen az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésére próbálják használni, azonban azon keresztül nem teljesíthető az adatszolgáltatás. A tesztrendszer ugyanis nem az adózói adatszolgáltatásra szolgál, hanem a számlázó programok fejlesztőinek készült az általuk kialakított informatikai rendszerek tesztelésére.

Javaslat: Győződjön meg arról, hogy a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalon elérhető online számlarendszert használják az adatszolgáltatásra!

2. Hibás aláírókulcs

A számlázóprogrammal kiállított számlák adatainak emberi beavatkozás nélküli – gép-gép kapcsolat (interfész) – beküldéséhez szükség van egy úgynevezett technikai felhasználó regisztrálására is az Online Számla rendszerben. Ezzel automatikusan létrejön egy Felhasználónév, ezt követően pedig egy XML aláírókulcs és egy XML cserekulcs generálható, amikre az adózó számlázó programja és a NAV szervere közötti kommunikációhoz van szükség. Voltak adózók, akik hibásan adták meg a generált kódokat, így nem valósult meg a számlázó programjuk adatszolgáltatása.

Javaslat: Számlázó programmal történő adatszolgáltatáskor ellenőrizze, hogy a technikai felhasználó regisztrációjánál generált egyedi azonosítókat helyesen adta-e meg!

3. Programozási hiányosságok

A számlázóprogrammal történő adatszolgáltatás akkor teljesített, ha a sikeres feldolgozást a NAV szervere visszaigazolta [számlarendelet 13/A § (3) bekezdés]. Ha a NAV visszaigazolása alapján az adatszolgáltatás nem dolgozható fel, azt meg kell ismételni [számlarendelet 13/A § (4) bekezdés]. A NAV szervere a feldolgozás eredményéről szóló visszajelzésben a beküldött számlaadatok egyes szabálytalanságaira is figyelmeztet, így a visszaigazolás kérése elengedhetetlen. Egyes számlázóprogramok azonban a feldolgozás eredményére nem kérdeztek rá, így a működésük nem felelt meg a vonatkozó jogszabályi előírásnak.

Javaslat: Tájékozódjon számlázóprogramja megfelelőségéről!

4. A NAV-szerver visszajelzéseinek figyelmen kívül hagyása

A vizsgálati tapasztalatok szerint egyes adózók akkor sem javították ki a hibás adatszolgáltatásukat, ha a számlázó programjuk a NAV-szerver visszajelzéseire rákérdezett. Ennek oka az volt, hogy nem is értesültek az adatszolgáltatásuk hibáiról, mert vagy a programjuk nem tette elérhetővé számukra a visszajelzéseket vagy nem ismerték a visszajelzések megjelenítésének módját.

Javaslat: Számlázóprogram alkalmazása esetén alaposan ismerje meg annak működését, tájékozódjon részletekbe menően a programokba épített funkciókról! Számlázóprogrammal történt hibás adatszolgáltatás esetén a NAV szerverének visszajelzéseit javasolt jelezni a hibák kijavítása céljából a program fejlesztőjének.

5. A kiállított számla adataitól eltérő adatok rögzítése

Az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség a számlatömböt (kézi számlát) használókra is vonatkozik, akiknek a papíralapú számlán található adatokat az Online Számla rendszer számlaadat-rögzítő felületén kell manuálisan rögzíteniük. Ugyanott kell manuálisan rögzíteni a gépi számlák adatait is akkor, ha az adózói számlázó programok a jogszabályban rögzített okokból [számlarendelet 13/A § és 13/B §] nem képesek a gép-gép kapcsolat (interfész) útján történő azonnali adatszolgáltatásra. Előfordult azonban, hogy az online számlarendszer „kézi rögzítő felületén” nem a kiállított számlák adataival egyezően történt meg az adatbevitel.

A számlák sorszámában, keltében, összegében, a teljesítés időpontjában, de még a vevők adószámában is előfordultak a kiállított számlák adataitól eltérő adatrögzítések. Fontos hangsúlyozni, hogy a „kézi rögzítő felület” a kibocsátott számlák adatainak pontos rögzítésére szolgál, az nem használható a kibocsátott számlák adataiban észlelt hibák közvetlen javítására.

Javaslat: Az adatszolgáltatás kontrollálására használja az online számlarendszer lekérdezési lehetőségét! Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatosan a NAV szervere azonnali visszajelzést ad, amiről az online számlarendszer folyamatosan hibanaplót vezet, így a Szolgáltatások → Használati statisztika elérési útvonalon megismerhetik az adatszolgáltatásukkal kapcsolatos visszajelzéseket.

A használati statisztika elérhetőségéről, legfőbb információiról, különösen azok hasznosíthatóságáról egy kisfilm is tájékoztat, amely a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalnak A rendszerről elnevezésű főmenüjében közvetlenül elérhető. A használati statisztika fontos információkat tartalmaz az adatszolgáltatás feldolgozási arányairól, minőségéről, tipikus hibáiról, és rámutat azokra a technikai problémákra is, amelyek fejlesztést igénylő feladatként jelentkeznek az adózók oldalán. Az előzőek miatt különösen ajánlott a Használati statisztika rendszeres áttekintése!

A vizsgálatok tapasztalatai alapján az adóhatóság az online számlaadat-szolgáltatásra vonatkozó saját belső kontrollfolyamat kiépítését javasolja. Ezzel megelőzhető, hogy a revizorok az ellenőrzések során tárják fel a hibás adatokat, ami szankciókkal járhat.

Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos aktuális információk a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalon olvashatók.