Külföldi vagy egyedi számlázóprogramot használ? Júliustól meggyűlhet vele a baja

Megosztás Tetszik

Alig egy hónap van hátra július 1-jéig, amikortól a vállalkozások az 1 millió helyett már a 100 ezer forintnál nagyobb összegű általános forgalmi adót (áfa) tartalmazó ügyleteiket is kötelesek lesznek bejelenteni a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak (NAV). A digitális megoldásoknál maradva erre a legjobb módszer a számlázóprogram, az ugyanis a számla kibocsátásakor automatikusan, az interneten keresztül képes beküldeni a számla adatait a NAV rendszerébe. Bajban lehetnek azonban azok a vállalkozások, amelyek külföldi vagy túlságosan egyedi számlázóprogramot használnak. Lássuk, hogy miért.

Az egyedi számlázóprogramok/ERP rendszerek előnye, hogy teljes mértékben testre szabhatók, követik a vállalatok igényeit. Csakhogy, ha bármilyen jogszabályváltozás történik, nincs olyan automatikus frissítés, amelyet a használóik igénybe vehetnének. Emellett az online számlaadat-szolgáltatás esetén az is kihívás, hogy ezt a program felhasználóinak és fejlesztőiknek kell megoldaniuk. Az IT-fejlesztői óradíjak pedig általában nem alacsonyak.

Az online számlabekötés kapcsán az is fejtörést okozhat, hogy nemcsak azzal kell tisztában lenni, hogy a NAV XSD előírásában meghatározott XML-ben előállított fájl elkészüljön, hanem a tökéletes megoldáshoz a számlázást érintő áfa-szabályok részletes ismerete is szükséges. Ha ez házon belül nem áll rendelkezésre, akkor a fejlesztői és szakértői kapacitást a piacról kell megvásárolni, egy külső – a cég áltál már használt rendszerhez illeszthető – megoldás formájában. Igyekezni kell azonban, mivel vészesen közeleg a július 1-jei határidő, ameddig minden érintett cégnek fel kell készülnie az adatküldésre, függetlenül attól, hogy milyen számlázóprogramot használ.

Azt, hogy egy számlázóprogram típusa mennyire megfelelő, alapvetően attól függ, van-e elegendő felhasználója, illetve van-e iránta akkora ügyféligény, valamint fejlesztői, adószakértői kapacitás, hogy a fejlesztést a számlázóprogram készítője a jogszabály által elvárt paramétereknek megfelelően elvégezze. Számos nemzetközi cég magyar leányvállalatánál lehet látni, hogy az egyes országok jogszabályváltozása miatt a nagy, egyedi rendszert nem kívánják az adatbekötésre felkészíteni, számukra hatékonyabb egy olyan megoldást keresni, ahol egy külső alkalmazás a NAV viszonylatában az adatküldést és -fogadást – és az ezzel együtt járó valamennyi feladatot – elvégzi.

Azok a vállalatok pedig, amelyek nem tudják a számlázásukat a külföldi vagy egyedi vállalatirányítási rendszerükből kiszervezni, valamint a használt számlázó modul továbbfejlesztése is akadályokba ütközik, azok a jogszabályi kötelezettségüknek csak egy külső számlajelentő modul hozzákapcsolásával lesznek képesek megfelelni.

A nem IT-cégek jellemzően az automatikus és azonnali adatszolgáltatásra a meglévő programjukat nem tudják felkészíteni, ehhez szükségük van informatikusra. Ez a feladat több lépésre bontható. Az első nagyobb egység a programban tárolódó adatokból a NAV számára megfelelő XML-file előállítása minden számláról. A második pedig annak a biztosítása, hogy ezen XML-formába csomagolt adatokat a rendszer automatikusan be tudja küldeni az adóhatóságnak, majd fogadja az erre érkező válaszüzeneteket is.

Erre a helyzetre többféle megoldás létezik. Ezek egyike az egyre inkább terjedő, felhőalapú technológián alapuló külső megoldás, a ConnecTAX, a másik pedig egy telepített alkalmazás. Az előbbi egy, a cég számlázóprogramjában előállított adatcsomag alapján bonyolítja le az adatkommunikációt a NAV-val. Mivel az adóhatóság a beérkező adatokat azonnal elemzi és jelzi, ha a számlában hiba van, s azt nem tudja befogadni, vagy be tudja, de tartalmi hibát talál – a cég térfelén pattog a labda, neki kell cselekednie. A válaszüzenetek értelmezésében hasznos segítség, hogy a teendőket a ConnecTAX értelmezi is, hogy áttekinthetőbb legyen, mi is pontosan az XML-ben esetleg nem jártas adózó feladata.

S hogy mennyibe kerülnek ezek a megoldások? Ahogy vannak széles körben használt számlázó-, levelezőprogramok és vállalatirányítási rendszerek, és nem minden cég barkácsolt házilag magának egyedi szoftvert e feladatokra (hiszen az nem lenne költséghatékony), úgy itt is az igaz, hogy a „dobozos” megoldás hatékonyabb lehet. Az alapprogramtól függ, hogy hány fejlesztői órát kell még ráfordítani a meglévő rendszerre ahhoz, hogy az a számlaadat küldéséhez szükséges fájlokat előállítsa és az adatkommunikációt is megoldja. Így a belső fejlesztés esetén a költségek nagyon jelentősek lehetnek. A másik kardinális kérdés a rendelkezésre álló idő, hiszen a NAV-os kötelezettség hatályba lépéséig már csak egy hónap van hátra, amelybe még a tesztelésnek is bele kell férnie.

Az oldalon elhelyezett tartalom az RSM Hungary Adótanácsadó és Pénzügyi Szolgáltató Zrt. közreműködésével jött létre, amelynek előállításában és szerkesztésében az Adózóna.hu szerkesztősége nem vett részt.