adozona.hu
APEH közlemény (AEÉ. 9/2005.)
APEH közlemény (AEÉ. 9/2005.)
Az elektronikus számlázásról
Kiválasztott időállapot:
- Kibocsátó(k):
- Jogterület(ek):
- Tipus:
- Érvényesség kezdete:
- Érvényesség vége:
MIRŐL SZÓL EZ A JOGSZABÁLY?
Az elektronikus számláról szóló 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet (továbbiakban: Rendelet) az elektronikus számlázás adójogi megítélésével kapcsolatban a következőkről rendelkezik:
1) az elektronikus úton kiállított számlákkal (továbbiakban: elektronikus számla) kapcsolatos alapvető követelmények,
2) az elektronikus számlák kiállítása,
3) az elektronikus számlák megőrzése és ellenőrzése,
4) az elektronikus adatcsere (EDI) rendszerrel kapcsolatos követelmények.
1. Az elektronikus számlákkal ...
APEH közlemény (AEÉ. 9/2005.)
Az elektronikus számlázásról
I. Az elektronikus számlázásról általában
Az elektronikus számláról szóló 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet (továbbiakban: Rendelet) az elektronikus számlázás adójogi megítélésével kapcsolatban a következőkről rendelkezik:1) az elektronikus úton kiállított számlákkal (továbbiakban: elektronikus számla) kapcsolatos alapvető követelmények,
2) az elektronikus számlák kiállítása,
3) az elektronikus számlák megőrzése és ellenőrzése,
4) az elektronikus adatcsere (EDI) rendszerrel kapcsolatos követelmények.
1. Az elektronikus számlákkal kapcsolatos alapvető követelmények
Az elektronikus számláknak a következő feltételeknek kell megfelelniük:
a) elektronikus számlát csak a vevővel, megrendelővel történt előzetes megállapodás alapján és a rendeletben előírt formában lehet kibocsátani,
b) a számla megfelel az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény (továbbiakban: Áfa-törvény) 13. § (1) bekezdés 16-17. pontjaiban meghatározott, a számlák, egyszerűsített számlák adattartamára vonatkozó feltételeknek, valamint
c) az Áfa-törvény 43. § (7) bekezdésében meghatározott követelményeknek
Ad a)
A terméket értékesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany valamint a terméket beszerző/szolgáltatást igénybe vevő között létrejött, az elektronikus számlázásra vonatkozó előzetes megállapodás nincs alakisághoz kötve (tehát a felek mind szóban, mind írásban, sőt esetenként ráutaló magatartással is megköthetik), amennyiben az elektronikus számlát elektronikus aláírással ellátott elektronikus adatként (PKI) bocsátják ki. Amennyiben a felek EDI rendszerben számláznak, akkor a Rendelet 1. számú mellékletének megfelelő, előzetesen megkötött írásbeli szerződés alapján lehet számlát kibocsátani. Az EDI Modell Megállapodást az Európai Közösségek Bizottsága 1994. október 19-i 94/820/EK Ajánlása alapján állapította meg a Rendelet, jelen tájékoztató mellékleteiben olvasható az Ajánlás magyarázata.
Az elektronikus számlának meg kell felelnie a következő követelményeknek:
a) eredetének hitelességét,
b) tartalmának teljességét, megváltoztathatatlanságát, sértetlenségét,
c) értelmezhetőségét (olvashatóságát),
d) jogosultak általi hozzáférhetőségét, valamint
e) a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés elleni védelmét,
a kibocsátáskor és a számla, egyszerűsített számla (a továbbiakban együtt: számla) külön jogszabályban meghatározott őrzési időszaka alatt folyamatosan biztosítani kell.
Az elektronikus számla eredetének hitelessége azt jelenti, hogy a technikai eszközök segítségével egyértelműen azonosítható a számlát kibocsátó, és minden kétséget kizáróan megállapítható, hogy a számlát az az adóalany bocsátotta ki, amely a számlában kibocsátóként szerepel.
Az elektronikus számla tartalmának sértetlensége azt jelenti, hogy a számla megegyezik az eredetileg kibocsátottal, a számlára utólag semmiféle változtatást, módosítást nem vezethetnek.
Az olvashatóság az őrzési időszak alatt [melyet a bizonylatokra vonatkozóan általános jelleggel a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) tartalmaz] a jogosult emberek számára történő olvashatóságot jelent, azaz biztosítani kell azokat a feltételeket, hogy az arra jogosultak a számla tartalmát megismerjék.
A hozzáférés, illetve a védelem azt jelenti, hogy az arra jogosult személyek bármikor képesek legyenek a számlához hozzáférni, ugyanakkor az arra nem jogosultak soha ne férhessenek hozzá, ne tudják törölni, módosítani, vagy megsemmisíteni.
Ad b)
Az elektronikus úton kibocsátott számláknak is meg kell felelniük a számlákra vonatkozó általános követelményeknek. Az Áfa-törvény 13. § (1) bekezdésének 16. és 17. pontja a számla, illetve az egyszerűsített számla adattartalmáról a következőképpen rendelkezik:
16. számla: adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan papír alapú, vagy a vevővel történt megállapodás alapján - külön jogszabály által meghatározottak szerint - elektronikus úton kibocsátott bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza:
a) a számla sorszáma,
b) a számla kibocsátásának kelte,
c) a termékértékesítést teljesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma,
d) a vevő neve, címe, valamint közösségi adószáma - ennek hiányában adószáma -, ha a vevő az adó fizetésére kötelezett,
e) Közösségen belüli adómentes értékesítés esetén a vevő közösségi adószáma,
f) a teljesítés időpontja,
g) a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkozás beazonosításához,
h) a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető - mennyiségi egysége és mennyisége,
i) a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető - adó nélkül számított egységára,
j) a termék (szolgáltatás) adó nélkül számított ellenértéke összesen,
k) a felszámított adó százalékos mértéke,
l) az áthárított adó összege összesen,
m) a számla végösszege,
n) a fizetés módja és határideje,
o) új közlekedési eszköz másik tagállamba történő értékesítése esetén erre a tényre történő utalás, a közlekedési eszköz első forgalomba helyezésének időpontja, és szárazföldi közlekedési eszköz esetén a futott kilométerek száma, vízi közlekedési eszköz esetén a hajózott órák száma, légi közlekedési eszköz esetén a repült órák száma,
p) amennyiben az adó fizetésére a pénzügyi képviselő kötelezett, annak neve, címe és adószáma,
q) a 29. §, a 29/A. §, a 30. § (1) bekezdése alá eső termékértékesítések, szolgáltatásnyújtások esetén erre a tényre, valamint a XI. fejezet szerinti adómentesség és a XV. fejezet alapján a különbözet szerinti adózás alkalmazása esetén ezen adózási módra történő hivatkozás;
17. egyszerűsített számla: adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan papír alapú, vagy a vevővel történt megállapodás alapján- külön jogszabály által meghatározottak szerint - elektronikus úton kibocsátott bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza:
a) a számla sorszáma,
b) a számla kibocsátásának kelte,
c) a termékértékesítést teljesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma,
d) a vevő neve, címe, valamint közösségi adószáma - ennek hiányában adószáma -, ha a vevő az adó fizetésére kötelezett,
e) Közösségen belüli adómentes értékesítés esetén a vevő közösségi adószáma,
f) a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkozás beazonosításához, , ,
g) a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető - mennyiségi egysége és mennyisége,
h) a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető - adóval együtt számított egységára,
i) a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke összesen,
j) a 44. § (2) bekezdésében meghatározott százalékérték,
k) új közlekedési eszköz másik tagállamba történő értékesítése esetén erre a tényre történő utalás, a közlekedési eszköz első forgalomba helyezésének időpontja, és szárazföldi közlekedési eszköz esetén a futott kilométerek száma, vízi közlekedési eszköz esetén a hajózott órák száma, légi közlekedési eszköz esetén a repült órák száma,
l) amennyiben az adó fizetésére a pénzügyi képviselő kötelezett, annak neve, címe és adószáma,
m) a 29. §, a 29/A. §, a 30. § (1) bekezdése alá eső termékértékesítések, szolgáltatásnyújtások esetén erre a tényre, valamint a XI. fejezet szerinti adómentesség és a XV. fejezet alapján a különbözet szerinti adózás alkalmazása esetén ezen adózási módra történő hivatkozás;
Az elektronikus úton kibocsátott számláknak továbbá természetesen meg kell felelniük az Áfa-törvény 44. § (l)-(4) bekezdéseiben meghatározott követelményeknek is.
