Gépjármű-költségtérítés

Tisztelt Szakértő! Intézményünk többnapos konferenciát szervezett, amelyen egy estére egy zenekart is meghívott a résztvevők szórakoztatására. A zenekar tagjaival magánszemélyenként külön-külön kötöttünk szerződést, melyet a bérszámfejtésre továbbítottunk. Az együttes tagjai szeretnének gépjármű-költségtérítést is elszámolni, mindezt kiküldetési rendelvényen. A problémám abból adódik, hogy a velük kötött szerződés nem az intézményünk szakmai tevékenységével összefüggő munkavégzésre irányul, így nem vagyok benne biztos, hogy ilyen formában (illetve egyáltalán) kifizethetnénk nekik az oda-vissza út költségét. Ráadásul ezt az igényüket nem jelezték előre, így a megbízási díjba sem tudtuk beépíteni ezt a kiadást. Azt tudom, hogy a kiküldetési rendelvény nem csak a munkaviszonyra tekintettel állítható ki, azonban véleményem szerint nem volna életszerű, hogy gépjármű-költségtérítést olyan tevékenységért fizessen ki egy cég, amely nem a megbízó cég érdekkörébe tartozó szakmai munkával függ össze. Tisztelt Szakértő, kérem, hogy segítsen a megoldásban! Fizethetünk-e nekik költségtérítést, ha igen, akkor az intézményünknek van-e ezután is adó- és járulékfizetési kötelezettsége, illetve az együttes tagjainak keletkezik-e adófizetési kötelezettsége? Köszönettel! Andrea