Milyen iratokat kell, és mennyi ideig megőrizni megszűnő szervezeteknél?

Megosztás Tetszik

Megszűnő szervezet esetén melyek azok az iratok, bizonylatok, amelyek 5 év után, illetve korlátlan ideig nem semmisíthetők meg, s milyen módon kell gondoskodni az elhelyezésükről? – kérdezte olvasónk. Kneitner Lea, okleveles nemzetközi és igazságügyi adószakértő válaszolt.

A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles megőrizni.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség.

A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell.

A 1995. évi LXVI. törvény előírásai szerint az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.

E törvény meghatározza továbbá a maradandó irat fogalmát is: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

E körbe tartoznak a kérdésben említett munkaügyi iratok (a munkavállalók adatai, a biztosításra és járulékfizetésre vonatkozó adatok), melyek tehát – a fenti előírásokból következően – nem selejtezhetőek, a foglalkoztatónak meg kell őriznie azokat, illetve a cég megszűnésekor a végelszámolónak, felszámolónak gondoskodnia kell iratőrzőnél történő elhelyezésükről.