Ad c)
Az elektronikus számláknak minden esetben meg kell felelniük az Áfa-törvény 43. § (7) bekezdésében foglalt követelményeknek, mely a következőképpen rendelkezik:
"43. § (7) Elektronikus úton kibocsátott számla, egyszerűsített számla esetében az eredet hitelességét, a tartalom sértetlenségét, valamint a dokumentum olvashatóságát fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel, vagy elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) történő továbbítással kell biztosítani. EDI rendszerben történő számlázásokról az adóalanyoknak havonta papíralapú kiegészítő összesítő dokumentummal kell rendelkezniük. A kiegészítő összesítő dokumentumra a számviteli törvénynek a számviteli bizonylatra vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni."
2. Az elektronikus számlák kiállítása
Az elektronikus számlákat két rendszerben lehet kibocsátani:
a) elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus adat formájában (PKI), vagy
b) EDI rendszer alkalmazásával.
Ad a)
Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (Eat.) határozza meg az elektronikus iratok aláírásának rendjét. Ezen jogszabályban foglalt feltételeknek megfelelően legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum kezelhető számlaként. A Rendelet ugyanakkor lehetőséget biztosít a fokozott biztonságú elektronikus aláírásnál szigorúbb követelményekkel rendelkező minősített elektronikus aláírás alkalmazására is.
Ad b)
Az EDI rendszerben kibocsátott számlák a felek között történt előzetes megállapodás alapján zárt technikai rendszeren jutnak el a számlakibocsátótól a számla befogadójáig. Az EDI rendszerben való számlázás további követelményei, hogy a felek előzetesen írásban megállapodjanak az EDI alkalmazásában és erre vonatkozóan (a Rendelet mellékletében ismertetett) szerződéssel rendelkezzenek, valamint további követelmény, hogy az EDI rendszeren kibocsátott számlákat papíralapú összesítő dokumentummal kísérjék.
A papíralapú összesítő dokumentumot a számla kibocsátója állítja ki havonta, a tárgyhót követő hó 20. napjáig. A papíralapú összesítő dokumentumot két példányban kell kiállítani, az egyik példányt a számla kibocsátója megtartja és számlaként megőrzi, a másik példányt pedig a vele szerződéses kapcsolatban álló partnerének juttatja el. A papíralapú összesítő dokumentum tartalmazza:
- a számlát kibocsátó adatait (név, cím, adószám, továbbá, ha van, közösségi adószám)
- a számlát befogadó adatait, (név, cím, adószám, továbbá, ha van, közösségi adószám)
- a számlák sorszámait (itt természetesen lehet tól-ig meghatározást is alkalmazni) valamint
- az egyes számlákban összesítve feltüntetett ellenértékek összegét adómérték szerinti bontásban, illetve az adott időszakban keletkezett áthárított forgalmi adó összegét,
- a számviteli törvénynek a számviteli bizonylatra vonatkozó általános alaki és tartalmi kellékeit.
Az összesítő dokumentumot tehát adóalanyonként, a tárgyhónapban kibocsátott EDI rendszeren továbbított elektronikus számlákról kell kibocsátani.
Mindkét rendszerre alkalmazható a Rendelet 3. §-a, mely alapján, ha egy adóalany ugyanannak a másik adóalanynak kibocsátott több elektronikus számlát tartalmazó számlaköteget állít ki, az egyes számlák azonos adatait elégséges egyszer feltüntetni, feltéve, hogy az összes számla valamennyi adata hozzáférhető.
3. Az elektronikus számlák megőrzése
A jelenleg hatályos szabályok szerint az elektronikus számlát és az összesítő dokumentumot a kiállítása szerinti eredeti formában kell megőrizni. Ez azt jelenti, hogy - fő szabály szerint - a papíralapú számlákat nem lehet elektronikus számlává konvertálni, de a már elektronikus úton kibocsátott számlákat sem lehet más formátumban (pl. kinyomtatva) megőrizni. Minden esetben a számla kibocsátáskori formátuma igazolja az adófizetéssel összefüggő kötelezettségek és jogok meglétét.
Az előző bekezdésben leírtaktól eltérően az Szt. 169. § (6) . bekezdése megengedi, hogy az adózók az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatot - az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint az Szt. 167. § (5) bekezdése szerinti feltételeknek a figyelembevételével - elektronikus formában is megőrizzék oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Az elektronikus számlákat csak az Európai Közösség valamely tagállamának területén [Áfa-tv. 13. § (1) bekezdés 26. pont] lehet megőrizni. Ezen felül az adóalany köteles az adóhatóság felhívására az elektronikus számlát és az összesítő dokumentumot ellenőrzés céljából 3 munkanapon belül bemutatni.
A számla megőrzésére kötelezett adóalany az elektronikus számlák megőrzését maga is elláthatja vagy annak ellátásával külön törvény szerinti archiválási szolgáltatót bízhat meg. Amennyiben a megőrzésre kötelezett személy megőrzési kötelezettségének maga tesz eleget, úgy köteles az elektronikus aláírással (PKI) kibocsátott számlán időbélyegzőt elhelyeztetni olyan szolgáltatóval, amely a szolgáltatást minősített hitelesítés szolgáltatóként nyújtja. Ha archiválási szolgáltatót bíz meg, akkor a szolgáltató és az adóalany között létrejött szerződés alapján a szolgáltató szavatosságot vállal a számlák megőrzéséért.
Az elektronikus aláírással ellátott (PKI) számlák kiállításához és azokra vonatkozó megőrzési kötelezettség teljesítéséhez alkalmazott elektronikus aláírás és időbélyegző mindenkori biztonságos kriptográfiai algoritmusát az elektronikus dokumentumok archiválásáról szóló IHM rendelet hatályba lépéséig az Informatikai és Hírközlési Minisztérium közleményben határozza meg, azután pedig az arra jogosult országos hatáskörű szerv állapítja meg.
Az EDI alkalmazásával létrehozott elektronikus számla megőrzése során a jogszabály nem ír elő technikai többletkövetelményt, de minden számla megőrzésére kötelezett adóalanynak biztosítania kell, hogy a megőrzés során maradéktalanul tiszteletben tartotta a számlákra vonatkozó összes jogszabályi követelményt.
4. Az EDI Megállapodás magyarázata
A Rendelet mellékletében meghatározott EDI Modell Megállapodás a Európai Közösségek Bizottsága 1994. október 19-i 94/820/EK Ajánlásán alapul. Az Ajánlás az Európai Modell EDI Egyezmény szabályairól rendelkezik, a rendelkezések magyarázatát jelen közlemény 1-2. számú mellékletei tartalmazzák.
II. Az elektronikus számlák kontírozása
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) 167. §ának (1) bekezdése tartalmazza a bizonylatok kötelező alaki és tartalmi kellékeit. Ezen belül a h) és az i) pont fogalmazza meg a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás, valamint a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés igazolásának követelményét. Ezen követelmények szerepe, hogy visszakereshetővé, könnyen ellenőrizhetővé tegyék a bizonylatok és a számviteli nyilvántartások közötti kapcsolatot. A követelményeknek külső bizonylat esetén nem a bizonylat kiállítója, hanem a bizonylat könyvelését végző, befogadó gazdálkodó kell, hogy megfeleljen.Az elektronikus formában kiállított bizonylatok tekintetében a számlát a kiállító az Szt. 167. § (1) bekezdésének h) és i) pontjában foglalt információk nélkül elektronikusan hitelesíti. A kérdéses információkat a kiállító nem is tudja a bizonylaton feltűntetni, hiszen azok csak a befogadónál állnak rendelkezésre. A befogadónak ezt követően a papíralapú számlákhoz hasonlóan lehetősége van a könyvelésre vonatkozó információkat egy csatolt "mellékleten", azaz az eredeti számlához külön csatolva, elektronikus formában szerepeltetni abban az esetben, ha ez a csatolás egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik. A csatolt "melléklet" csatolásának részletes technikai kérdéseit (azon belül is kiemelten a hitelesség és a felelősség kérdését) a gazdálkodónak kell szabályoznia, a belső működési rendjében.
III. Az elektronikus számlázás során az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok
A 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet 4. § (3) bekezdése alapján az adóalany az általa megőrzött számlák másolatát az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és az adóhatóság által közzétett formátumban is köteles az adóhatóság rendelkezésére bocsátani.A PM rendelet 4. § (4) bekezdése szerint aki külön jogszabály szerint adóvisszatérítés miatt számla bemutatására kötelezett az adatokat az adóhatóság által közzétett formátumban is az adóhatóság rendelkezésére bocsátja.
A 20/2004 (IV. 21.) PM rendeletben hivatkozott, az állami adóhatóság által elfogadott fájlformátumok a következők:
a) .txt formátum (text fájl)
b) bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban - a soremelésen és az oldalkezdet jelzésén kívül - utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik) .
c) .xml fájlformátum, a jelen közlemény 3. számú mellékletében részletezett fájlstruktúra szerint.
