Egy terület biztosan van, ahol a pandémia pozitívan hatott

Megosztás Tetszik

A vállalati HR-nél a koronavírus-járvány jelentősen felgyorsította a digitalizációs törekvéseket. Például az ötödére rövidült a munkavállalók év végi igazolásainak elkészítésének ideje. Ez a munka az L-SOFT webes szoftverének használatával 30 helyett immár 6 nap alatt elvégezhető, ráadásul ahhoz 25 helyett elegendő csak 3 HR-es kolléga – érzékeltette szemléletesen Bakó Krisztina, az L-SOFT Zrt. kereskedelmi igazgatója.

A súlyos következményekkel járó pandémiának egy pozitív hatása mindenképpen van: felgyorsította a digitalizációs folyamatokat. A HR területén mit lehet érezni ebből?

A pandémia óriási lökést adott a vállalati digitalizációs törekvéseknek, nem véletlenül: a távolságtartás, az érintkezések csökkentése olyan fogalmak, amelyek mára beépültek a személyes és munkahelyi köztudatba is. Ugyanakkor minden piaci szereplő tudja, hogy nemcsak a pandémia, hanem azt követően az „új normális” körülmények között is szükség van például webes önkiszolgáló szoftverekre, hogy fenntarthassuk a biztonságos HR-folyamatokat. A HR digitalizációs beruházásokból tehát nem csak a szükséghelyzetben profitálhatunk, mert le kellett vonnunk a tanulságot: ne erőltessük a régi módszereinket az új, megváltozott környezeti igények által előidézett folyamatainkra.

Milyen HR-tevékenységek elvégzését könnyíti meg a digitalizáció?

Gyakorlatilag nincs olyan terület a HR-en, „amelynek ne tenne jót” a digitalizáció. Gondoljunk például a lélekölő, nagy tömegű adatrögzítésekre, munkaidő-nyilvántartásokra, szabadságtervezésre, szabadságigénylésre, a munkavállalók felé irányuló adatszolgáltatásokra, és még hosszan sorolhatnánk. Vannak olyan területek is, ahol nyilván nem szabad kiváltani, lélektelenné tenni a közvetlen emberi kommunikációt akkor sem, ha a lehetőség adott lenne. De remekül megtámogathatja a folyamatot, mint például a toborzás esetében a már jól ismert gamification.

Mekkora költségekkel jár a digitalizációra való átállás, illetve a digitalizált rendszer működtetése, és ezzel szemben milyen mértékű megtakarítást lehet elérni a hagyományos módszerek elhagyásával?

Nehéz egyszerűen egy összeget mondani, de a megtérülési számításokhoz óriási segítséget nyújthat az év végi igazolások kiadását támogató PIRAMIS IGAZOLÁSaim webes szoftverünkhöz visszajelzett ügyféltapasztalat: a bevezetést megelőzően 1000 fő igazolását 25 kolléga 30 nap alatt állította elő, írta alá, juttatta el a munkavállalóknak és gyűjtötte össze és irattárazta az aláírt dokumentumokat. A szoftverbevezetést követően ugyanezt a feladatot 3 kolléga mindösszesen 6 nap alatt végezte el. Ehhez a lenyűgöző eredményhez szükség volt egy új digitális technológiára, az e-aláírásra is.

A digitalizált rendszerben is ugyanúgy lesz mód javítani a hibákat, tévedéseket, mint a hagyományos üzemmódban?

Mindig sokkal egyszerűbb egy digitális publikációban, nyilvántartásban  javítani, mint például egy papíralapú dokumentumon, amelynél még az elérhetőség is korlátozott, míg egy elektronikus dokumentumot könnyű elérhetővé, visszakereshetővé tenni.

Milyen hatása lesz a HR-tevékenységek digitalizálásának a vállalati döntéshozatali folyamatra?

Gondoljunk csak az előző, igazolások kiosztásához kapcsolódó példámra. Milyen hihetetlen módon lerövidített egy webes szoftver egy hagyományosan akár több hétig tartó folyamatot. Hasonlóképpen lerövidülhet a döntéselőkészítő adatok, kimutatások előállítási ideje is. Az integrált adatkapcsolatokkal elkészülhetnek a különböző adatbázisokból a szinergikus adathalmaz-elemzések is. A PIRAMIS webes önkiszolgáló szoftverekből érkező adatokat a desktop szabad formátumú listázóban a HR szakemberek egyedi, aktuális igények szerinti kimutatásokba rendszerezhetik, akár stratégiai döntéselőkészítéshez. A digitalizáció eredménye a gyorsabb, költséghatékonyabb HR-folyamat lesz.

Kinek ajánlják elsősorban az önkiszolgáló HR-megoldásokat?

A mi célcsoportunk a több mint 100 főt foglalkoztató vállalatok, ugyanis az általunk alkalmazott technológia a nagyméretű adatbázisoknál térül meg igazán. Mivel integrált rendszerekben érdemes gondolkodni, az ideális az, amikor a desktop bérügyviteli szoftverünkkel együtt vezetik be a vállalatok a webes önkiszolgáló megoldásainkat is.

Mi lehet a fejlesztés iránya, van esetleg olyan terület, amely digitalizálása még nem történt meg, de a jövőben erre is sor kerülhet?

Jelenleg a legizgalmasabb fejlesztéseink az e-aláíráshoz kapcsolódó szoftverünkhöz, az IGAZOLÁSaimhoz, és a home office irodai adminisztrációját támogató megoldásunk fejlesztéséhez kapcsolódik. Azt követően, hogy bevezettünk egy új technológiát a céges adminisztratív köztudatba, az e-aláírással hitelesíthető dokumentumok körén dolgozunk. A hagyományos irodai élet végérvényesen megváltozott. Velünk marad a home office, rájöttünk, hogy mégis megoldhatók az akár mérföldkőnek számító események is online. A kapcsolódó adminisztratív folyamatok – home office igénylés, engedélyezés, asztalfoglalás – menedzselése a következő feladat, a szoftveres megoldáson már dolgozunk.

Az oldalon elhelyezett tartalom az L-SOFT Zrt. közreműködésével jött létre, amelynek előállításában és szerkesztésében az Adózóna.hu szerkesztősége nem vett részt.