Kaució elszámolása

Tisztelt Szakértő! Egy bérelt ingatlanra a bérlet kezdetekor fizettünk kauciót. Ennek egy részét a bérbeadó felhasználta különböző munkákra – például festés, villanyszerelési munkák, légkondi hiányzó távirányító, parkettacsere, padlószőnyegcsere, vízmelegítő stb. – most, hogy felmondtuk a szerződést és kiköltöztünk. Azt az összeget, amit felhasznált és nem utal vissza, milyen bizonylattal tudjuk elszámolni a könyveinkben? Számlát kellene kiállítania róla? Vagy elég egy wordben megírt elszámolás, hogy milyen összeget, mire használt fel? Mert csak egy ilyen papírt kaptunk tőle. Illetve, ha számlát kellene kiállítani, azt milyen módon kérhetem tőle, és az áfa visszigényelhető-e a számla alapján? Válaszát előre is köszönöm!