Az előzőekben részletezett fájlformátumokban az elektronikus számlákat kérésre floppyn vagy CD lemezen kell az adózónak az adóhatóság rendelkezésére bocsátania.
IV. Az elektronikus számlázás ellenőrzése
Az ellenőrzés során az adóalany köteles az adóhatóság részére a számlák olvashatóságához szükséges számítástechnikai eszközöket, az eszközök használatához szükséges dokumentációt, valamint az általa megőrzött számlák másolatát az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és a jelen közlemény III. fejezetében meghatározott formátumban rendelkezésre bocsátani. Az adóhatóság az általa kért formátumról az adóhatóság hivatalos lapjában tájékoztatja az adózókat, oly módon, hogy hivatalos lapjában közzéteszi azt az adatformátumot, amelyben az adóalany az ellenőrzés során az adatokat a rendelkezésre bocsátani köteles. Emellett az adatformátumot az adóhatóság az internetes honlapján folyamatosan közzéteszi.Az adóhatóság az ellenőrzés során jogosult az elektronikus számla kiállításának folyamatát oly módon ellenőrizni, hogy felügyelete mellett az adóalany számlát bocsát ki.
Az APEH az elektronikus számlázás ellenőrzése során az alábbi területekre fordít kiemelt figyelmet:
- A számlák kötelező tartalmi elemeinek megléte.
- A vevővel, megrendelővel kötött előzetes írásbeli szerződés, valamint annak tartalma.
- Az elektronikus számlázás zárt és biztonságos működését biztosító belső szabályozás vizsgálata.
- Az elektronikus számlázási rendszer és a könyvelési rendszer kapcsolatának ellenőrzése.
- PKI rendszerű elektronikus számlázás esetén a megfelelő elektronikus aláírás és az időbélyegző megléte.
- EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén a papír alapú összesítő dokumentum vizsgálata.
- Véletlenszerűen és célzottan kiválasztott számlák szúrópróbaszerű ellenőrzése.
Az elektronikus számlázást alkalmazó cégek adóellenőrzése során az APEH fő szabály szerint a korábbi ellenőrzési gyakorlatot követi, az alábbi kiegészítésekkel:
- A helyszíni ellenőrzés során a vizsgálattal érintett adózó köteles az adóhatóság részére biztosítani az elektronikus számlák ellenőrzéséhez szükséges számítástechnikai eszközöket, az eszközök használatához szükséges dokumentációt, felvilágosítást:
- Az adózó köteles az elektronikus számlákról az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és az adóhatóság által közzétett formátumban is rendelkezésre bocsátani a kért adatokat.
- EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén az adózó köteles az elektronikus számlákról havonta kiállítandó, papír alapú összesítő dokumentumokat az ellenőrzés részére átadni.
- Az ellenőrzésről készített jegyzőkönyvek elektronikus számlákra vonatkozó mellékletei gépi adathordozón - várhatóan floppyn vagy CD-n - kerülnek csatolásra.
Az elektronikus számlák meghatározott csoportosításban történő bekérése és vizsgálata során az APEH fő szabály szerint - hasonlóan a papír alapú számlázást alkalmazó cégek vizsgálatához - elsődlegesen a kapcsolódó informatikai rendszerből (pl. könyvelési, raktárkészlet nyilvántartó, stb.) származó adatokat vonja ellenőrzés alá. Amennyiben azonban az elektronikus számlák hitelességével, valóságtartalmával kapcsolatosan kétely merül fel, úgy az adóhatóság az eredeti, archivált elektronikus számlák állományát is bekérheti.
V. Záró rendelkezés
Az Adó- és Ellenőrzési Értesítő 2004. évi 7. számában megjelent, az elektronikus úton kiállított számlákról szóló APEH közlemény, továbbá az Adó- és Ellenőrzési Értesítő 2004. évi 9. számában megjelent, az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) 95. § (2) bekezdésében, valamint az elektronikus számláról szóló 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet 4. § (3)-(4) bekezdéseiben hivatkozott fájlformátumokról szóló APEH közlemény elektronikus számlákra vonatkozó rendelkezései helyett jelen közlemény szabályait kell alkalmazni.1. SZÁMÚ MELLÉKLET
EURÓPAI MODELL EDI MEGÁLLAPODÁS JOGI RENDELKEZÉSEK MAGYARÁZAT
Bevezető
Az "Európai Modell EDI Megállapodás" olyan rendelkezésekkel tartalmaz az EDI felhasználók számára, amely egy "adatcsere megállapodás" modelljének minősül. A műszaki csere-megállapodásoktól való megkülönböztetés és az ebből keletkező zavarok megelőzése érdekében a megállapodás neve "EDI Megállapodás", amely név tükrözi a megállapodás 1. cikkében ismertetett tárgyát.A Megállapodás létrejötte egy európai szinten kialakult konszenzus eredménye; a Megállapodást az európai vállalkozások és szervezetek igényeihez igazították. A megállapodás tervezetének elkészítése során figyelembe vették a területeket érintő, akkori nemzetközi fejleményeket.
A megfelelő jogi keretek megteremtése érdekében az Európai Modell EDI Megállapodás olyan teljes körű megállapodást tartalmaz, amely szabályozza a gazdasági szereplők és egyéb EDI felhasználók közötti kapcsolatokat, amelyeket szerződésben kell rögzíteni. A szöveg modellként lehetővé teszi a szükség szerinti módosítást (1) .
I. Az Európai Modell EDI Megállapodás célja
Az EDI kereskedelmi tranzakciók lebonyolításánál történő alkalmazása, illetve jogi következményekkel járó egyéb alkalmazása különböző kérdéseket vet fel. Noha ezek a kérdések nem akadályozzák az EDI alkalmazását, bizonyos jogbizonytalanságot idéznek elő. Az ilyen kérdések rendezésének egyik legpragmatikusabb módja, hogy lehetőség szerint szerződésjogi keretek között rendezzék a felmerülő kérdéseket.Az "Európai Modell EDI Megállapodás" célja, hogy az EDI felhasználók kezében egy olyan eszköz legyen, amely alkalmas a szerződés iránti igény kielégítésére, ily módon feleslegessé teszi egy külön megállapodás elkészítését és lehetővé teszi az ezzel járó párhuzamos erőfeszítések kiváltását.
Egy ilyen, európai szinten egyeztetett és elfogadott modell lehetővé teszi a nemzeti határoktól független egységes szöveg alkalmazását; a megoldás fokozza az ilyen módszer alkalmazásától elvárható jogbiztonságot.
II. Az Európai Modell EDI Megállapodás tartalma
A Megállapodás elfogadására a felek jogosultak. A Megállapodás mint bilaterális dokumentum lehetővé teszi, hogy a felek kitöltsék a Megállapodás szövegében rájuk vonatkozó részeket (adatokat) és változtatatás nélkül fogadják el a szöveget. A Megállapodás multilaterális dokumentumként is alkalmazható, ezt a vállalatok egy csoportja, egy vagy több szervezet, felhasználók közössége vagy felhasználói csoport is alkalmazhatja.1. cikk Tárgy és hatály
1.1.EDI
Az Európai Modell EDI Megállapodás, a továbbiakban "a Megállapodás", rendeltetése - a legtöbb csere-megállapodáshoz hasonlóan - a felek közötti EDI kapcsolatok jogi szabályozása, illetve az EDI eszközeit alkalmazó felek tevékenységére vonatkozó feltételek és kötöttségek meghatározása.
1.2.Jogi rendelkezések és Műszaki Melléklet
Az "Európai Modell EDI Megállapodás" az EDI alkalmazása során szabályozandó jogi rendelkezésekről rendelkezik.A jogi rendelkezések egy része műszaki kérdésekre vonatkozó általános hivatkozásokat tartalmaz. Ezek a műszaki kérdések további specifikációkat igényelnek. Ezeket gyakorta az ún. "felhasználói kézikönyvek" tartalmazzák.
Az "Európai Modell EDI Megállapodást" ki kell egészíteni, egy Műszaki Melléklettel, amelynek tartalmaznia kell a felek által meghatározott műszaki specifikációkat. A Műszaki Mellékletet az EDI felhasználóknak kell összeállítaniuk és/vagy igényeiknek megfelelően egyeztetniük, de figyelembe kell venniük a jogi rendelkezésekben említett alapkövetelményeket.
Az aktuális jogi környezetben a feleknek alá kell írniuk a jogi rendelkezéseket, ezzel is jelezve szándékukat a megállapodás létrehozására. A további jogok és kötelességek és az EDI alkalmazásának jogi következményei már a Megállapodás tárgyát képezik.
Miután a megállapodás egy modell, szövege a felek konkrét igényeinek megfelelően módosítható. A 14. cikk tartalmazza a rendelkezések megváltoztatásának szabályait.
