hourglass_empty Ez a cikk több mint 30 napja íródott, ezért előfordulhat, hogy a benne lévő információk már nem aktuálisak! Témába vágó friss cikkekért használja a keresőt

Átgondolatlan számlaadat-használat: bizalmatlanságot szülhet könyvelő és ügyfél között

  • adozona.hu

Az online számla-adatszolgáltatás 3.0 elindulásával óriási lehetőség nyílt a számviteli feladatok lerövidítésére. Ezt azok fogják tudni kihasználni, akik hajlandóak új munkafolyamatokat kialakítani, a képeket és az adatokat összekapcsoló, de azok egyezését és a számlabefogadást automatizáltan ellenőrző rendszert bevezetni.

Csak a képeket és az adatokat egyaránt kezelő rendszer teheti hasznos eszközzé az online számla-adatszolgáltatás 3.0-t a könyvelők számára. Azoknál viszont, akik megfontolás és egyeztetés nélkül vágnak bele, csak a könyvelő és ügyfele közti bizonytalanságot fogja növelni – figyelmeztet Poór Károly, az SDSYS Zrt. cégvezetője.

2021. január 1-jétől az online számla-adatszolgáltatás 3.0 bevezetésével gyakorlatilag minden számla adatait megkapja az adóhatóság. Ez lehetővé teszi a számviteli folyamatok automatizálását is, de csak akkor, ha az érintettek megnyugtató megoldást találnak a számlaképek hiányából vagy a képek és a számlaadatok „elválásából” fakadó problémákra.

A könyvelés automatizálását segíti ugyan, hogy az online számla-adatszolgáltatás 3.0-ban sok nem kötelező adattal egészítették ki az XML-t egységes szerkezetben, például a megrendelés-, szerződés-, szállítólevél-, GLN-számmal, beszállítói kóddal stb., de még így is sok probléma maradt.

Az egyik problémakör a már eddig is elérhető NAV-os ingyenes online számlázó program mellett a 3.0-ás verzióban új megoldásként elinduló „XML adatszolgáltatás = számla” szolgáltatás okozza. Ez esetben az XML önmagában lesz az elektronikus számla. Ennek kapcsán egyesekben talán az is felmerülhet, hogy ha az XML letölthetőek, akkor szükség van-e egyáltalán a számlák képére, vagy elégségesek az adatok is a könyveléshez, de erre a kérdésre több okból is igen a válasz.

Például továbbra is lesznek papíron vagy elektronikus számlaként érkező számlák, hiszen XML számlát csak belföldi adóalanyoknak lehet kiállítani. Ráadásul, ha a számla XML állománya eléri a 10 MB-ot, akkor a rendszer bizonyos tételsorokat össze fog vonni, ami számlakép nélkül nem követhető vissza.

Meg kell oldani a számlabefogadás visszaigazolásának problémáját is. Ugyanis a könyvelő nem tudhatja a letöltött adatokból, hogy az általa könyvelt, vevő pozícióban lévő vállalkozás valóban befogadta-e ezeket a számlákat. Ez a probléma a számlának minősülő XML-ek esetében még erősebb: hiszen itt még kép sincs. Az sem biztos, hogy a vevő egyáltalán meg tudja nyitni, el tudja olvasni az XML-t.

Megoldandó probléma még a számlák archiválása is. Az elektronikus vagy XML számlák megőrzéséről a hash kódjukkal együtt a vállalkozásnak kell gondoskodnia, a hatóság ugyanis nem vállalja át ezt a feladatot, kizárólag a számlakibocsátó részére bizonyos feltételek esetén. Ráadásul az XML-számlánál nincs egy kézzelfogható dolog, amit iktatni lehetne, pedig a könyvelő programnak sorszám szerint kell tudnia igazolni, hogy egy számla sem hiányzik.

Végül, de nem utolsósorban ellenőrizni kell, hogy a számlakép és a feltöltött adatok valóban megegyeznek. Például, ha valaki nem tölti ki a fizetési határidőt vagy a teljesítés idejét az adatszolgáltatásban – hiszen ez nem kötelező – a könyvelőhöz eljutott képen pedig szerepel ilyen, akkor az eltérés folyamatos teljesítés esetén mulasztási bírsághoz is vezethet.

A könyvelőnek tehát egyeztetnie kell az adatokat a képekkel. Ha eltérést talál, akkor erre figyelmeztetnie kell ügyfelét, de a bevallás alapjának az adatszolgáltatást kell tekinteni. Mindezt automatikusan, kézi adatbevitel nélkül kell elvégeznie, hogy biztos lehessen abban, hogy egy esetleges hibát a számla kiállítása során követték el, és nem a könyvelői programba történő begépelésnél.

Összefoglalva tehát alkalmassá kell tenni a rendszereket a NAV XML letöltésére és feldolgozására, ki kell dolgozni egy munkafolyamatot a számla-befogadás visszaigazolására, meg kell oldani a sorfolytonosság kérdését a különböző forrásból érkező számláknál, és a könyvelt céggel megegyezve gondoskodniuk kell a megfelelő archiválásról is.

Hozzon ki többet az Adózónából!
Előfizetőink és 14 napos próba-előfizetőink teljes terjedelmükben olvashatják cikkeinket, emellett többek között elérik a Kérdések és Válaszok archívum valamennyi válaszát, és kérdezhetnek szakértőinktől is.

Hozzászólások (0)

Új hozzászólás

Kérjük, hogy szakértőinknek szóló kérdését ne kommentben tegye fel! Használja helyette a kérdés-válasz funkciót, kérdésében hivatkozzon az érintett írásra, lehetőleg annak URL-jét is megadva. A választ csak így tudjuk garantálni. Köszönjük!
Az Adózóna moderálási alapelveit ITT találja.




További hasznos adózási információk

TÖBB MINT TÖRVÉNYTÁR
Ezért érdemes előfizetni!
PODCAST

Kérdések és válaszok

Külföldi részvényjuttatás kezelése a társasági adóban

Erdős Gabriella

adószakértő

TaxMind Kft.

Elengedett pótbefizetés adókötelezettsége?

Erdős Gabriella

adószakértő

TaxMind Kft.

Támogatás nyújtása/nem közcélú adomány

Erdős Gabriella

adószakértő

TaxMind Kft.

Szakértőink

Szakmai kérdésekre professzionális válaszok képzett szakértőinktől

2025 March
H K Sze Cs P Sz V
24 25 26 27 28 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31 1 2 3 4 5 6

Együttműködő partnereink