Számlák az irattárban – megőrzési idő, selejtezés

Megosztás Tetszik

Mennyi ideig kell megőrizni a céges iratokat, bizonylatokat? Mit kell papír alapon tárolni és mit elektronikus formában? Mi a teendő akkor, ha a különböző jogszabályok mást írnak elő?

Még javában tart a nyár, de azért nem árt felkészülni az év végi „rendezkedésre” is, a leltározással együtt esedékes selejtezésre, amibe a szükségtelenné vált iratok is beletartoznak.

Az iratok megőrzését illetően a legfontosabb kérdések egyike, hogy meddig, mennyi ideig kell egyáltalán „megtűrni” azokat a cég irodájában, irattárában.

A válasz kicsit bonyolultabb, mint azt először gondolnánk, általában nem elég csupán egy dátumot meghatározni erre. Az iratok megőrzésére, tárolására és selejtezésére vonatkozó rendelkezések ugyanis több jogszabályban is helyet kaptak, ráadásul az elektronikus iratkezelés, az elektronikus archiválás is egyre inkább része a vállalkozások gyakorlatának. Ez pedig ráirányítja a figyelmet az eredeti bizonylatok megfelelő kezelésének problémáira is.

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) szerint a bizonylatokat az adó-megállapításhoz való jog elévüléséig kell megőrizni. Ez alapesetben azt jelenti, hogy a bevallás, bejelentés beadási vagy az adó fizetési határideje évének utolsó napjától számított ötödik év utolsó napjáig kell a dokumentumokat megőrizni.

Bizonyos, a törvényben rögzítettek szerinti esetekben azonban az elévülési időszak és ezáltal a megőrzési időszak meghosszabbodhat. Az adózó javára mutatkozó önellenőrzés pedig – időt adva az adóhatóságnak az esetleges ellenőrzés lefolytatására – meg is szakítja az elévülést (Art. 202–205. §).

Ezzel szemben, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) alapján az üzleti évről készített beszámolót, üzleti jelentést és ezeket alátámasztó dokumentumokat nyolc évig kell megőrizni (169. §).

OLVASSA TOVÁBB cikkünket, hogy megtudja, milyen jogszabályok írnak még elő és milyen megőrzési időt, valamint, hogy mi a teendő akkor, ha egy irat tekintetében több szabály eltérő megőrzési időket ír elő!