1.3. A Megállapodás alapjául szolgáló tranzakciók
Fel kell hívni a figyelmet arra, hogy a Megállapodás csak a felek közötti EDI viszonyra irányadó, és hacsak a felek között ettől eltérő megegyezés nem jön létre, az EDI felhasználásával ténylegesen végrehajtott tranzakciók lényegét hivatott szabályozni.
2. cikk Definíciók
2.1. Az ebben a cikkben alkalmazott definíciók az EDI, EDI üzenet, UN/Edifact és az átvétel visszaigazolása tárgykörében általánosan alkalmazott fogalmak, amelyeket a Megállapodás teljes szövegében használják.
A cél a Megállapodásban alkalmazott fogalmak egyértelmű értelmezése. A megfelelő cikkekben előfordulnak bizonyos konkrét szakmai definíciók, amelyekre a Megállapodás szövege minden esetben egy alkalommal utal.
2.2.EDI
Számos EDI definíció létezik, ezért ebben az esetben a széles körben alkalmazott és hivatkozott, többek között a UN/Edifact raportőrök (2) által is alkalmazott definíciót használjuk. Ez a definíció az EDI leglényegesebb sajátosságait határozza meg.
Az "egyeztetett szabvány" fogalmának alkalmazása tartalmazza többek között a UN/Edifact szabványok alkalmazását és a felek közötti megállapodás értelmében az ilyen egyéb szabványokra is kiterjeszthető.
2.3.EDI üzenet:
Az EDI alapja a szerkesztett és kódolt üzenetek alkalmazása. Ezeknek az üzeneteknek a legfontosabb sajátossága, hogy az üzenetek számítógéppel feldolgozhatóak, automatikusan és teljesen egyértelműen továbbíthatóak. Ez a definíció kiemeli azokat a lényeges jellemzőket, amelyek megkülönböztetik az EDI-t a többi adatcserétől, például az e-mail alkalmazásától.
2.4.UN/Edifact
A definíció az ENSZ Európai Gazdasági Bizottsága Nemzetközi Kereskedelmi Eljárások Egyszerűsítésére létrehozott Munkacsoportja által alkalmazott hivatalos fogalom.
A Megállapodásban az EDI az eredeti szándékok szerint a UN/Edifact szabványok és ajánlások alapján szerkesztett üzenetek cseréjére vonatkozik. A UN/Edifact szabványok a CEN és az ISO vagy más szabványügyi testületek által elfogadott és engedélyezett európai és nemzetközi szabványok. Ezért a szabványok ajánlása során figyelembe kell venni ezeknek a szabványoknak a támogatását a Tedis programban. Ez az Edifact Igazgatótanácsának nyugat-európai ügyekben illetékes Titkársága. Tekintettel kell lenni továbbá az Európai Bizottság által alkalmazott szabványügyi megközelítésre.
2.5. Átvétel visszaigazolása
Miután különböző módszerek és eljárások léteznek egy EDI üzenet visszaigazolására, félreértések elkerülése végett rendkívül fontos egyértelműen utalni arra, a visszaigazolás mely szintjére vonatkozik az utalás. Ez a definíció a Megállapodás 5. cikkében említett szintre vonatkozik.
3. cikk A szerződés érvényessége és létrejötte
3.1. és 3.2. A szerződés érvényessége
A 3.1. bekezdés jelzi a felek azon szándékát, miszerint az EDI alkalmazásával érvényes és kötelező szerződések létrehozására törekednek és igyekeznek igazolni ezt a szándékukat harmadik személyeknek. Ezért a rendelkezés jelzi, hogy a felek nem kérdőjelezik meg az EDI által lebonyolított tranzakciók érvényességét pusztán annak alapján, milyen eszközökkel bonyolítják le az ügyletet.
A továbbított adatokra irányadó jog országonként változhat, és a felek nem feltétlenül bírnak tudomással arról, milyen korlátozások vonatkoznak egy EDI üzenet tartalmára a másik fél országában. Ezért célszerű gondoskodni arról, hogy a felek megfelelő ismertekkel rendelkezzenek az EDI üzenet tartalmára vonatkozó, a másik ország törvényeiben előirányzott korlátozásokról. A 3.2. bekezdés tartalmazza az erre vonatkozó rendelkezést.
Minden olyan alkalommal, amikor egy érkezett EDI üzenet adattartalma nincs összhangban a címzett törvényeivel, a címzett köteles tájékoztatni erről a másik felet. Ezt követően a címzett intézkedéseket tehet annak érdekében, hogy elkerülje saját törvényeinek megszegését.
Egy üzenet tartalmát korlátozó jogi követelmény egyik példája, amikor egy üzenetet egy olyan országban adnak fel, ahol nincs adatvédelmi törvény, és a címzett egy olyan ország, ahol ilyen korlátozások léteznek.
3.3. A szerződés létrejötte
E szabálynak az EDI Megállapodásban való alkalmazását a következők indokolják. A 3.3. bekezdés egy szerződés létrejöttének idejére és helyére vonatkozik. Egy szerződés létrejöttének, a szerződéskötés időpontjának meghatározása rendkívül fontos, különös tekintettel a szerződés jogkövetkezményeire. A postán vagy telefonon létrejött szerződésekre vonatkozó szabályokat meghatározták, ezzel szemben létezik bizonyos jogbizonytalanság az EDI segítségével létrejött szerződéseket illetően. Ezért a vonatkozó szabályok elfogadása fokozná a biztonságot.
A tagállamok többsége azoknál a szerződéseknél, amelyek nem a felek jelenlétében köttetnek, elfogadja az "átvétel szabályának" alkalmazását, amely rendelkezik arról, hogy az ajánlat átvételére azon a helyen és időpontban kerül sor, ahol és amikor az üzenet címzettje átveszi az feladó által megküldött üzenetet. A Bécsi Egyezmény az áruk nemzetközi kereskedelméről rendelkezik arról, hogy a "távkereskedelemben" létrejött szerződéseknél ezt a szabályt kell alkalmazni. A Tedis program első szakaszában elkészült tanulmány megállapításai megerősítik azt a véleményt, miszerint az EDI szerződéseknél (3) ennek a szabálynak az alkalmazása jelenti a legjobb megoldást, hiszen nagyobb részben lehetővé teszi az EDI alkalmazásával járó jogi kolliziók kockázatainak elkerülését.
Az elfogadás szabályát az Európai Modell EDI Megállapodás esetében úgy kell értelmezni, miszerint egy EDI üzenet átvételére ott és akkor kerül sor, ahol az üzenet eléri a címzett információs rendszerének számítógépét.
4. cikk EDI üzenetek bizonyítékának elfogadhatósága
Az elfogadhatóság és a bizonyító erő az a terület, ahol továbbra is fennáll a jogbizonytalanság. Miután az országok többségében a bizonyítékra vonatkozó rendelkezések nem kötelező érvényűek, többek között a kereskedelmi kapcsolatok területén, a felek megállapodhatnak egymással a bizonyíték szabályozásáról. A felek közötti megállapodással a bizonytalanság részben csökkenthető.
A tranzakciók lebonyolítása EDI alkalmazásával, az elektronikus aláírás mellett a papírbizonylatokkal lebonyolított tranzakciók alternatívája, ami azt jelenti, hogy az EDI üzenetek voltaképpen kiváltják a korábban papíron kicserélt bizonylatokat. A felek - többek között jogviták esetén - ezekkel az üzenetváltásokkal bizonyíthatják, hogy a tények valóban megtörténtek.
A törvény szabta keretek között, valamint feltéve, hogy a felek tiszteletben tartották a Megállapodás rendelkezéseit, ezek az EDI üzenetek a bíróságok előtt bizonyítékként felhasználhatók. Ezek az üzenetek - egyéb, eltérő bizonyítékok hiányában - a megtörtént események és tények bizonyításának eszközei.
Ennek a cikknek a rendeltetése, hogy tükrözze ezeket a véleményeket. Nemzeti jogi rendelkezések és előírások azonban korlátozhatják egy ilyen záradék alkalmazhatóságát.
5. cikk EDI üzenetek feldolgozása és az üzenetek átvételének visszaigazolása
5.1. EDI üzenetek feldolgozása
Ebben a cikkben a "feldolgozás" azt jelenti, hogy a címzettnek kezelnie kell az EDI üzenetet. Miután az EDI mindenképpen fokozott automatikus adatfeldolgozást jelent, rendkívül fontosak az idő szabta korlátok. A feleknek kötelezettséget kell vállalniuk arra, hogy egy meghatározott időn belül feldolgozzák az EDI üzeneteket; ezt az időt rögzíteni kell a Műszaki Mellékletben. Abban az esetben, ha a felek nem állapodnak meg meghatározott időkeretről, az EDI üzeneteket a lehető legrövidebb időn belül kell feldolgozni.
