Tanfolyamdíj elszámolása

Tisztelt Adózóna! Kérem továbbítsák kérdésemet egy áfa szakértőhöz. Cégünk szakmai konferenciák, illetve néhány napos szaktanfolyamok szervezésével foglalkozik. A tanfolyamok, konferenciák részvételi díját előre kérjük befizetni. A kérdésünk egyrészt az, hogy mikor állítsuk ki erről a számlát, szükséges-e előlegszámla kiállítása? Ugyanakkor gyakori eset az is, hogy a díjat befizetők nem tudnak eljönni a tanfolyamra. Ilyenkor a díjat nem fizetjük vissza, hanem azt magunknál tartjuk és beszámítjuk egy későbbi konferencia részvételi díjába. Ebben az esetben hogyan történik a bizonylatolás? Előre is köszönöm válaszát.