Jutalom adminisztrálása

Tisztelt Szakértő! Vállalkozásunk egyes, például nyugdíj előtt álló alkalmazottainak a nyugdíjba vonulást megelőző években eseti jutalmakat ad. A bevallásban feltüntetésre kerülnek, adó és járulék befizetésre kerül. Kérdésünk, hogy kell-e külön dokumentálni, illetve indokolni, hogy kinek, miért és mennyi jutalom kerül kifizetésre, dönthet-e egy személyben az ügyvezető a jutalmazás kérdéséről? Köszönettel.