Útlevél költségének megtérítése

Külföldi kiküldetéssel kapcsolatban felmerült, hogy a dolgozónak olyan országba kell utaznia ahova útlevél szükséges. Megtéríthető-e számla ellenében ez a költség vagy mivel ezt magáncélra is használhatja egyes meghatározott juttatásnak minősül és a kifizetőt terheli adófizetési kötelezettség? Kell-e erről szabályzatot készíteni? Válaszát előre is köszönöm.