Gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos nyilvántartás és költségelszámolás

Egy alapítvány saját gépkocsival rendelkezik. Azt mindig más és más munkatárs vezeti hivatalos üzleti útjain, több esetben több munkatárs is együtt utazik. Kérdésem, hogy milyen nyilvántartásokat kell vezetni, és milyen költségek és hogyan számolhatók el hivatalos üzleti utazás alkalmával?