Bérbeadó magánszemély szja-nyilatkozata

Tisztelt Szakértő! Cégünk magánszemélytől bérel lakóingatlant. A bérbeadó számlájának kiegyenlítésekor 10% költséghányad figyelembevételével szja-előleget vonunk le, bevalljuk és befizetjük a NAV-hoz. A bérbeadó nem állított ki szja-nyilatkozatot, ennek hiányában járunk el a fentiek szerint. A kérdésem az lenne, hogy helyesen járunk-e el, vagy a bérbeadó szja-nyilatkozatával minden esetben rendelkeznünk kellene? A másik ide csatlakozó kérdés, hogy a bérbeadó a bérleti díjon felül időnként rezsiköltségeket (víz, áram stb.) is számláz felénk. A rezsiköltségek számlájából nem vonunk szja-előleget. Szeretném megkérdezni, hogy helyesen járunk-e el így? Továbbá, hogy a rezsiszámlák másolati példányait be kell-e kérnünk a bérbeadótól, vagy elegendő, ha csak az ő számlájával rendelkezünk, és az alapján könyvelünk áram-, víz- és gázanyagköltséget? Válaszukat előre is köszönöm!