Iratanyag: őrzési és átadási szabályok

Megosztás Tetszik

Megválik egymástól az adózó és a könyvelő, az előbbinek speciális kérései támadnak az iratanyagokról. Mit tehet a könyvelő? Olvasói kérdésre Hunyadné Szűts Veronika igazságügyi adó- és járulékszakértő válaszolt.

Olvasónk így részletezte kérdését:

Könyvelőirodánk 2017-től egy kft. könyvelését nem kívánja tovább vállalni, melyet az ügyfélnek is jeleztünk. A kft. vezetője a mai napon azzal állt elő, hogy nehogy visszaéljünk a korábban lekönyvelt adataival, hogy adathordozón bocsássuk rendelkezésére a könyvelést, továbbá egy példányban nyomtassuk is részükre, majd a könyvelőiroda programjában található könyvelési adatokat töröljük az általa felénk benyújtott kérelme alapján. Könyvelési díjat minden esetben haladéktalanul, késedelem nélkül rendezték. A kérdésünk az lenne, hogy ezt kérheti-e ilyen formában a kft. vezetője tőlünk? Ha igen, milyen jogszabály írja ezt elő?

Szakértőnk válasza:

Az adózáshoz kapcsolódó bizonylatokat, iratokat általánosan az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni, amely annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve annak hiányában az adót meg kellett volna fizetni, azonban az elévülés további hat hónappal meghosszabbodik, ha az adóbevallás késedelmes benyújtásakor az adómegállapításhoz való jog elévüléséig kevesebb mint hat hónap van hátra [adózás rendjéről szóló törvény – Art. – 47. § (3) és (5) bekezdés].

A számviteli törvény (Szt.) hatálya alá tartozó adózóknak az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, illetve a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában a jogszabály előírása alapján legalább 8 évig kell megőrizni [Szt. 169. § (1) bekezdés].

Az Szt. hatálya alá tartozó adózóknak a fentieken kívül a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat, ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is, valamint a szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is, szintén legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni [Szt. 169. § (2)–(3) bekezdés].

Az Art. előírása alapján az iratok megőrzéséről az adózó köteles gondoskodni, az iratok jogszabályban meghatározott ideig történő őrzésének feladata természetesen átruházható, ebben az esetben a felelősség azonban az őrzési idő lejártáig elsődlegesen továbbra is az adózót terheli.

A jogszabályban előírt bizonylatot, könyvet, nyilvántartást és más iratokat az adóhatósághoz bejelentett helyen kell megőrizni [Art. 47. § (1) bekezdés].

Az iratokat a feldolgozás, könyvelés időtartamára más helyre lehet továbbítani, az adóhatóság felhívására azonban azokat három munkanapon belül be kell mutatni [Art. 47. § (2) bekezdés]. 

Fentiek alapján tehát az adózónak meg/vissza kell kapnia minden anyagot, amelyért ő felelős, ugyanakkor a könyvelő saját védelmében célszerű, ha másolati példányokat őriz elévülési időn belül.