Gépkocsi-költségtérítés

Tisztelt Szakértő! Intézményünk egy központi költségvetési szerv. Egy általunk rendezett szakmai rendezvényre, megbeszélésre vidékről magánszemélyek érkeznek, nem az intézmény alkalmazottai. Utazási költségüket milyen formában, milyen dokumentumok alapján lehet számukra megtéríteni, ha helyközi járattal, illetve saját gépjárművükkel érkeznek? Az szja-törvény 3. számú melléklet II. Igazolás nélkül elszámolt költségek 6. pontja alkalmazható ilyen esetben, vagyis akkor, ha nem saját dolgozóról van szó? Bonyolítja a helyzetet, ha külföldről érkezik résztvevő. Ebben az esetben mi a szabályos eljárás? Előre is köszönjük válaszát! Üdvözlettel.