Kártérítés befizetése egyesület pénztárába, bizonylatolása

Tisztelt Szakértő! Egyesület tulajdonában lévő személygépjárműben kárt okozott az egyik tag. A felelőséget és kártérítés megtérítését vállalja. Közben a tag kilépett az egyesületből. A pénztárba befizeti a megállapított kár összegét, mely megállapítása kárszakértővel történt. Erről bevételi pénztár bizonylat készül, illetve jegyzőkönyvet készít az egyesület, a kár keletkezésének körülményeiről, melyet fényképekkel egészít ki, amin jól látható a sérülés. A volt tag ír egy nyilatkozatot, amiben károkozást elismeri, a költségeket megtéríti az egyesület felé. Kérdésem, hogy ebben a formában megfelelően dokumentáljuk e a befizetett összeget, helyesen járunk-e el? Köszönöm megtisztelő válaszát!