Ezen szerződés mellékletét képezik a Megállapodás azon rendelkezései, ahol a felek megállapodnak meghatározott időkeretekről, amelyek a Műszaki Mellékletben rögzített specifikáció vagy módosítás tárgyát képezik
Ennek a rendelkezésnek nemcsak az a célja, hogy a felek gondoskodjanak a megfelelő kereskedelmi hatékonyságról és a megfelelő kereskedelmi módszerek alkalmazásáról, hanem az is, hogy meghatározzák a felek szerződésben rögzített jogait és kötelességeit olyan esetben, ahol az üzenetet nem vették át, késve vették át, illetve az üzenet hibás információkat tartalmaz, és emiatt a szerződés meghiúsult.
5.2. EDI üzenetek visszaigazolása
Az átvétel visszaigazolásának fogalmát gyakorta félreértelmezték, különös tekintettel az EDI üzenet tartalmára. Ebben a Megállapodásban bevezetett fogalom célja (2. cikk) a Modell EDI Megállapodásban előirányzott visszaigazolás értelmezésének pontosítása.
A visszaigazolás különböző mértékeit lehet alkalmazni. A visszaigazolás automatikus eszközökkel eljuttatható a feladóhoz a távközlési hálózatban abban az időpontban, amikor a címzett átveszi az üzenetet. A visszaigazolást meg lehet küldeni az EDI üzenet átvételekor a címzett adatkezelő rendszerén keresztül minden előzetes ellenőrzés nélkül. A visszaigazolás a művelet egy bizonyos szakaszában jelentheti az üzenet tartalmának elfogadását vagy annak visszaigazolását, hogy a címzett az üzenet tartalma alapján megteszi a szükséges intézkedéseket.
Az Európai Modell EDI Megállapodásban kiválasztott eljárás nem pusztán visszaigazolja az üzenet átvételét. Ebben az esetben ellenőrzik a szemantikát és a szintaxist, majd válaszolnak az EDI üzenetre; jelzik, hogy az üzenetet átvették, és hogy az üzenet szemantikája és szintaxisa hibátlan.
A felek előírhatnak egyéb visszaigazolásokat. Ez esetben a feleknek igényeiknek megfelelően rendelkezniük kell a visz-szaigazolásokról, és a részleteket rögzíteni kell a Műszaki Mellékletben.
Az 5. cikkben rögzítet elv értelmében visszaigazolásra nincs szükség, hacsak azt kifejezetten nem igénylik.
A felek a Műszaki Mellékletben rendelkezhetnek az EDI üzenetek vagy bizonyos EDI üzenetek (pl. az összes "ORDERS" üzenet) automatikus ellenőrzéséről és visszaigazolásáról. Amennyiben nincs semmilyen kifejezett rendelkezés az üzenetek visszaigazolásáról, egy elküldött üzenetben el lehet helyezni a visszaigazolás igénylését tartalmazó szegmenset. Nem minden üzenetnél van szükség visszaigazolásra. A Műszaki Mellékletben egyértelmű különbséget kell tenni a visszaigazolást igénylő és nem igénylő üzenetek között.
5.3.Időkeret és a visszaigazolás továbbítása
Az EDI jellemzői a hibák csökkentésével elérhető fokozott megbízhatóság, a gyorsabb és pontosabb információáramlás és az adatfeldolgozás fokozott gépesítése. A visszaigazolások fokozzák az EDI megbízhatóságát és pontosságát; ezzel ösz-szefüggésben rendkívül fontos a visszaigazolás időkerete.
A visszaigazolásnál az időtényező azért rendkívül fontos, mert az EDI üzenet nyomán semmilyen intézkedést nem lehet tenni, azaz nem lehet eleget tenni szerződésben vállalt kötelezettségeknek mindaddig, amíg a visszaigazolást (amennyiben utóbbi szükséges) meg nem küldik.
Az EDI környezetben egy munkanap megfelelő időkeretnek minősül. Ugyanakkor a "Just-in-Time" gazdálkodás követelményei vagy egyéb prioritások indokolttá tehetik ennél szigorúbb időkeretek meghatározását, illetve egy munkanap bizonyos körülmények között teljesíthetetlen követelménynek bizonyulhat, és emiatt a határidő meghosszabbítására lehet szükség; ebben az esetben a feleknek pontosítani kell az időkeretet és a közöttük létrejött megállapodással összhangban kell kitölteniük az EDI Megállapodást.
Noha a rendelkezés tartalmazza a munkanap definícióját, a felek számára hasznos lehet az állami vagy egyéb ünnepeknek vagy a rendszer elérhetősége időtartamának pontosabb meghatározása.
Egy EDI üzenet visszaigazolásának megküldése a címzett kötelezettsége, aki nem tehet semmilyen intézkedést az üzenet nyomán mindaddig, amíg a visszaigazolást (amennyiben utóbbi szükséges) meg nem küldi.
5.4. Visszaigazolás átvételének elmaradása
Abban az esetben, ha egy EDI üzenet feladója visszaigazolást igényel, de a vonatkozó időkereten belül nem kap ilyen visszaigazolást, ésszerű az a feltételezés, - tehát a feladónak abból kell kiindulnia - hogy vagy valamilyen gond volt az üzenettel, vagy a címzett nem hajlandó vagy nem képes fogadni az üzenetet, és ennek megfelelően meg nem történtnek és érvénytelennek tekinti az üzenetet, feltéve, hogy értesíti erről a címzettet. Ez utóbbi feltétel különös hasznos egy olyan helyzetben, ahol valamilyen gond miatt nem sikerült feladni az üzenet visszaigazolását. Az időkeret ez esetben is kritikus tényezőnek minősül.
Alternatív megoldásként, a felek rendelkezhetnek egy külön eljárásról azokban az esetekben, ahol műszaki problémák miatt nem sikerült megküldeni a visszaigazolást; az EDI üzenet feladója, amennyiben az elfogadott időkereten belül nem érkezik semmilyen visszaigazolás, kezdeményezhet egy ilyen külön eljárást. Az eljárás részleteiről a Műszaki Mellékletben kell rendelkezni.
6. cikk EDI üzenetek biztonsága
6.1.A felek kötelezettségei
Gondoskodni kell az üzenetek elfogadható biztonságáról, hogy elkerülhetőek legyenek az EDI üzenetek cseréjével járó kockázatok; a biztonság mértéke a lebonyolított tranzakciók vagy kicserélt üzenetek fontosságának függvénye.
6.2.Biztonsági eljárások és intézkedések
Minden EDI üzenetnél kötelező a származás és integritás ellenőrzése, hiszen ez a biztonság alapvető követelményei közé tartozik. Nyomatékosan ajánljuk azonban a szerződő feleknek, hogy szükség esetén állapodjanak meg kiegészítő biztonsági intézkedésekről. Ezek mértéke az üzenetek tárgyát képező tranzakciók értékének és fontosságának függvénye. A másik fontos tényező az üzenetek eredménytelen cseréje esetén megállapítandó felelősség.
Az ellenőrző intézkedésekről a UN/Edifact könyvtárak és irányelvek rendelkeznek; ilyen eszközök a konkrét ellenőrzések, az üzenetek átvételének visszaigazolása, ellenőrző számlálás, referenciaszám, azonosítás stb. Részletesebb ellenőrzésekre lehet szükség, elsősorban ott, ahol fontos tranzakciókat bonyolítanak le. A fokozott biztonság azt jelenti, hogy konkrét üzeneteket alkalmaznak a biztonság megszilárdítására. Élnek a biztonsági szakértők által ajánlott eszközökkel (4), valamint egyéb biztonsági eszközökkel és módszerekkel, például a digitális aláírásokkal.
A biztonság eszközeiről, módszereiről és specifikációiról, valamint a fokozott biztonság érdekében szükséges biztonsági szintekről a Műszaki Mellékletben kell rendelkezni.
6.3. Biztonsági eljárások eredménytelensége
A feladót meghatározott időkereten belül tájékoztatni szükséges egy EDI üzenetváltás esetleges eredménytelenségéről vagy egy üzenetben elkövetett hibáról annak érdekében, hogy a feladó, amennyiben ez lehetséges, kezdeményezhesse a szükséges intézkedéseket. Egy EDI üzenet elutasítása vagy egy hiba kiszűrése esetén az üzenetre vonatkozó intézkedések kezdeményezése előtt utasításokat kell kérni az üzenet feladójától.
7.cikk Bizalmas adatkezelés és személyi adatok védelme
7.1.Bizalmas adatkezelés
Az EDI üzeneteknél a bizalmas adatkezelés mértékének igazodnia kell a hagyományos nyomtatott környezetben alkalmazott biztonsági követelményekhez. Egy üzenetre vonatkozó bizalmas adatkezelés mértékét az üzenet továbbküldése során is fenn kell tartani.
