Fontos tudni az elektronikus számlák megőrzéséről

Megosztás Tetszik

Az elektronikus számlát digitálisan kell megőrizni, nyomtatva nem érvényes, s 8 évig kell elektronikusan tárolni. A könyvelő nagy általánosságban még papíralapú számláról könyvel, de becsúszhat egy-egy elektronikus számla is. Mit csinál ilyenkor a könyvelő? Nem nyomtatja ki a számlát, mert az nem érvényes? A kapott elektronikus számlát lementi mondjuk egy pendrive-ra, és onnan olvasva rögzíti a könyvelőprogramba? Kinek kell megőrizni digitálisan a lekönyvelt elektronikus számlát az esetleges áfaellenőrzéshez? – kérdezte olvasónk. Gyüre Ferenc adótanácsadó válaszolt.

Az elsődleges szabály az, hogy nem a könyvelő feladata az iratok megőrzése, mivel az iratmegőrzési kötelezettséget a jogszabályok a gazdálkodóra (aki kiállította, vagy akinek a nevére kiállították a számlát, bizonylatot, dokumentumot) hárítják. A könyvelő természetesen átvállalhatja ezt a feladatot, de alapesetben nem az ő felelőssége az iratok megőrzése.

Az elektronikus bizonylatokat archiválni kell. Az ilyen bizonylatok megőrzési kötelezettsége azt jelenti, hogy azokat olyan módon kell tárolni, hogy az utólagos módosítás, kiegészítés, sérülés, törlés ne történhessen meg. Az a gazdálkodó hatásköre, hogy ez milyen alapon történik. Lehet felhő alapú, lehet fizikális formájú tárolás (például pendrive).

Az ellenőrzés során nem magát a tárolót adja át a gazdálkodó, hanem elérési pontot biztosít a revizornak. A könyvelése is ugyanúgy történik, mint egy általános számlának. A számlát egyébként ki lehet nyomtatni, de alapvetően nem  fizikális formában kell tárolni.