Ultiparti verseny költségelszámolása

Tisztelt Szakértő! 25-30 fős társaság rendszeres ultipartikat rendez. Helyiséget bérelnek, rezsiköltséget fizetnek. Az egyik játékos intézi az ügyeket, beszedi a pénzt, és ebből fizeti a költségeket. A negyedéves pénz, amit beszed az ügyintéző játékos, kb. 20 000 Ft/fő, tehát negyedévente kb. 500-600 ezer forintról van szó. Szükséges-e valamilyen hivatalos formát adni a működésnek, például adószámot kiváltania az ügyeket intézőnek, avagy működhetnek (ultizhatnak) baráti alapon? Elegendő-e, ha az ügyintéző játékos elszámol a többi játékossal baráti alapon, mellőzve a hivatalos bizonylatolást? Köszönettel.