7.2.Nem védett, szabadon felhasználható információ
A nem védett, szabadon felhasználható információ a szó általános értelmében minden olyan információ, amely nyilvános és mindenki számára könnyen hozzáférhető.
7.3.A védelem konkrét formája
A kódolásra való hivatkozás csupán emlékeztető arra, hogy ez a módszer létezik és alkalmazható; bizonyos nemzeti törvények azonban korlátozzák a kódolás alkalmazását. Amennyiben a felek megállapodnak a kódolás valamely módszerének alkalmazásáról, szükség esetén gondoskodni szükséges a megfelelő engedélyekről vagy nyilatkozatokról.
7.4. Személyes adatok védelme
Célszerű rendelkezni arról, hogy azoknak a kereskedelmi partnereknek és EDI felhasználóknak Európában, amelyeknél a tagállamban nincs erre a területre vonatkozó hatályos jogszabály, ebben az uniós normákat kell alkalmazniuk.
8.cikk EDI üzenetek iktatása és tárolása
8.1. Tárolás eljárása és időkeretek
Egyes országokban törvény rendelkezik az EDI üzenetek tárolására vonatkozó követelményekről; az esetek többségében ezek a költségvetési és pénzügyi területre vonatkozó jogszabályok. Azokban az országokban, ahol nincsenek EDI tárolásra vonatkozó törvényi rendelkezések, a nyomtatott adattárolás követelményeire tekintettel kell eljárni. A tárolás időtartamára vonatkozó követelmények országonként különböznek (5) és a térségtől és körülményektől függően is változhatnak.
Ezen oknál fogva a feleknek gondoskodniuk kell arról, hogy az időtartamra vonatkozó előírások összhangban legyenek saját nemzeti jogi előírásaikkal. A Tedis tanulmányok egy része foglalkozott ezeknek a kérdéseknek az elemzésével és szolgálhat bizonyos útmutatásokkal; ezen a területen szükség lehet harmonizációra (6),
A Uncid magatartási kódex 3 év tárolási tartamra tesz javaslatot. Ugyanezt a tárolási időt fogadták el egyes országok adójogszabályaiban. Ezt a tartamot az információk pontos és biztonságos tárolására vonatkozó minimális időtartamként kell kezelni. Ezt a hároméves tartamot javasolják megfontolásra a feleknek az EDI Megállapodásban, amennyiben nincs ettől eltérő hatályos jogi előírás.
Amennyiben a nemzeti jogszabályok előírásai eltérő vagy ennél hosszabb tartamot írnak elő, eleget kell tenni a törvényi előírásoknak. Fel kell hívni a figyelmet arra, hogy a legtöbb tagállam törvényei ennél hosszabb tárolási időt írnak elő - az esetek többségében 7 vagy 10 évet vagy még ennél is hosz-szabb tartamot. Meg kell jegyezni továbbá, hogy az ilyen tárolásra különböző célokból lehet szükség, beleértve többek között a különböző auditokat, a könyvvitelt, az adóbevallást, a különböző bizonyítékok előállítását, illetve más ügyviteli vagy jogi követelmények tiszteletben tartását.
A feladott vagy fogadott EDI üzeneteket a tranzakció biztonsága érdekében hiánytalanul és az események kronológiai sorrendjében, biztonságos módon és változtatás nélkül kell eltárolni.
Egyes országokban további jogi előírások létezhetnek az adatok tárolásáról, ezeket tiszteletben kell tartani.(7)
8.2. A tárolás formátuma
Az EDI segítségével továbbított adatokat abban a formátumban kell eltárolni, amelyben az adatokat továbbították, vagy amelyben az adatokat fogadták (egy UN/Edifact formátumban) .
Ez a formátum az adatok egyetlen formátuma, amely az adatok eredeti formátumának tekinthető, és szükség esetén a feladott vagy fogadott EDI üzenet bizonyítékául szolgál, még mielőtt sor kerülhetne az üzenet bármilyen fordítására.
Amennyiben egy EDI üzenetnél digitális aláírást alkalmaznak, ezt csak azzal a formátummal szemben lehet ellenőrizni, amelyben az üzenetet elküldték.
Ideális esetben az adatokat abban a formátumban kell eltárolni, amelyben azt lefordították a címzett információs rendszerében vagy a feladó információs rendszeréből. Erről azonban a feleknek kell dönteniük.
Az üzenetek olvashatósága és az üzenetek kinyomtatásának lehetősége az egyes államok törvényeiben előírt legfontosabb kritériumok, amelyeknek eleget kell tenni.
Az olvashatóság fenntartásához az adatok elérhetőségéhez, olvashatóságához szükséges minden anyagot, számítógépes programot és berendezést meg kell tartani, még akkor is, ha a rendszereket időközben aktualizálták. Bizonyos esetekben arra lehet szükség, hogy a berendezések megtartása nélkül is biztosított legyen azok hozzáférhetősége. Ilyen lehetőséggel csak a nemzeti törvényi előírások ellenőrzését követően kell számolni.
A UN/Edifact szabványok állandó aktualizálása miatt különösen fontos, hogy bizonyítás céljából a vonatkozó UN/Edifact könyvtárakat és programokat - az üzenet szükség szerinti olvashatósága és visszaállítása érdekében - ugyancsak meg kell tartani.
9. cikk EDI üzemi követelmények
9.1. Üzemi környezet
Ennek a rendelkezésnek a célja, hogy a Megállapodásban szerepeljenek az EDI működtetéséhez szükséges üzemi alapkövetelmények. A 9. cikkben felsorolt üzemi és műszaki követelmények jegyzéke nem teljes. Az üzemi követelményekre vonatkozó részleteket szükség esetén - a 10. cikkel összhangban - a Műszaki Mellékletben kell rögzíteni.
9.2.Üzemi berendezések
Noha az EDI független a számítógépes eszközöktől, programoktól és távközlési eszközöktől, az EDI üzenetek kicseréléséhez arra van szükség, hogy az információs rendszerek képesek legyenek EDI üzeneteket hatékonyan fogadni, továbbítani és feldolgozni. E tekintetben az alapkövetelmények közé tartozik az üzenetek továbbításához használt műszaki berendezések hatékony működtetése, beleértve a műszaki berendezéseket, a számítógépes programokat és a program fordítását.
9.3.A kommunikáció módszere
A feleknek meg kell határozniuk az üzenetek továbbításának módszerét, beleértve többek között a távközlési protokollokat, illetve szükség esetén a különböző szolgáltatások ellátására képes külső szolgáltatók kiválasztását.
9.4.EDI üzenetek szabványai
A UN/Edifact szabványok nemzetközi és európai szabványok: ISO 9735/CEN 29735 - ISO 7372. A Tedis program tevékenysége során felhívták a figyelmet a UN/Edifact szabványok és ajánlások határozott támogatására, különös tekintettel a nyugati European Edifact Board Titkárságának tevékenységére vonatkozó szabványokra - ez utóbbi testület a CEN társult tagja (8) .
Az ENSZ Európai Gazdasági Bizottsága ajánlásokat jelentetett meg elfogadott UN/Edifact szabványokról, irányelvekről és könyvtárakról, és az azonos szintű EDI üzenet szabványok nemzetközi alkalmazása érdekében követni kell ezeket az ajánlásokat.
Mint már említettük, a feleknek meg kell határozniuk az EDI üzenetek kicseréléséhez szükséges megfelelő specifikációkat.
Egyéb szabványok is rendelkezésre állnak. Azokban az esetekben, ahol a felek ezeket az egyéb szabványokat szeretnék alkalmazni, meg kell erről állapodni, valamint ki kell választaniuk a vonatkozó részleteket és specifikációkat.
9.5. Kódok
Rendkívül fontosak az EDI üzeneteknél alkalmazott kódjegyzékek. A UN/Edifact üzenetek alkalmazása során a UN/Edifact eljárások alapján fenntartott kódjegyzékek részei a műszaki specifikációknak. Számos egyéb kódjegyzék alkalmazása is lehetséges.
Minden olyan esetben, amikor ez lehetséges, nemzetközi szabványok vagy hivatalosan közzétett kódjegyzékek alkalmazása ajánlott. Elképzelhető hogy ezek nem fedik le a felek összes igényét. Ilyen esetben ajánlott, hogy a hatékonyság szempontjainak érvényesítése érdekében részesítsék előnyben azoknak a kódjegyzékeknek az alkalmazását, amelyeket ismert szervezetek tettek közzé és tartanak karban, és amelyek lehetővé teszik az egyezést más kódrendszerekkel (például statisztikai kódjegyzékekkel) .
10. cikk Műszaki specifikációk és követelmények
A Megállapodás csak a szükséges egyeztetés és hivatkozás céljából tartalmazza a műszaki specifikációkra vonatkozó alapelveket és szabályokat.
