Gyárlátogatás – üzleti partner adózása

Tisztelt Szakértő! Ügyfelünk gépek nagykereskedelmével foglalkozik, melyeket a külföldi gyáraktól szerez be. Az egyik gyár gépeiről elterjedt, hogy nem is itt Európában, hanem Kínában gyártják. Ennek a kételynek az eloszlatására ügyfelünk akciót szervezett, melynek keretében, aki decemberben a gépekből X forint értékben vásárolt, ajándékutat kap egy gyárlátogatásra Hollandiába, 1 fő erejéig, 2-3 napos útra. A rövid részletezés után a kérdés arra irányulna, hogy a nagykereskedő ügyfelünknél jelentkezik buszbérlés, külföldi szálláshelyszámla, esetleg étel-italköltség is. Ezeket miként kell kezelni számviteli és adózási szempontból? (Összege kb. személyenként 130 ezer forint.) Ahol több fő jönne az üzleti partnertől, ott ezt a díjat kérnék el költségtérítésként is. Ügyfelünknek nincs utazásszervezési tevékenysége, így ezt milyen jogcímen számlázhatja ki az üzleti partnereknek, és a könyvekben milyen költség alatt tüntetheti fel? Az üzleti út dokumentálását és az adózást tekintve mit kellene tudnunk? Köszönöm válaszát előre is!