Szabadságvesztés idejének igazolása a munkahelyen

Tisztelt Szakértő! Egyik munkavállalónk börtönbe került. Erről hivatalos információnk egyenlőre nincs, csak a munkavállaló családtagja értesítette a munkahelyet telefonon. Az a kérdés merült fel, hogy a munkahely kap-e a szabadságvesztés idejéről valamilyen hivatalos igazolást a hatóságtól, vagy ezt a dolgozónak kell majd beszerezni? Jelenleg igazolatlan távollétre rögzítettük. A napokban valószínűleg ki fogják engedni. Elfogadható-e, ha ő nyilatkozik, hogy a távollét alatt szabadságvesztéssel töltötte idejét, vagy pedig hivatalos igazolást kell beszerezni? A 08-as bevallásban nem mindegy, hogy milyen jogcímen van jelentve a távollét, és tapasztalatunk nincs ezen a téren, nem tudjuk mi a helyes eljárás. Válaszát köszönöm.