A Műszaki Melléklet kiegészítője azoknak a jogi rendelkezéseknek, amelyekben a feleknek meg kell határozniuk az EDI üzenetek kicseréléséhez szükséges összes műszaki követelményt és specifikációt.
Nem könnyű összeállítani az összes tartalmi elem jegyzékét, hiszen ezek a felek konkrét igényeinek függvényében változhatnak. Mindenképpen szükség van az alábbi pontokra vonatkozó specifikációkra:
- üzemi követelményekre vonatkozó specifikációk (9. cikk), többek között:
-az EDI cseréhez szükséges programokra és fordító programokra vonatkozó specifikációk,
-kommunikációs protokollok és külső szolgáltatások,
-UN/Edifact üzenet szabványok és ajánlások, beleértve az üzenetek és referenciáik jegyzékét,
-feltételhez kötött elemek, amennyiben szükséges,
-üzenetek szerkesztésének irányelvei,
-a megvalósítás irányelvei,
-a könyvtárak,
-a kódjegyzékek,
-hivatkozások dokumentációkra,
- a vonatkozó változatok és aktualizálások. A feleknek a Műszaki Specifikációban meg kell állapodniuk az üzenetek aktualizált változatainak megvalósításához alkalmazott módszerekről, szabályokról, irányelvekről és könyvtárakról,
- EDI üzenetek feldolgozásához és visszaigazolásához szükséges specifikációk,
- EDI üzenetek biztonsági eszközeire vonatkozó specifikációk,
-iktatásra és tárolásra vonatkozó specifikációk,
- időkeretek. Az időkeretek rendkívül fontosak az EDI üzeneteknél, különösen akkor, ha az EDI alkalmazását egyéb technikákkal kötik össze; ilyen a JIT (Just-in-Time) . A Modell EDI Megállapodásban szerepelnek bizonyos időkeretek, ezeknél azonban a konkrét igények függvényében módosításokra lehet szükség. A feleknek kell meghatározniuk az egyéb időkereteket;
-tesztek és vizsgálati eljárások. A műszaki szakértők világossá tették, hogy nem csupán hasznos, de esetenként szükséges is lefuttatni a teszteket és meggyőződni a rendszerek és távközlési eszközök megfelelő működéséről. A gyakorlat igazolja, hogy az EDI alkalmazását bevezető felek általában lefuttatják az ilyen teszteket, és ez általában két lépcsőben történik. Első lépésben a nyomtatott dokumentumok cseréjével egyidejűleg kicserélik az EDI üzeneteket, majd ezt követően, miután a vizsgálatok eredményesen zárulnak, a felek nyomtatott dokumentumok mellőzésével kicserélik egymással az EDI üzeneteket. Időről időre, például a rendszer cseréjének befejezését követően további vizsgálatokra is szükség lehet.
11. cikk Felelősség
11.1.Felelősség kizárása
A Megállapodással kizárja a rendkívüli, közvetett vagy következmények károkra vonatkozó felelősséget (") .
11.2.Vis maior
A felek mentesülnek a felelősség alól a "vis maior" esetén. A vis maior ebben a cikkben alkalmazott fogalma összhangban van az ENSZ áruk nemzetközi eladására vonatkozó szerződésekről szóló Konvenciójával és az 1980. április 11-i Bécsi Konvencióval, és egységes nemzeti jogi szabályozás hiányában olyan definícióval szolgál, amelyet a felek a felelősséget kizáró egyéb helyezetek figyelembe vételével kiterjeszthetnek.
11.3.Közvetítők felelőssége
Számos megállapodásban szerepel hivatkozás az egy személy intézkedései nyomán felmerülő felelősségről, hiszen számos esetben egy harmadik személy voltaképpen a felhasználó ügynökeként lép fel. Sőt, egy külső szolgáltató szolgáltatásait felhasználó és a szolgáltatóval szerződéses jogviszonyban álló fél van a legjobb helyzetben ahhoz, hogy peres úton érvényesítse követelését nevezett személlyel szemben minden olyan esetben, amikor utóbbi felelőssége megállapítható.
11.4.Meg kell jegyezni, hogy különbség van a 9.2. és 9.3. bekezdés között. Abban az esetben, ha az egyik fél kötelezi a másik felet egy bizonyos külső szolgáltató szolgáltatásainak igénybevételére, az a méltányos megoldás, ha nem a másik fél, hanem a szolgáltatások igénybevételét kötelező jelleggel előíró fél vállaljon felelősséget a szolgáltatásokkal okozott esetleges károkért.
A feleknek gondoskodniuk szükséges arról, hogy megfelelő fedezet legyen egy megküldött üzenettel összefüggő kockázatokra; a biztosítás mértékének meghatározása során figyelembe kell venni az EDI felhasználásával lebonyolítandó tranzakciók értékét.
12. cikk Jogviták rendezése
A legjobb választás érdekében a Modell EDI Megállapodás két alternatív rendelkezést tartalmaz.
Az első alternatíva egy választott bírósági záradékról rendelkezik abban az esetben, ha a felek ily módon szeretnék rendezni a jogvitát. A javasolt másik alternatív megoldás a jogvita bírósági úton történő rendezésére, ahol a feleknek meg kell állapodniuk az illetékes joghatóságról minden olyan esetben, amikor a felek bíróság előtt szeretnék rendezik a jogvitát.
Talán érdemes felhívni a figyelmet arra, hogy az EDI által létrehozott jogviszony miatt számos lehetőség kínálkozik a jogviták tárgyalások útján történő rendezésére.
Csak abban az esetben, ha ezek az erőfeszítések nem járnak eredménnyel, válnak hatályossá és hasznossá a jogviták rendezésére vonatkozó rendelkezések.
1. alternatíva:
Választott bírósági záradék
A felek dönthetnek úgy, hogy választott bírósági eljárás keretében rendezik a jogvitát. A választott bírósági eljárás hatékony eszköze lehet a különböző országokból érkező felek közötti jogvita rendezésének. Előnye, hogy lehetővé teszi választott bíró(k) vagy a bírókat kinevező hatóság kiválasztását, illetve egy gyorsított eljárás lebonyolítását, noha ez nem minden esetben van így. Vonzó lehet az eljárás bizalmas jellege, ami esetenként kedvez a feleknek. A választott bírósági döntés elvben végleges, de korlátozott esetekben a fellebbezés lehetséges.
Számos országban megkövetelik az írott és pontos nyilatkozatot a választott bíróságról minden olyan esetben, amikor a felek a jogviták rendezésének ezt a módját választják, ezért célszerű, ha a felek a Megállapodásban erről kifejezetten rendelkeznek.
A feleknek rendelkezniük kell arról, hogyan választanak választott bírót. Választani lehet egy vagy három személyt kölcsönös egyeztetéssel; megállapodás hiányában meg kell állapodniuk egy olyan kinevező hatóságról, amely dönt a választott bírók személyéről.
Ezért a feleknek jelezniük kell, melyik a kinevező hatóság. Ezek nemzeti hatóságok, például a kereskedelmi kamara által kijelölt választott bírói kamara, illetve nemzetközi hatóságok, többek között ICC, Uncitral vagy a Nemzetközi Választott Bírók Londoni Testülete.
Meg kell határozni a választott bíróság eljárási szabályait. Nemzetközi környezetben ezek lehetnek az Uncitral Választott Bírósági Szabályok, a Nemzetközi Kereskedelmi Kamara Választott Bírósági Szabályai, a Londoni Nemzetközi Választott Bíróság Szabályai, az Európai Gazdasági Bizottság Választott Bírósági Szabályai (10), de lehet a választott bíróságra vonatkozó nemzeti jogrendszer.
2. alternatíva:
Bírósági záradék:
Abban az esetben, ha a felek egy bíróság igénybevétele mellett döntenek, a második alternatív rendelkezés tartalmazza az illetékes bíróság kiválasztására vonatkozó rendelkezéseket.
Amennyiben a felek nem választanak illetékes bíróságot, az illetékes bíróságot a joghatóságról és a polgári és kereskedelmi ügyekben hozott végzések érvényesítéséről rendelkező Konvenció (11) alapján kell kiválasztani.
13.cikk Irányadó jog
Az EDI jogviszony biztonságát nagymértékben fokozza az irányadó jog meghatározása. A Megállapodást illetően, miután az EDI felhasználók számos országgal kerülhetnek jogviszonyba, célszerű az irányadó jogot meghatározni.
Az irányadó jogra vonatkozó egyértelmű rendelkezés hiányában a Megállapodásnak vissza kell utalnia a szerződésben vállalt kötelezettségekre vonatkozó irányadó jogról szóló Konvencióra (12), ez azonban jogbizonytalanságot eredményezhet a szerződés irányadó jogát illetően, hiszen a jog kiválasztására jogvita idején kerül sor annak a jognak a meghatározásával, amely a legszorosabban kapcsolódik a szóban forgó szerződéshez.
