Irathegyek a könyvelőnél: mi a teendő, ha megszűnt a megbízás?

Megosztás Tetszik

Bérszámfejtést végző cég és megbízója között megszűnt az üzleti kapcsolat. A partnercég többszöri felszólítás után sem vitte el a bérszámfejtőnél lévő, nagy mennyiségű, eredeti számfejtési alapdokumentumokat (munkalapok, orvosi igazolások stb.). A megbízott cég helyszűkében van, nem kívánja tovább őrizni a papírokat, milyen lehetőségei és kötelezettségei vannak? – kérdezte olvasónk. Hunyadné Szűts Veronika igazságügyi adó- és járulékszakértő válaszolt.

Először is fel kell hívni a cég vezetőjének figyelmét, hogy az adózó/foglalkoztató kötelessége az előírt határidőig megőrizni a számvitel, bér- és munkaügy alapbizonylatait, nem a könyvelőé – szögezte le válasza elején szakértőnk. Ugyanakkor a felek szerződésben megállapodhatnak abban, hogy a szerződés megszűnése után meghatározott ideig a könyvelő/bérszámfejtő őrzi a dokumentumokat, de bérügyi iratok esetében ez nem életszerű a szerződés megszűnését követően.

Az adózáshoz kapcsolódó bizonylatokat, iratokat általánosan az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni, amely alapesetben annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve annak hiányában az adót meg kellett volna fizetni [adózás rendjéről szóló törvény 78. § (3) bekezdés].

A számvitelről szóló törvény hatálya alá tartozó adózóknak azonban az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, illetve a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában a jogszabály előírása alapján legalább 8 évig kell megőrizni [Szt. 169. § (1) bekezdés].

A számvitelről szóló törvény hatálya alá tartozó adózóknak a fentieken kívül a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat, ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is, valamint a szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is, szintén legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni [Szt. 169. § (2)–(3) bekezdés].

Fentiek alól kivétel a bérügy-munkaügy területe, ahol a 1997. évi LXXXI. törvény 2018. december 23-án hatályba lépett kiegészítése szerint a foglalkoztató köteles a biztosítási jogviszonnyal kapcsolatosan felmerült munkaügyi és társadalombiztosítási iratokat a biztosítottjára, volt biztosítottjára irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig megőrizni [Tny. 99/A § (1)–(2) bekezdés].

Ha a partnercég a felszólítás ellenére sem kívánja átvenni a dokumentumokat, akkor javasolt tértivevénnyel postán feladni azokat, esetleg egy kísérőlevéllel, melyben felhívják a partnercég figyelmét arra, hogy az Art. rögzíti, az adózónak kell megőrizni az adómegállapításhoz szükséges iratokat, az említett elévülési időig (Art. 78. § (3) bekezdés és 7. § 24) pont).

Ha a megbízó így sem kívánja átvenni az iratanyagot, akkor bejelentés tehető a cégbíróságon, amelyben kérheti a megbízott cég, hogy kötelezzék a partnerét a dokumentumok átvételre. Ha esetleg pénzügyi/elszámolási vita is van a felek között, és felmerül a gyanú, hogy azért nem veszi át a megbízó az iratokat, mert a teljesítés hiányára hivatkozva nem akar fizetni, meg lehet pedzeni a felszámolási eljárás lehetőségét.