Külföldi kiküldetés

Tisztelt Szerkesztőség! Sok civil szervezet számára "mumus" a külföldi kiküldetés és nálam is felmerül, mint probléma. Szeretném jól csinálni, amennyire csak lehetséges! Kettő eset van, ami foglalkoztat: I.) Napidíj kifizetése, elszámolása, bizonylatolása, adóvonzata és bevallása? II.) Saját gépkocsival megy a munkavállaló külföldre, vagy tiszteletdíjas? Az I.) esetről bővebben: általában tiszteletdíjas tisztségviselőket küldenek külföldi konferenciára, de volt, hogy önkéntes tagot küldtek Svédországba egy kiállításról fotóanyagot készíteni (olyan eset is van, hogy munkavállaló megy Varsóba kiállítás-szervezés kapcsán).Tehát a kérdésem a következő lenne: adott a magánszemély, aki napi 15 euró külföldi kiküldetési díjat kap – a szervezet előre lefoglalja és bankon keresztül megvásárolja a repülőjegyet –, a kiküldött magánszemély külföldön autót bérel, tankol, és kártyával szállást fizet, a számlák a kiküldő szervezet nevére szólnak. Fgyelnem kell-e, hogy az adott magánszemély a szervezetnek munkavállalója, tisztségviselője (tiszteletdíjat kap) vagy önkéntese (fogadó szervezetként szerződéssel)? És itt kezdődik a problémám: a repülőjegyet kifizették decemberben, az út időpontja 2014.01.17-01.20-ig. Megkapom a számlákat és elkezdem feldolgozni időrendi sorrendben. A kiküldetési rendelvényen feltüntetem a fontosabb adatokat, majd indulás-érkezés és a napidíj összegét, melyet az eseményt megelőző hónap 15-ei árfolyamon számolok át forintra. Mivel a számlák a szervezet nevére szólnak, a szállás és a dologi kiadások között feltüntetem. De nem tudom eldönteni, hogy az adott 15 Eur/nap napidíjat hogyan bérszámfejtsem? Adóköteles? Adómentes? Összevont jövedelem? Hogyan kell bérszámfejteni? Hogyan helyes a kiküldetési rendelvény kitöltése? A 1408-on vallanom kell? A II.) kérdés a problémával: felmerül még az a kérdés is, hogy Romániába, Szlovákiába saját gépkocsival megy át az elnök vagy valamelyik tisztségviselő, akkor jól csináltam-e? Ebben az esetben én lefénymásoltatom a forgalmi engedélyét az autónak+kötelező felelősségbiztosítási csekket, és a leadott útnyilvántartás alapján íratok kiküldetési rendelvényt a megtett kilométerekre, útleírással. Ezt a gazdasági vezetővel és elnökkel, mint kiküldetést elrendelőkkel aláíratom. A 1408-as bevallásban a magánszemély 1408M lapján a 365. sorban "Nem önálló tevékenységgel kapcsolatos költségtérítés" sorban tüntetem fel "3" kóddal (magánszemély tételes költségelszámolásról nyilatkozott) b.) oszlop bevételébe is beleírom és a c.) elszámolható költség oszlopba is, így a d.) oszlop üres marad. Kérdésem ezt jól csinálom-e? Előre is köszönöm a segítségét! Munkájukat megköszönve, tisztelettel várom válaszukat! Szabó Anita