Ezt annak alapján kell eldönteni, melyik az az ország, ahol a szerződés tárgyát képező teljesítésre kötelezett fél a szerződés létrejöttének időpontjában általában tartózkodik, illetve -jogi személy esetében - ahol bejegyzett székhelye megtalálható. Amennyiben azonban a szerződés az illető fél szakmájának vagy foglalkozásának gyakorlása során, utóbbi folyamatában jön létre, ez az ország általában az az ország, ahol a szóban forgó tevékenységet végzik. Vannak bizonyos kivételek, ezeket lásd a Konvenció 4. cikkében.
14.cikk A Megállapodás hatálya, módosítása, megszűnése és a részleges érvénytelenség
14.1.Hatály
A felek rendelkeznek arról, hogy a Megállapodás csak akkor lép hatályba, amikor azt mindkét fél aláírja.
14.2.Módosítások
Miután az ajánlás tárgyát képező Megállapodás egy modell megállapodás, a Megállapodás alapvető jellemzőinek egyike, hogy a Megállapodás feltételei az érdekelt felek egyetértésével módosíthatók.
A szükséges stabilitás és a jogi rendelkezések koherenciája érdekében a jogi rendelkezések kiegészítése vagy alternatív rendelkezések beágyazása csak a Megállapodás elfogadásával megegyező módon, azaz írásban és mindkét fél aláírásával történhet.
14.3.Megszűnés
Az ebben a cikkben ajánlott egyhavi felmondási időt a felek meghosszabbíthatják. A megállapodás szerint nem ajánlott a felmondási idő csökkentése.
A 14.3. bekezdés rendelkezik arról, hogy a szerződésre vonatkozó bizonyos jogok és kötelességek alapvető fontossággal bírnak, és ezeket a szerződés megszüntetését követően is tiszteletben kell tartani.
14.4.Részleges érvénytelenség
A záró bekezdés azért került a Megállapodás szövegébe, hogy egyik fél se szüntethesse meg a Megállapodást pusztán azért, mert valamely rendelkezés érvénytelenné vált; a rendelkezés megakadályozza a feleket abban, hogy bizonyos kötelezettségek nem teljesítése érdekében megszüntessék a Megállapodást.
1 Módosításokra olyan esetekben lehet szükség, ahol a modell nincs összhangban egy tagállamban hatályos olyan törvénnyel, amelyet nem lehet maradéktalanul kizárni.
2 Introduction to UN/Edifact, UN/Edifact Rapporteurs' Team, 1991. április
3 EDI szerződés létrehozása. CRID jelentése az Európai Bizottság számára, 1991.
4 A Joint Rapporteurs Team égisze alatt tevékenykedő Biztonsági Munkacsoport - JRT, vagy az European Edifact Board - WEEB dolgozik az erre vonatkozó ajánlások elkészítésén.
5 Lásd Wilde Sapte, Report on authentication, storage and use of codes in EDI messages, Jelentés az Európai Bizottságnak, 1993. Ez a jelentés 1994-ben jelenik meg.
6Wilde Sapte, ugyanott. Ciredit és IT Law Group, Report on the legal constraints and Inadequacies relating to the use of EDI in the field of accounting, a tagállamokban, 1992. november (angol nyelvem), és az EFTA országokban, 1993. december (elérhető angol nyelven 1994-ben) .
7Ciredit és IT Law Group, ugyanott.
8 CEN, Comité européen de normalisadon.
9 Részleteket lásd: "The liability of EDI networks operators", a CRID által az Európai Bizottság számára készített jelentés, 1991.
10 Részleteket lásd Schmithoff, The Law and Practice of International Trade, Stevens, 1986, 574-629. o.
1172/454/EGK Konvenció (HL L 299. szám, 1972.12.31., 32. o.)
12 80/394/EGK Római Konvenció, 1980. június 19. (HL L 266. szám, 1980.10.09., 1. o.) .
2. SZÁMÚ MELLÉKLET
EURÓPAI MODELL EDI MEGÁLLAPODÁS JOGI RENDELKEZÉSEK
1. Az Európai Modell EDI Megállapodás jogi rendelkezéseiből azoknak a cikkeknek a jegyzéke, amelyek értelmében a felek tölthetik ki a Megállapodás bizonyos pontjait
Az alábbi jegyzékben felsoroljuk azokat a jogi rendelkezéseket, amelyek lehetővé teszik, hogy az EDI Megállapodás jogi rendelkezéseiben a szerződő felek a körülményeiknek megfelelő módosításokat eszközöljenek.
1. Időkeretek
Az időkeretekre való hivatkozást lásd az 5.3., 6.3., 8. és 14.3. bekezdésben.
Az időkeretek jogi rendelkezésekkel módosíthatók.
2.Választott bírósági és bírósági záradék, irányadó jog
A 12. cikk két alternatívát tartalmaz, mindkét alternatívánál a szerződő feleknek kell dönteniük.
A 13. cikkben választani kell az irányadó jogról.
2. Az Európai Modell EDI Megállapodásnak azok a cikkei, amelyek rendelkeznek a Műszaki Mellékletben rögzítendő specifikációkról
Az alábbiakban felsoroljuk azokat a tételeket, ahol a jogi rendelkezések értelmében mindkét félnek a Műszaki Mellékletben kell rendelkezni az irányadó specifikációkról. A jegyzék nem teljes és kiegészíthető további specifikációkkal.
1. Időkeretek
A Műszaki Mellékletben meghatározandó időkereteket lásd az 5.1. és 5.4. bekezdésben.
2.Átvétel visszaigazolása Visszaigazolandó EDI üzenetek
Az 5.2. bekezdésre való hivatkozással kell meghatározni azokat az EDI üzeneteket, amelyeket külön kérés nélkül minden esetben vissza kell igazolni.
Különleges feltételek
Meg kell határozni az üzenetek visszaigazolására vonatkozó különleges feltételeket.
Alternatív külön eljárás
Amennyiben döntés születik ilyen eljárás alkalmazásáról, az erre vonatkozó részletekről az 5.4. bekezdésben kell rendelkezni.
3.Biztonsági eljárások és intézkedések
Meg kell határozni a 6. cikkben megfogalmazott követelmények teljesítéséhez szükséges biztonsági eljárásokat és intézkedéseket.
Ezek az eljárások és intézkedések az alábbiakra vonatkoznak:
- engedély nélküli hozzáférés, késedelem, megsemmisülés, elvesztés,
-származás ellenőrzése,
-integritás ellenőrzése,
-eredet / átvétel nem elutasítása,
-bizalmas adatkezelés.
4.Bizalmas információ
Amennyiben lehetséges, ki kell listázni a bizalmas információkat tartalmazó EDI üzeneteket.
Szükség esetén meg lehet határozni a közlésre vonatkozó engedélyt.
Meg lehet határozni a rendelkezésre álló vagy alkalmazott kódolási módszert.
5.Iktatás és tárolás
Fel kell tüntetni az EDI üzenetek iktatásához és tárolásához szükséges specifikációkat.
6. Üzemi követelmények és műszaki specifikációk
El kell készíteni az alábbi műszaki követelményekre vonatkozó szükséges specifikációkat:
-berendezés,
-programok,
-szolgáltatások,
-kommunikációs szolgáltatások,
-kommunikációs protokollok,
- üzenet szabványok, könyvtárak, változatok, szintaxis, üzenettípusok, szegmensek, adatelemek,
-kódok,
-tesztek és vizsgálati eljárások,
-elérhetőség.
7. Módosítások
A jogi rendelkezések minden módosításáról a 14, cikkel összhangban kell rendelkezni.
SZÓSZEDET
CCC Vámegyüttműködési Tanács
EDI Elektronikus adatcsere
EFTA Európai Szabadkereskedelmi Társulás
ICC Nemzetközi Kereskedelmi Kamara
Tedis Kereskedelmi elektronikus adatcsere-rendszerek
Uncid Kereskedelmi adatok távközlési cseréjének egységes szabályai
Uncitral ENSZ Külkereskedelmi Jogi Bizottsága
UNECE ENSZ Európai Gazdasági Bizottsága
UN/Edifact ENSZ közigazgatási, kereskedelmi és közlekedési adatok elektronikus cseréje
Untdid ENSZ kereskedelmi adatcsere-könyvtár
3. SZÁMÚ MELLÉKLET
Elektronikus számla - XML definíciók
a) Számla
Számla
Számla fejléce
Számlatételek
Számla összesítése
b) Egyszerűsített számla
Egyszerűsített számla
Egyszerűsített számla fejléce
Egyszerűsített számla tételei
Egyszerűsített számla összesítése